E-RECHNUNGSARCHIVIERUNG AB 2027
E-Rechnungen sicher und gesetzeskonform archivieren
Mit der nächsten Stufe der E-Rechnungspflicht steigt ab 2027 das Volumen elektronischer Rechnungen. Sorgen Sie jetzt für eine sichere und nachvollziehbare Archivierung mit einem DMS – passend zu Ihrer Systemlandschaft.
Gemeinsam finden wir die passende DMS-Lösung für Ihr Unternehmen.
Gesetzeskonform
GoBD-konform & revisionssicher
Schnell auffindbar
Strukturiert statt lange suchen
Zentral & sicher
E-Rechnungen an einem Ort
Warum die Archivierung von E-Rechnungen jetzt wichtiger wird
Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027 wird das Volumen elektronischer Rechnungen weiter zunehmen lassen. Damit rückt auch ihre sichere und nachvollziehbare Archivierung stärker in den Fokus. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) schaffen Sie die Grundlage, E-Rechnungen zentral, strukturiert und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufzubewahren – passend zu Ihrer bestehenden ERP- und Systemlandschaft.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist verfügbar, nachvollziehbar und unverändert erhalten bleiben. Entscheidend ist dabei: Die strukturierten Rechnungsdaten müssen im ursprünglichen Format erhalten bleiben. Eine E-Rechnung lediglich als PDF auszudrucken oder abzuspeichern, reicht daher nicht aus.
Darauf kommt es bei der Archivierung an
Originalformat erhalten
Die für die E-Rechnung relevanten strukturierten Daten – beispielsweise einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – müssen erhalten und maschinell auswertbar bleiben.
Nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahren
Die Ablage muss gewährleisten, dass Dokumente und Änderungen nachvollziehbar sind und die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erfüllt werden.
Rechnungen schnell wiederfinden
E-Rechnungen sollten eindeutig zugeordnet, strukturiert abgelegt und bei Bedarf – etwa im Rahmen einer Prüfung – schnell verfügbar sein.
Aufbewahrungsfristen einhalten
Auch elektronische Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ein DMS unterstützt dabei, Dokumente über den erforderlichen Zeitraum kontrolliert vorzuhalten.
Warum ein DMS für die Archivierung von E-Rechnungen sinnvoll ist
E-Rechnungen stellen höhere Anforderungen an die Archivierung als herkömmliche PDFs. Ein DMS sorgt dafür, dass sie vollständig, sicher und effizient verwaltet werden – heute und auch bei steigendem Volumen ab 2027.
Einfache Dateiablage
(Ordner, Netzlaufwerk, E-Mail)
Zeitaufwendig
Manuelle Ablage und Suche kosten viel Zeit und binden Ressourcen.
Unstrukturiert
Keine einheitliche Ablage und Zuordnung – wichtige Informationen gehen verloren.
Nicht revisionssicher
Änderungen sind nicht nachvollziehbar, Originale nicht geschützt.
Nicht skalierbar
Mit steigendem Rechnungsvolumen werden Ablage und Verwaltung schnell unübersichtlich.
DMS
(Dokumentenmanagementsystem)
Schnell finden
Volltextsuche und klare Strukturen ermöglichen sofortigen Zugriff auf jede E-Rechnung.
Strukturiert & automatisch
Automatische Erfassung, Verschlagwortung und Zuordnung – weniger manuelle Arbeit.
Nachvollziehbar & gesetzeskonform archivieren
Ein DMS unterstützt die ordnungsgemäße Aufbewahrung und schafft die technischen Voraussetzungen für nachvollziehbare, geschützte Archivierungsprozesse.
Zukunftssicher
Skalierbar für wachsende Volumen und neue Anforderungen.
Ein DMS übernimmt mehr als Ablage:
Es schafft eine zentrale, strukturierte Dokumentenbasis und verbindet die Archivierung mit Ihren bestehenden Geschäftsprozessen.
Welche DMS-Lösung dafür die richtige ist, hängt vor allem von Ihrer bestehenden ERP-Landschaft ab.
