DOKUMENTENMANAGEMENT by d.velop
Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Als autorisierter Partner von d.velop bietet die DPS Business Solutions moderne Lösungen vom Dokumentenmanagement bis zur digitalen Unterschrift: Verabschieden Sie sich von manuellen Abläufen und schaffen Sie neue Freiräume!
DMS by d.velop
Dokumentenmanagement-System
Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse mithilfe der führenden Plattform für Content Services by d.velop. D.velop stellt Ihnen eine skalierbare Lösung als SaaS- und Hybrid-Modell zur Verfügung – integriert in Ihre Sage-Welt.
Content Management
Ihre führende Plattform für Content Services und Applikationen bietet innovative Lösungen zur Verwaltung und Optimierung Ihrer digitalen Inhalte.
KI-basiert
Unsere KI-basierten Informationsprozesse steigern die Effizienz und Genauigkeit bei der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen.
Datensicherheit
Mit europäischer Datensouveränität im Fokus gewährleisten wir höchste Sicherheitsstandards und den Schutz Ihrer sensiblen Unternehmensdaten.
d.velop Produktportfolio
Profitieren Sie von der d.velop platform
Tauschen Sie Dokumente und Informationen intelligent aus, sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten. Durch die Einbindung verschiedener Zielgruppen können Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und effizient gestalten, unabhängig von Unternehmensgrenzen.
Dokumentenmanagement
Schluss mit händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern! Mit einem DMS läuft es automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.
- Nach IDW PS880 geprüft
- Nahtlose Integration in Drittsysteme
Rechnungsverarbeitung
Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung. Diese digitalisiert und optimiert den gesamten Rechnungsworkflow.
- Prüfen, buchen, freigeben
- KI-basierte Rechnungserkennung
Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement ermöglicht einen Überblick über alle Verträge und Fristen – über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags hinweg: von der Erstellung, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Kündigung.
- Verträge zentral im Griff
- Keine Fristen mehr verpassen
Digitale Unterschrift
Mit der digitalen Unterschrift ist die Erstellung einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur einfach und intuitiv möglich. Somit können Verträge, Rechnungen und Dokumente direkt in der Cloud unterzeichnet werden.
- eIDAS- und DSGVO-konform
- Qualifizierte Signatur schon im Standard verfügbar
- International einsetzbar
Mitarbeiter-App
Ihre Kommunikationsplattform für eine sichere und ortsunabhängige Kommunikation. Mit unserer App halten Sie Ihre Mitarbeitenden jederzeit auf dem Laufenden. Auch Workflows können über die App organisiert werden.
- Mitarbeitende über Unternehmensgrenzen hinweg erreichen
- HR-Prozesse per App abbilden
Digitale Zustellung von Dokumenten
Gehaltsabrechnungen postalisch versenden? Das geht auch mit einer digitalen Zustellung. Die Lösung ist mit all Ihren Systemen kompatibel und gewährleistet eine rechtssichere Zustellung von Dokumenten.
- Digitale Zustellung aller geschäftlichen Dokumente
- Vollständig rechtssicher digital zustellen
Die passende Lösung von d.velop in Ihre Sage Welt integriert
Ganzheitliche Digitalisierung im Unternehmen
Ein Dokumentenmanagement-System schafft den idealen Einstieg in die Digitalisierung. Erweitern Sie Ihr DMS um weitere hilfreiche Produkte der d.velop platform. Setzen Sie auf ganzheitliche Digitalisierung. So gehören manuelle Abläufe, die Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten, der Vergangenheit an – unternehmensweit.
DOKUMENTENMANAGEMENT
Die neue Ära des Dokumentenmanagements
Verbessern und beschleunigen Sie die Verwaltung von Dokumenten und Informationen mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System (DMS)!
- KI-gestützte Dokumentenerkennung
- Revisionssichere Archivierung
- Nahtlose Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Automatisierte Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten
Die Erkennungsfunktion sorgt dafür, dass Dokumente digitalisiert, klassifiziert und innerhalb von Sekunden erfasst werden. Durch die sofortige Erkennung und Klassifizierung dank OCR sowie KI-gestützte Dokumentenerkennung und Zusammenfassungen wird die Effizienz erheblich gesteigert. Das d.velop Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet dabei eine zuverlässige Funktion für die Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten.
