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Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht rückt näher. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 wird nun der Rechnungsausgang für viele Unternehmen zum entscheidenden Thema: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, kann für entsprechende inländische B2B-Umsätze grundsätzlich nicht mehr auf Papier oder eine einfache PDF-Rechnung ausweichen.
Damit stellt sich für viele Unternehmen eine ganz praktische Frage: Ist unser ERP bereit für den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen?
Dabei geht es um mehr als den Export einer XML-Datei. E-Rechnungs-Readiness bedeutet, dass Datenqualität, ERP und Finanzbuchhaltung, Rechnungsformat, Validierung, Übertragung und Archivierung zusammenspielen. Wer 2027 vorbereitet sein will, sollte deshalb jetzt den gesamten Rechnungsausgang auf den Prüfstand stellen.
E-Rechnung 2027: Was ändert sich beim Rechnungsausgang?
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Während Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen, gelten für die Ausstellung noch Übergangsregelungen.
Die wichtigsten Fristen im Überblick:
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller können grundsätzlich noch von den Übergangsregelungen Gebrauch machen und sonstige Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2027: Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr endet diese allgemeine Übergangsfrist.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro können weiterhin von der Übergangsregelung Gebrauch machen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen laufen grundsätzlich aus.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Für viele mittelständische Unternehmen heißt das dennoch: 2026 ist das Jahr, in dem der Rechnungsausgang E-Rechnungs-ready werden muss.
- Webinar E-Rechnung 2027: Pflicht, Peppol, ViDA – die nächsten Schritte nach dem E-Rechnungsgipfel
Das erwartet Sie u.a.:
- E-Rechnung 2027/2028: aktuelle Fristen und Anforderungen
- Die wichtigsten Erkenntnisse vom E-Rechnungsgipfel 2026
- Ausblick auf Peppol, ViDA und das zukünftige Meldesystem
ERP-Readiness: Warum die E-Rechnung mehr als ein neues Rechnungsformat ist
Eine PDF per E-Mail zu verschicken, reicht künftig nicht aus. Seit 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD in geeigneten Versionen und Profilen. Beide können die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
Der entscheidende Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung: Die Rechnungsinformationen liegen strukturiert und damit maschinenlesbar vor. Systeme können die Daten automatisiert übernehmen und weiterverarbeiten.
Damit wird die E-Rechnung automatisch zum ERP- und Datenthema. Denn genau dort entstehen in vielen Unternehmen die Informationen, aus denen später die Ausgangsrechnung erzeugt wird.
Dann werden solche Schwachstellen mit strukturierten Rechnungsprozessen deutlich sichtbarer.
ERP-Readiness beginnt deshalb nicht beim XML-Export, sondern bei der Qualität der zugrunde liegenden Daten und Prozesse.
- Sind Kundenstammdaten unvollständig?
- Fehlen relevante Rechnungsinformationen?
- Sind unterschiedliche Datenquellen oder manuelle Zwischenschritte notwendig?
Dann werden solche Schwachstellen mit strukturierten Rechnungsprozessen deutlich sichtbarer. ERP-Readiness beginnt deshalb nicht beim XML-Export, sondern bei der Qualität der zugrunde liegenden Daten und Prozesse.
- Alle Informationen, Fristen und Pflichten rund um die E-Rechnung
Alles, was Sie zur Einführung der E-Rechnung wissen müssen, u.a.:
- Für welche Unternehmen gelten die Richtlinien
- Welche Formate sind zulässig
- Wie ist der Fahrplan
Was macht ein ERP E-Rechnungs-ready?
Für einen funktionierenden Rechnungsausgang müssen mehrere Ebenen zusammenspielen. Unternehmen sollten ihre Readiness deshalb in vier Bereichen betrachten.
1. Daten: Sind die Rechnungsinformationen vollständig und strukturiert?
Eine E-Rechnung kann nur so gut sein wie die Daten, aus denen sie entsteht. Kunden- und Unternehmensdaten, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und weitere relevante Rechnungsangaben müssen vollständig und korrekt im System vorliegen.
