E-Rechnung
Rechnung goes digital: Die Pflicht zur
elektronischen Rechnungsstellung
Die E-Rechnung ist da. Hier erfahren Sie alles, was Sie zur Einführung der E-Rechnung wissen müssen.
Sage 100
Die Pflicht zur E-Rechnung
Die E-Rechnung ist heute mehr als eine Pflicht – sie spart Zeit, senkt Kosten und optimiert damit Ihre Geschäftsprozesse.
Mit der Sage 100 erstellen, empfangen und archivieren Sie Ihre digitalen Rechnungen rechtssicher und GoBD-konform.
Einführung der E-Rechnung für B2B Unternehmen
01.01.2025
- Vorrang der Papierrechnung entfällt
- Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen laut EN 16931 versenden
-
Papierrechnungen
dürfen weiterhin versendet werden -
Andere Rechnungs-
formate (PDF etc.) nur noch mit Einwilligung des Empfängers
01.01.2027
- Unternehmen >800 Tds. € Vorjahresumsatz müssen B2B E-Rechnungen versenden
- Unternehmen mit <800 Ts. € Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF, etc.) versenden
01.01.2028
- Alle Unternehmen müssen B2B E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden
- EDI-Verfahren gemäß EN 16931 dürfen weiterhin nutzt werden
01.01.20xx
- Alle Unternehmen müssen B2B E-Rechnungen austauschen
- Daten sollen mit der Meldeplattform ausgetauscht werden
- Datum noch nicht klar benannt
Seit 01.01.2025 muss jedes B2B Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Betroffen sind alle B2B-Rechnungen im Inland mit Ausnahme von Kleinbeträgen und Fahrausweisen.
Alles, was Sie wissen müssen
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird, ohne dass sie ausgedruckt werden muss. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung enthält die E-Rechnung strukturierte Daten (zum Beispiel im XML-Format), die es ermöglichen, sie automatisiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme einzulesen und weiterzuverarbeiten.
Die gesetzlichen Grundlagen zur E-Rechnung wurden u.a. mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU geschaffen. Danach muss das Format der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
In Deutschland beispielsweise müssen sie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.
Kriterien für E-Rechnungen
- Das Format muss der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (EN16931)
- Strukturierter Datensatz (XML), z.B. XRechnung
- Hybrid aus visuellem Belegbild (z.B. PDF) mit strukturiertem Datensatz (XML), z.B. ZUGFeRD
- Kompatible Formate wie Cross Industrry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL)
E-Rechnungen sind in vielen Ländern gesetzlich anerkannt und erfüllen spezifische Anforderungen an Format und Datenstruktur, um rechtliche Konformität sicherzustellen.
kostenfreie WebinarE
Von der E-Rechnung zum digitalen Workflow
Die EU schafft mit Richtlinien klare Grundlagen für den Umgang mit E-Rechnungen. Die Einführung der Pflicht erfolgt zwar schrittweise, fest steht aber:
Jedes Unternehmen im B2B-Bereich muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Dafür braucht es auch eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung sowie ein rechtssicheres digitales Archiv.
Erfahren Sie in unseren kostenfreien Webinaren, wie Sie mit dem Dokumentenmanagement System von d.velop E-Rechnungen nicht nur rechtssicher umsetzen, sondern viele weitere Abläufe im Unternehmen zuverlässig digitalisieren können.
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Videoreihe
Das müssen Sie bei der Einführung
von E-Rechnungen beachten
Einführung & Überblick
Gesetzliche Grundlage & Fristen
Vorteile von E-Rechnungen
Technische Anforderungen
Umstellungsprozess
Integration in ERP Systeme
Compliance & Datenschutz
Teaser: Die Pflicht zur E-Rechnung
Checkliste
Das müssen Unternehmen jetzt tun
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert gezielte Maßnahmen, die Schritt für Schritt umgesetzt werden sollten.
Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, den Übergang erfolgreich zu bewältigen.
Gesetzliche Anforderungen prüfen
Beachten Sie aktuelle Vorschriften zum Versand und Empfang von E-Rechnungen. Diese variieren je nach Umsatzgröße, Geschäftsart (z. B. B2G, B2B) und nationalen sowie internationalen Vorgaben.
Software wählen
Überprüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt, oder investieren Sie in eine Lösung, die konforme Formate gemäß der EU-Norm eInvoicing EN 16931 anbietet.
Formate festlegen
Entscheiden Sie, ob Sie XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format verwenden – oft basierend auf gesetzlichen oder Anforderungen der Geschäftspartner.
Technische Infrastruktur anpassen
Bereiten Sie Ihre IT-Systeme auf den sicheren Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen vor.
Prozesse definieren
Entwickeln Sie klare Prozesse für den Rechnungsempfang und -versand, inklusive automatisierter Verarbeitung.
Interne und externe Kommunikation
Informieren Sie Mitarbeiter und Partner über die neuen E-Rechnungsprozesse. Schulen Sie gegebenenfalls Mitarbeitende und teilen Sie Lieferanten und Kunden die akzeptierten Formate mit.
Rechtskonforme Archivierung
Archivieren Sie E-Rechnungen sicher und manipulationssicher für die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit von bis zu acht Jahren.
Datenschutz beachten
Sorgen Sie für DSGVO-konforme Datensicherung, um sensible Rechnungsdaten zu schützen.
Fristen beachten
Achten Sie auf gesetzliche Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung und planen Sie entsprechend, um alle Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen.
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