HR Digitalisierungspflichten
Pflicht zur Digitalisierung von Entgeltunterlagen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber entgeltrelevante Unterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) digital vorhalten. Für viele Unternehmen bedeutet das: Weg von Papierakten und dezentralen Ablagen – hin zu einer strukturierten, rechtssicheren und digitalen Dokumentenverwaltung. Erfahren Sie, welche Anforderungen auf Sie zukommen und wie Sie sich bereits heute optimal vorbereiten können.
Hintergrund
Warum kommt die Digitalisierungspflicht?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Sozialversicherung werden auch die Anforderungen an Unternehmen erweitert.
Im Fokus steht die elektronische Betriebsprüfung (euBP), bei der prüfungsrelevante Entgeltunterlagen künftig digital verfügbar sein müssen. Ziel ist es, Prüfprozesse effizienter zu gestalten, Medienbrüche zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen sowie Sozialversicherungsträger zu reduzieren.
Für Arbeitgeber bedeutet dies:
- Entgeltunterlagen müssen digital archiviert werden.
- Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher verfügbar sein.
- Prüfungsrelevante Nachweise müssen jederzeit elektronisch bereitstehen
- HR-Prozesse auf die Anforderungen ab 2027 vorbereiten
Papierakten allein reichen künftig nicht mehr aus. Die gute Nachricht: Wer bereits auf eine digitale Personalakte setzt, schafft die ideale Grundlage für die neuen Anforderungen.
2027 kommt
Sind Ihre Entgeltunterlagen bereit?
Die Digitalisierung von Entgeltunterlagen wird ab 2027 zur Pflicht. Unternehmen müssen prüfungsrelevante Dokumente künftig digital vorhalten und im Rahmen von Betriebsprüfungen elektronisch bereitstellen können. Wer weiterhin auf papierbasierte Ablagen setzt, riskiert unnötigen Aufwand, Medienbrüche und Schwierigkeiten bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Digitale Führung wird zum Standard
Die Übergangsregelungen laufen aus. Entgeltrelevante Unterlagen müssen künftig digital verfügbar und nachvollziehbar archiviert werden.
Elektronische Nachweispflicht
Dokumente wie Arbeitszeitnachweise, Bescheinigungen, Entgeltunterlagen oder Meldungen zur Sozialversicherung müssen digital bereitgestellt werden können.
Mehr Sicherheit bei Prüfungen
Eine strukturierte digitale Dokumentenverwaltung erleichtert die elektronische Betriebsprüfung, reduziert Suchaufwand und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Alles, was Sie wissen müssen
Die wichtigsten Meilensteine auf einen Blick
2023
Start der verpflichtenden elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
2025–2026
Unternehmen sollten ihre Prozesse, Dokumentenablagen und Archivierungskonzepte auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
01. Januar 2027
Pflicht zur digitalen Führung und Bereitstellung entgeltrelevanter Unterlagen tritt in Kraft.
Ab 2027
Prüfungen erfolgen auf Basis digital verfügbarer Dokumente.
Lösung & Umsetzung
Digitale Personalakte
Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein digitales Archiv. Sie bildet den zentralen, rechtssicheren Ablageort für sämtliche Mitarbeiter- und Entgeltunterlagen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Rechtssicherheit & Compliance
Revisionssichere Archivierung
Datenschutzkonforme Dokumentenverwaltung
Nachvollziehbare Dokumentenhistorie
Effizienz für HR und Payroll
Schneller Zugriff auf alle Dokumente
Wegfall manueller Such- und Ablageprozesse
Reduzierung von Papier- und Archivkosten
Optimal vorbereitet auf 2027
Entgeltrelevante Unterlagen zentral verfügbar
Unterstützung bei Prüfungen und Nachweispflichten
Zukunftssichere HR-Prozesse
Kostenfreies Webinar: So bereiten Sie sich auf 2027 vor
Digitale Personalakte: Bereit für die Pflicht zur Digitalisierung von Entgeltunterlagen ab 2027
Aktuelle gesetzliche Anforderungen verlangen zunehmend die sichere und datenschutzkonforme Archivierung von Unterlagen im Personalbereich: So müssen ab 2027 entgeltrelevante Unterlagen digital archiviert werden, wenn die elektronische Führung von Entgeltunterlagen gesetzlich verpflichtend wird. Bereits im Juni tritt zudem die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in Kraft, wodurch Gehaltsentscheidungen ebenso nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Eine digitale Personalakte ist für diese Personalinformationen der rechtssichere und datenschutzkonforme Ort.
