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Gustav Epple Bauunternehmung GmbH
Über das Unternehmen
Gustav Epple Bauunternehmung GmbH
Projektverlauf
Matthias Klenk, im HR-Team verantwortlich für die Entgeltabrechnung, erzählt von seiner Anfangszeit: „Ziel war es, die Abrechnung für mehr Flexibilität und schnellere Reaktionszeiten vollständig ins Unternehmen zu holen. Bis dahin wurde die Abrechnung intern nur vorbereitet und an den Steuerberater übergeben.“ Neben der Reintegration der Entgeltabrechnung war die Digitalisierung im Personalmanagement eines der Hauptziele der Softwareeinführung. Hier bot sich aufgrund einer Vielzahl an anlogen Prozessen ein großes Optimierungspotential. Anne Linke, bei Gustav Epple für Personalmanagement und -controlling verantwortlich, erklärt die Beweggründe: „Vor der Einführung wurde sehr viel mit Papierakten gearbeitet. Auch Urlaubsanträge wurden in Papierform ausgefüllt. So ein Zettel geht gerne mal verloren und die Verwaltung mit Excellisten war fehleranfällig. Wir haben die Einführung von Sage genutzt, um interne Strukturen und Prozesse zu hinterfragen und neu aufzubauen.“
Die Einführung der Sage HR Suite mit DPS|BS als IT-Partner lief reibungslos innerhalb weniger Monate ab. Da die Entgeltabrechnung im Baugewerbe komplexe und zeitintensive Aufgaben mit sich bringt, wurde als erstes Modul die Personalabrechnung eingeführt. Dass die Software die spezifischen Anforderungen gut abbilden kann, erleichtert Matthias Klenk die monatliche Abrechnung.
Seit Herbst 2020 nutzt das HR-Team zudem das Modul Personalmanagement mit der digitalen Mitarbeiterakte und dem Mitarbeiterportal. Die digitale Verwaltung der Mitarbeiter reduziert die anfallenden Papierunterlagen, erleichtert administrative Tätigkeiten und verkürzt die Wege. Anna Onikova, bei Gustav Epple verantwortlich für Personalentwicklung, berichtet: „Es ist alles viel einfacher und nachhaltiger. Ich kann die Personalakte jederzeit von jedem Ort öffnen, um z.B. ein Gespräch vorzubereiten. Hierfür benötige ich nicht mehr die analoge Akte.“ Anne Linke ergänzt: „Noch dazu haben wir jetzt viel mehr Daten für Auswertungen zur Verfügung. Die Personalkostenplanung bilden wir bereits ab, an weiteren Auswertungen arbeiten wir gerade.“
Die Angestellten auf der Digitalisierungsreise mitzunehmen, gehört zu den zentralen Aufgaben des HR-Teams. Darauf legt das Team einen besonderen Fokus, informiert über das Intranet zu Umstellungen oder neuen Funktionen und bietet Schulungen an. Die Mitarbeiter von Gustav Epple stehen Neuerungen positiv gegenüber und tragen zum Erfolg bei. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen die Digitalisierung gut an und lassen sich darauf ein. Fragen und Feedback gibt es natürlich, aber keine ablehnenden Aspekte,“ erzählt Matthias Klenk.
Das erfolgreiche Miteinander ist sicherlich auch dem Engagement zu verdanken, mit dem das HR-Team der Personalarbeit nachgeht. Es wird nicht nur auf eine beständige Kommunikation Wert gelegt, sondern auch auf die messbare Personalentwicklung. Mit dem Aufbau von Karrierepfaden und eines eigenen Schulungskatalogs in der Sage HR Suite bindet Gustav Epple Fachkräfte nachhaltig und schafft spannende Perspektiven. Anna Onikova zeigt sich zufrieden: „Für unsere Unternehmensgröße ist das nicht selbstverständlich. Wir freuen uns, dass die Geschäftsleitung es uns ermöglicht hat, die Strukturen entsprechend aufzubauen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieses Angebot zu machen.“ Trotz der Erfolge ist an Stillstand nicht zu denken: In regelmäßigen Terminen bespricht das Team neue Prozesse mit den DPS|BS Consultants und entdeckt immer neue Potentiale, die die Personalarbeit noch moderner und effizienter gestalten.
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