Einfache Ablage von Dokumenten
Dokumente lassen sich problemlos ablegen, egal ob über E-Mail-Postfächer oder manuell per Drag & Drop. Auch die direkte Ablage aus Microsoft Outlook ist möglich. Durch eine zentrale Struktur in digitalen Akten können E-Mails und andere Dokumente effizient gespeichert und verwaltet werden.
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
Dokumente gesetzeskonform archivieren
Die digitale Dokumentenarchivierung gewährleistet ein rechtssicheres Archiv. Mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System (DMS) können Dokumente GoBD-konform archiviert werden, und die Archivierung ist nach IDW PS880 geprüft. Dadurch wird Revisionssicherheit sichergestellt, sodass Ihre Dokumente jederzeit rechtssicher aufbewahrt werden.
Dokumente schnell suchen, finden und verstehen
Mit Enterprise Search und Künstlicher Intelligenz erhalten Sie schnell die benötigten Informationen. Das System bietet eine KI-basierte Echtzeit-Chat-Funktion für Fragen zu Dokumenten und ermöglicht eine unternehmensweite Suche in Echtzeit. So können Sie Dokumente schnell finden und verstehen, was die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse steigert.
Digitale Geschäftsprozesse mit Workflows abbilden
Treiben Sie die Prozessdigitalisierung mit digitalen Workflows voran. Mit dem d.velop DMS können Sie einfache Ad-hoc-Workflows direkt am Dokument erstellen und sowohl einfache als auch komplexe Workflows ausführen. Dies ermöglicht eine nahtlose Abbildung Ihrer digitalen Geschäftsprozesse und unterstützt die effiziente Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.
DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG
Mehr Zeit dank digitaler Rechnungsverarbeitung
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop erleben Sie automatisierte Abläufe, die Ihnen wertvolle Zeit sparen.
- Schnelle Überprüfung von Rechnungen
- Reibungslose Integration in vorhandene Systeme (wie ERP, Buchhaltung und Warenwirtschaft)
- Einhaltung der GoBD-Richtlinien für die Archivierung
Schluss mit dem lästigen Suchen nach Rechnungen und dem ständigen Nachtelefonieren. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop erleben Sie automatisierte Abläufe, die Ihnen wertvolle Zeit sparen.
- Schnelle Überprüfung von Rechnungen
- Reibungslose Integration in vorhandene Systeme (wie ERP, Buchhaltung und Warenwirtschaft)
- Einhaltung der GoBD-Richtlinien für die Archivierung
Rechnungseingang: Flexible Importmöglichkeiten
Papierbelege werden gescannt, digitalisiert und als PDF-Datei importiert. Digitale Rechnungen, beispielsweise im X-Rechnung- oder ZUGFeRD-Format, werden automatisch in die Software übertragen.
Rechnungserkennung: Datenextraktion
Alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung erfasst und sind jederzeit abrufbar. Das manuelle Abtippen und Übertragen von Daten gehört damit der Vergangenheit an.
Datenüberprüfung: Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI)
Nach der Erfassung stehen die Daten zur Kontrolle und gegebenenfalls Bearbeitung bereit. Eine KI unterstützt die Anwender und lernt kontinuierlich aus den Eingaben, um die Erkennungsquoten zu verbessern.
Rechnungsworkflow: Prüfen, Freigeben & Buchen
Die Freigabe-Workflows sowie die Bedingungen für die einzelnen Schritte können individuell angepasst werden. Komplexe manuelle Abgleiche entfallen dank eines automatisierten 3-Wege-Vergleichs.
Schnittstellen: Integration in vorhandene Systeme
Die digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Software (wie ERP, Buchhaltung & Warenwirtschaft) integrieren und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen verbunden.
Revisionssichere Archivierung: Immer alles im Blick
Alle gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und sind jederzeit und von überall aus abrufbar. Der Zugriff wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.