Welches DMS passt zu Ihrer Systemlandschaft?
Ob Sage DMS oder d.velop DMS die passende Lösung für Ihr Unternehmen ist, hängt vor allem von Ihrer bestehenden ERP-Landschaft ab. Beide Lösungen basieren auf d.velop-Technologie – Sage DMS ist speziell in Sage 100 integriert, während d.velop DMS flexibel mit unterschiedlichen ERP-Systemen verbunden werden kann.
Sie arbeiten mit Sage 100?
Sage DMS – direkt in Sage 100 integriert
Mit Sage DMS erweitern Sie Sage 100 um ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement. E-Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente lassen sich zentral archivieren und direkt aus den gewohnten Sage-100-Prozessen heraus aufrufen.
Ihre Vorteile:
Nahtlose Integration in Sage 100
Zentrale Archivierung von E-Rechnungen und weiteren Dokumenten - Sage DMS unterstützt E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Dokumente direkt aus Sage 100 suchen und aufrufen
Bewährte d.velop-Technologie als technologische Basis
Flexibel erweiterbares Dokumentenmanagement
Sie nutzen ein anderes ERP-System?
d.velop documents – flexibel für Ihre Infrastruktur
Mit d.velop documents integrieren Sie Dokumentenmanagement flexibel in Ihre bestehende Systemlandschaft. Die Lösung lässt sich mit unterschiedlichen ERP-Systemen und Anwendungen verbinden und schafft eine zentrale Plattform für Ihre Dokumente und Informationen.
Ihre Vorteile:
Integration in unterschiedliche ERP- und Systemlandschaften
E-Rechnungen zentral archivieren – d.velop documents unterstützt E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Systemübergreifender Zugriff auf Dokumente und Informationen
Flexibel erweiterbares Dokumentenmanagement
Das macht d.velop documents auch für Unternehmen interessant, die beispielsweise die Sage HR Suite einsetzen, ihr ERP-System jedoch von einem anderen Anbieter beziehen.
Mehr über d.velop documents erfahrenZwei Lösungen. Eine technologische Basis.
Nicht sicher, welche Lösung passt?
Mit E-Rechnungen starten. Dokumentenprozesse weiterdenken.
Die Archivierung von E-Rechnungen kann der Einstieg in ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement sein. Mit einem DMS lassen sich nicht nur Rechnungen sicher und zentral verwalten, sondern auch weitere dokumentenbasierte Prozesse digitalisieren und miteinander verbinden.
Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen digital erfassen, prüfen, freigeben und zentral archivieren. So reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte und gestalten Rechnungsprozesse durchgängig digital.
Vertragsmanagement
Verträge zentral verwalten, schnell wiederfinden und wichtige Informationen und Fristen im Blick behalten. Damit herrscht mehr Transparenz über den gesamten Vertragsbestand.
Digitale Unterschrift
Dokumente digital zur Unterschrift bereitstellen und Signaturprozesse medienbruchfrei in digitale Abläufe integrieren - für mehr Flow in den administrativen Arbeitsprozessen.
Digitale Personalakte
Personalunterlagen strukturiert und zentral digital verwalten. So stehen relevante Dokumente schnell und kontrolliert zur Verfügung für Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.
Ein DMS schafft damit die Basis für weit mehr als die Archivierung von E-Rechnungen – und kann Schritt für Schritt auf weitere dokumentenbasierte Prozesse im Unternehmen ausgeweitet werden.
Von der E-Rechnung zum passenden Dokumentenmanagement
DPS Business Solutions unterstützt Unternehmen bei der Auswahl, Einführung und Integration eines passenden Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dabei berücksichtigen wir Ihre bestehende ERP- und IT-Landschaft ebenso wie die Prozesse rund um E-Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente.
Für Unternehmen mit Sage 100 bietet DPS Business Solutions Sage DMS als integrierte Lösung an. Unternehmen mit anderen ERP-Systemen können mit d.velop documents ein flexibel integrierbares DMS einsetzen.