Diese Themen erwarten Sie:
Die Bedeutung der Digitalisierung für den HR-Bereich im Unternehmen
Entlastung der Personalabteilung durch digitale Personalakten
Vorteile der Integration in die Sage HR Suite
Einhaltung von Rechtvorschriften und Compliance
Zugriffmöglichkeiten für archivierte Dokumente für HR und Führungskräfte
Zugriff auf persönliche Dokumente für Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal
Worum geht´s?
Weiterführende Informationen zur
Digitalisierung von Entgeltunterlagen
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um die Digitalisierung von Personal- und Entgeltunterlagen.
Jetzt reinklicken:
gesetzliche Anforderungen
Elektronische Entgeltunterlagen werden verpflichtend.
Sind Sie vorbereitet?
Im Rahmen der Digitalisierung der Sozialversicherungsprüfungen wird die elektronische Bereitstellung von Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2027 zum Standard. Unternehmen müssen relevante Unterlagen digital archivieren und im Prüfungsfall elektronisch zur Verfügung stellen können.
Ohne digitale Personalakte bedeutet das:
-
aufwendiges Zusammenstellen von Dokumenten
-
erhöhtes Risiko unvollständiger Unterlagen
-
zusätzlicher manueller Aufwand für HR
Mit einer digitalen Personalakte stellen Sie sicher, dass alle prüfungsrelevanten Dokumente zentral, revisionssicher und jederzeit verfügbar sind.
Kostenfreier Leitfaden: Neben der Einordnung zur „Pflicht“ für eine digitale Personalakte ab 2027 zeigt das Whitepaper, wie mittelständische Unternehmen eine rechtssichere, governance-basierte und zukunftsfähige digitale Aktenarchitektur strukturiert aufbauen.
Unterstützung bei der Umsetzung
Lösungen für mehr Transparenz und
reibungslose HR-Prozesse
Sage HR Suite
Mit der Sage HR Suite schaffen Sie transparente und strukturierte HR-Prozesse. Ein intergriertes HR-System wie Sage HR Suite schafft konsistente Kommunikation – von Recruiting über Personalmanagement und -Entwicklung bis zur Entgeltabrechnung.
Digitale Personalakte
Mit der digitalen Personalakte verwalten Sie Mitarbeiterdokumente sicher, strukturiert und effizient an einem zentralen Ort. Zudem können Sie Gehaltsentwicklungen, Vereinbarungen und Begründungen dokumentieren. Eine digitale Personalakte unterstützt Sie bei den Digitalisierungspflichten im Bereich Entgeltabrechnung ab 2027!
FAQ zur Digitalisierung von Entgeltunterlagen
Was bedeutet die Pflicht zur Digitalisierung von Entgeltunterlagen?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte entgeltrelevante Unterlagen digital führen und für Prüfungen elektronisch bereitstellen können.
Welche Unterlagen sind betroffen?
Betroffen sind insbesondere Dokumente, die für die Entgeltabrechnung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigten relevant sind, beispielsweise Nachweise, Bescheinigungen oder Vereinbarungen mit Entgeltbezug.
Müssen bestehende Papierakten vollständig digitalisiert werden?
Nicht zwingend alle Personaldokumente. Für die gesetzlichen Anforderungen müssen jedoch die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen digital verfügbar sein. Viele Unternehmen nutzen die Gelegenheit, ihre gesamte Personalakte zu digitalisieren.
Was passiert, wenn Unternehmen nicht vorbereitet sind?
Fehlende oder nicht digital verfügbare Unterlagen können den Prüfungsprozess erschweren und zu zusätzlichem Aufwand führen. Unternehmen sollten daher frühzeitig geeignete digitale Prozesse etablieren.
Wie unterstützt eine digitale Personalakte bei der Umsetzung?
Eine digitale Personalakte ermöglicht die zentrale, strukturierte und rechtssichere Ablage aller relevanten Dokumente. So stehen Entgeltunterlagen jederzeit digital und nachvollziehbar zur Verfügung.
Wann sollten Unternehmen mit der Vorbereitung beginnen?
Idealerweise sofort. Die Einführung digitaler Prozesse, die Digitalisierung bestehender Dokumente und die Anpassung interner Abläufe benötigen Zeit. Wer früh startet, vermeidet Zeitdruck kurz vor Inkrafttreten der Pflicht.
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