Nahtlose Integration der digitalen Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP, Buchhaltung oder Warenwirtschaft) verbunden und integriert sich vollständig in Ihre bestehenden Abläufe. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen und ermöglicht eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher Rechnungsprozesse gemäß den GoBD-Richtlinien.
DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT
Sie brauchen kein digitales Vertragsmanagement? Falsch!
Unterschätzen Sie nicht die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software:
- Schnelles Auffinden von Verträgen
- Kein Verpassen von Fristen mehr
- Einfaches Auswerten und Vergleichen von Verträgen
Schnelle Suche: Sofortiges Finden von Verträgen
Durch die Suchfunktion im Dashboard können Verträge innerhalb von Sekunden durchsucht und gefunden werden. Dabei werden verschiedene Vertragsinformationen wie der Vertragsgegenstand, Eigenschaften des Vertrags oder der Standort des Vertragspartners genutzt.
Erweiterte Suche: Komfortables Vergleichen und Auswerten von Verträgen
Die erweiterte Suche ermöglicht eine detaillierte Analyse und Vergleich von Verträgen: Sie können einfach die Art des Vertrags auswählen, Filterkriterien setzen und Verträge auswerten.
Fristenmanagement: Nie wieder einen Kündigungsstichtag verpassen
Durch das Fristenmanagement können die Laufzeit und der Kündigungsstichtag hinterlegt werden. Zudem können automatische Benachrichtigungen in einem festgelegten Intervall eingestellt werden.
Vertragsanlage-Assistent: Effiziente Neuanlage von Verträgen
Eine benutzerfreundliche Navigation und Vertragsvorlagen erleichtern die Anlage von Verträgen aller Art. Zudem können Stammdaten aus dem führenden ERP-System übernommen und Zugriffsrechte einfach definiert werden.
Outlook-Integration: Nahtlose Zusammenarbeit in Dokumenten und Verträgen
Durch die Integration mit Outlook können Schriftverkehr oder Zusätze zu den Verträgen direkt abgelegt und den entsprechenden Verträgen und Akten zugewiesen werden. Außerdem ermöglicht es gemeinsames Arbeiten an Verträgen.
Signaturumlauf: Einfaches Online-Unterschreiben von Verträgen
Mit d.velop sign können Verträge direkt digital unterschrieben werden. Sie können einfach Felder vorbereiten, Personen zur Unterzeichnung einladen und fertig.
DIGITALE UNTERSCHRIFT
Elektronische Signatur für sichere Geschäftsdokumente
Endlose Papierstapel, aufwendige Prozesse, unzureichender Datenschutz? Mit einer elektronischen Signatur gehören diese Szenarien der Vergangenheit an.
- eIDAS- und DSGVO-konform
- Qualifizierte Signatur schon im Standard verfügbar
- International einsetzbar
Schluss mit dem lästigen Suchen nach Rechnungen und dem ständigen Nachtelefonieren. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop erleben Sie automatisierte Abläufe, die Ihnen wertvolle Zeit sparen.
- Schnelle Überprüfung von Rechnungen
- Reibungslose Integration in vorhandene Systeme (wie ERP, Buchhaltung und Warenwirtschaft)
- Einhaltung der GoBD-Richtlinien für die Archivierung
Signaturumlauf starten
- Immer up to date bleiben über den Signaturstatus
- Schnellere Vertragsabwicklungen
Externe Unterschriften einholen
- Interne und externe Personen zum Signieren einladen
- Eigenes Branding und eigene Vorlagen verwenden
Signieren von PDF und XML
- PDF und XML-Dateien rechtsgültig signieren
- In Kombination mit d.velop documents unterzeichnete Verträge direkt sicher archivieren
Elektronische Signatur für sichere Geschäftsdokumente
d.velop sign bietet standardmäßig eine qualifizierte elektronische Signatur, die eine digitale Alternative zur handschriftlichen Unterschrift darstellt. Diese Signatur gewährleistet die Authentizität und Integrität von digitalen Verträgen und Dokumenten. Durch den Einsatz kryptografischer Verfahren wird sichergestellt, dass das Dokument tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde.
MITARBEITER-APP
Die Mitarbeiter-App für interne Kommunikation & Kollaboration
Erreichen Sie alle Mitarbeiter – kaufmännische und operative Beschäftigte. Schnell und einfach per Mitarbeiter-App.