1
Systemlandschaft verstehen
Wir betrachten Ihre bestehende ERP- und IT-Landschaft sowie die relevanten Dokumentenprozesse.
2
Passende Lösung auswählen
Sage DMS für Sage 100 oder d.velop documents für andere ERP-Landschaften: Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden DMS-Lösung.
3
DMS integrieren
Wir binden das Dokumentenmanagement in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und schaffen die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse.
4
Potenziale weiterentwickeln
Von der E-Rechnungsarchivierung ausgehend können weitere Dokumentenprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.
Welches DMS passt zu Ihrem Unternehmen?
Lassen Sie uns Ihre Anforderungen und bestehende Systemlandschaft gemeinsam betrachten. In einem persönlichen Gespräch klären wir, welcher Lösungsweg zu Ihrem Unternehmen passt.
FAQ
Häufige Fragen zur Archivierung von E-Rechnungen
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar, nachvollziehbar und vor unzulässigen Veränderungen geschützt sind. Die strukturierten Daten der E-Rechnung müssen dabei in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), z.B. Sage DMS oder d.velop documents, unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen in einem strukturierten Archivierungsprozess umzusetzen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt in Deutschland grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das gilt auch für E-Rechnungen. Während dieser Zeit müssen die steuerlich relevanten Daten verfügbar und bei Bedarf zugänglich sein.
Reicht es aus, eine E-Rechnung als PDF zu archivieren?
Nein, wenn die ursprüngliche E-Rechnung strukturierte Rechnungsdaten enthält, reicht eine daraus erzeugte PDF-Datei allein grundsätzlich nicht aus. Bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD müssen die für die E-Rechnung relevanten strukturierten Daten erhalten bleiben. Das ursprüngliche elektronische Format sollte deshalb Bestandteil der ordnungsgemäßen Archivierung sein beispielsweise wie in d.velop documents.
Brauche ich für die Archivierung von E-Rechnungen ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht allein deshalb gesetzlich vorgeschrieben, weil ein Unternehmen E-Rechnungen empfängt oder versendet. Unternehmen müssen jedoch die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllen. d.velop documents und Sage DMS für E-Rechnungen unterstützen dabei, Rechnungen zentral und strukturiert zu archivieren, schnell wiederzufinden und die Nachvollziehbarkeit der Ablage sicherzustellen.
Wie lassen sich E-Rechnungen in Sage 100 archivieren?
Für Unternehmen, die Sage 100 einsetzen, bietet Sage DMS ein direkt in die ERP-Umgebung integriertes Dokumentenmanagement. Damit können E-Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente zentral archiviert und aus den zugehörigen Sage-100-Prozessen heraus aufgerufen werden. Sage DMS basiert auf der d.velop documents Technologie.
Was ist der Unterschied zwischen Sage DMS und d.velop documents?
d.velop documents eignet sich für Unternehmen mit anderen ERP- und Systemlandschaften und lässt sich mit unterschiedlichen Anwendungen verbinden. Sage DMS ist speziell in Sage 100 integriert.
Welches DMS eignet sich, wenn wir kein Sage 100 einsetzen?
Unternehmen ohne Sage 100 können d.velop documents, das Dokumentenmanagementsystem von d.velop, einsetzen. Die Lösung lässt sich mit unterschiedlichen ERP-Systemen und Anwendungen verbinden und eignet sich damit auch für heterogene Systemlandschaften.
Kann ein DMS mehr als E-Rechnungen archivieren?
Ja. Ein DMS kann neben E-Rechnungen zahlreiche weitere Geschäftsdokumente und dokumentenbasierte Prozesse abbilden. Dazu zählen beispielsweise Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Unterschriften und digitale Personalakten. Die E-Rechnungsarchivierung kann damit ein Einstieg in ein umfassenderes digitales Dokumentenmanagement sein.
Sie haben weitere Fragen zur Archivierung Ihrer E-Rechnungen?