- Social News, Events, Checklisten und Employee-Self-Services
- Standortunabhängige Nutzung über privates Smartphone oder Firmen-PC
- DSGVO-konform und gehostet in deutschem Rechenzentrum
Sofortige Unternehmensnachrichten erhalten
Die Möglichkeit, sofortige Unternehmensnachrichten zu erhalten, ermöglicht es den Mitarbeitern, stets über alle Neuigkeiten des Unternehmens informiert zu bleiben. Dadurch können sie aktiv am Unternehmensgeschehen teilnehmen, indem sie Nachrichten liken, kommentieren und auch teamrelevante Informationen in spezifischen Gruppen erhalten.
Mitarbeiter-App mit Dashboard
Die Mitarbeiter-App mit Dashboard bietet ein Verzeichnis, das die Vernetzung fördert und es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell Kollegen zu finden, um sofortige Antworten auf Fragen zu erhalten. Darüber hinaus können Mitarbeiter persönliche Profile erstellen und pflegen, um ihre Identität innerhalb der Organisation zu definieren.
Persönliche Organisation in einer Anwendung
Die persönliche Organisation in einer Anwendung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre eigenen Aufgaben, Termine und Checklisten zu verwalten und zu überwachen. Sie können auch Gruppen-Checklisten für gemeinsame Projekte erstellen, und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf eine digitale Heimat auf seinem persönlichen Smartphone.
Zielgerichtetes Teilen von Informationen
Das Teilen von Informationen wird durch die Möglichkeit, gezielt für bestimmte Zielgruppen zu posten, erleichtert. Mithilfe eines Berechtigungskonzepts können Inhalte erstellt und über Push-Benachrichtigungen geteilt werden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen von den Mitarbeitern übersehen werden. Die Erstellung von Inhalten kann direkt in der App oder über das Control-Center der Mitarbeiter-App erfolgen.
Vielfältiges Berechtigungssystem
Ein vielfältiges Berechtigungssystem ermöglicht individuelle Bearbeitungsrollen dank des CRUD-Berechtigungssystems. Es gibt administrative, redaktionelle und Nutzerrollen mit verschiedenen Rechten und Aufgaben. Zudem können Gruppen erstellt und Mitglieder zugewiesen werden.
Einfache Verwaltung von Dateien
Die einfache Verwaltung von Dateien umfasst die Bereitstellung von Texten, Bildern und Videos in einer Mediathek sowie den Zugriff auf rechtliche Dokumente wie Datenschutzerklärungen, Nutzungsbedingungen oder Impressum. Die Mitarbeiter-App gewährleistet einen sicheren Datenschutz durch die Speicherung der Daten in deutschen Rechenzentren.
Referenzen ERP-Software
Kundenstimmen
Vielfalt ist unsere Stärke! Was haben Medizintechniker, Versicherungen, soziale Einrichtungen und Fertigungsunternehmen gemeinsam? Nichts.
Aber nur auf den ersten Blick: Unsere Arbeit mit Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen hat uns gelernt, dass wir alle das gleiche Ziel verfolgen: Flexible Softwarelösungen, die bezahlbar sind und Prozesse nachhaltig optimieren. Mit ausgewählten Kundenreferenzen zeigen wir Ihnen, wie unsere ERP-, HR- und IT-Lösungen in der Praxis zum Einsatz kommen.
GESTALTEN SIE MIT UNS IHRE DIGITALE ZUKUNFT
Monatliche Insights in Ihr Postfach
Topaktuelle Themen und Trends aus HR, ERP und IT sowie zu unserem Schulungsangebot erhalten Sie in unseren monatlichen Newslettern. Registrieren Sie sich kostenfrei und verpassen Sie keine Neuigkeiten mehr von der DPS|BS. Bereits über 4.000 Kunden und Interessenten nutzen unsere Angebote.
Unsere Produkte
Welche weitere Bereiche Ihres Unternehmens möchten Sie managen?
Einkauf & Lager
Behalten Sie den Überblick über Ihre Lieferketten und Lagerbestände. Die Sage 100 unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von Einkäufen und Lagerbeständen, damit Sie stets die richtigen Produkte zur richtigen Zeit haben.
- Effiziente Preisanfragen und Lieferantenvergleiche
- Automatisierte Disposition und Bestellwesen
- Mobile Datenerfassung für Echtzeit-Buchung im Lager
- Flexible Lagerplatzverwaltung
- Nahtloser Waren- und Rechnungseingang
- Umfassende Statistiken zu Lieferanten, Artikeln und Lagerbeständen
Produktion
Steigern Sie die Effizienz in der Produktion. Die Sage 100 bietet Tools zur Planung, Steuerung und Optimierung Ihrer Fertigungsprozesse.
- Simulieren Sie Kosten für Rentabilitätsprüfung
- Volle Kontrolle über Prozesse und Ressourcen
- Mobile Betriebsdatenerfassung für Echtzeit-Übersichten
- Vermeiden Sie Engpässe durch automatische Materialbedarfsauslösung
- Einfache Projektführung mit grafischer Ressourcenplanung
- Maximale Transparenz durch Integration von Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion
Marketing & Vertrieb
Erreichen Sie Ihre Zielgruppe effektiv. Mit den Marketing- und Vertriebsfunktionen der Sage 100 können Sie Kampagnen planen, Leads verfolgen und Vertriebsprozesse optimieren.
- Kunden erfolgreich gewinnen und binden mit Sage CRM
- Professionelles Kampagnenmanagement für präzise Erfolgsmessung
- Steigerung der Kundenzufriedenheit durch exzellenten Service
- Schnelle Umsatzprognosen, sogar von unterwegs
- Kontinuierlicher Überblick über Vertriebsprojekte und Entwicklungen
Verkauf & Abrechnung
Vereinfachen Sie den Verkaufsprozess. Die Sage 100 bietet Funktionen für den Verkauf und die Abrechnung, um Transaktionen nahtlos abzuwickeln.
- Angebote erstellen und Auftragsstatus überwachen
- Direkter Daten-Export und -Import mit automatisiertem Zahlungsabgleich
- Individuelle Anpassung von Belegarten und flexiblen Workflows
- Umfassende Umsatzstatistiken für fundierte Geschäftsanalysen
Controlling
Holen Sie das Beste aus Ihren Daten heraus. Mit den Controlling-Funktionen der Sage 100 behalten Sie finanzielle Kennzahlen im Blick und treffen fundierte Geschäftsentscheidungen.
- Historische und aktuelle Daten
- Datenabruf ohne SQL-Kenntnisse durch vorgefertigte Kataloge
- Fertige Berichte und Dashboards für alle Bereiche
- Maximale Transparenz und Prozesssicherheit für die Personalabteilung
- Geeignet für Geschäftsführer, Finanzbuchhalter, Vertrieb, Sachbearbeiter
Online-Handel
Die modular aufgebaute e Commerce Software für die Sage 100, die Ihren digitalen Handel mit den Bereichen B2B-Portal, dezentrale Auftragserfassung (Außendienst) und hocheffiziente Prozesse wie z.B. automatisierte Belegerfassung auf ein neues Level hebt.
- B2B-Shop für direkte Bestellungen und ERP-Datenzugriff
- Flexibler, ortsunabhängiger Zugriff auf Echtzeit-Daten
- Automatische Auftragsanlage für reibungslose Verarbeitung
DMS & Archiv
Die Sage 100 bietet nahtlose Dokumentenverwaltung und Archivierung. Alle relevanten Informationen sind in der DMS Software verfügbar und können bearbeitet werden. Von Rechnungen bis zu Bewerberakten digitalisieren Sie papierbehaftete Prozesse für mehr Übersicht und Effizienz.
- KI-basierte Dokumentenerkennung für effiziente Abläufe
- Revisionssichere Archivierung zur Gesetzeskonformität
- Nahtlose Integration für reibungslose Zusammenarbeit
- Automatische Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten
- Unkompliziertes Ablegen und kollaborative Bearbeitung
- Schnelles Finden und Verstehen von Dokumenten
- Digitale Prozessabbildung zur Effizienzsteigerung