Gerade jetzt lohnt sich deshalb ein Blick auf die Stammdatenqualität. Je sauberer die Datenbasis, desto besser lassen sich Rechnungsprozesse später automatisieren.
2. Format und Validierung: Kann das ERP konforme E-Rechnungen erzeugen?
Unternehmen sollten prüfen, welche E-Rechnungsformate ihre eingesetzte ERP- oder Finanzsoftware unterstützt und ob dafür Updates, zusätzliche Komponenten oder Anpassungen erforderlich sind.
Ebenso wichtig ist die Validierung. Sie kann helfen, fehlende oder unlogische Pflichtangaben und technische Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor eine Rechnung den Empfänger erreicht.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Können wir eine XML-Datei erzeugen?“, sondern: „Können wir aus unseren ERP-Daten zuverlässig eine korrekte E-Rechnung erstellen?“
3. Übertragung: Wie kommt die E-Rechnung zum Empfänger?
Auch der Übertragungsweg gehört zur ERP-Readiness. Das Gesetz schreibt derzeit keinen einzelnen Versandkanal vor. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über Schnittstellen oder über Portale übertragen werden.
Gleichzeitig gewinnt Peppol als standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten an Bedeutung. Unternehmen sollten daher nicht nur prüfen, wie sie E-Rechnungen heute versenden, sondern auch, wie flexibel ihre Systemlandschaft auf zukünftige Übertragungswege reagieren kann.
Der E-Rechnungsgipfel 2026 hat diese Entwicklung ebenfalls deutlich gemacht: Format, Übertragungsweg und das perspektivische digitale Meldesystem sollten nicht isoliert voneinander betrachtet werden.
4. Prozess und Archivierung: Was passiert vor und nach dem Versand?
Mit der Erstellung und Übertragung ist der Rechnungsprozess noch nicht beendet.
Unternehmen müssen auch klären, wie E-Rechnungen geprüft, versendet, nachvollziehbar dokumentiert und anschließend aufbewahrt werden. Dabei sollte der strukturierte Teil der E-Rechnung erhalten bleiben.
Hier treffen ERP, Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement aufeinander. Ein DMS kann die revisionssichere und strukturierte Archivierung unterstützen und Rechnungsdokumente mit weiteren digitalen Unternehmensprozessen verbinden.
Auch die Verfahrensdokumentation sollte Teil der Betrachtung sein:
- Wie entsteht eine Rechnung?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Wie erfolgt die Übertragung?
- Wie werden Änderungen und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar gemacht?
Vom ERP zum durchgängigen E-Rechnungsprozess
Wer nur den Rechnungsausgang technisch auf die neuen Anforderungen vorbereitet, verschenkt einen Teil des Digitalisierungspotenzials.
Denn Unternehmen sind gleichzeitig Empfänger und Versender von Rechnungen. Auf der Eingangsseite können strukturierte Rechnungsdaten automatisiert übernommen, geprüft und weiterverarbeitet werden. Digitale Freigabeworkflows reduzieren manuelle Schritte, während ein Dokumentenmanagementsystem die zentrale Archivierung übernimmt.
Auf der Ausgangsseite entstehen die strukturierten Rechnungsdaten wiederum im ERP und werden von dort für den Versand bereitgestellt.
So lässt sich die E-Rechnung als durchgängiger Prozess denken:
Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert strukturierter Rechnungsdaten: Informationen müssen nicht immer wieder manuell übertragen werden, sondern können systemübergreifend weiterverarbeitet werden.
Daten im ERP →
E-Rechnung
erzeugen →
validieren →
übertragen →
archivieren→
verarbeiten →
Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert strukturierter Rechnungsdaten: Informationen müssen nicht immer wieder manuell übertragen werden, sondern können systemübergreifend weiterverarbeitet werden.
Passende Lösungen für durchgängige E-Rechnungsprozesse
Als Digitalisierungspartner unterstützt DPS Business Solutions Unternehmen dabei, ihre Prozesse rund um die E-Rechnung ganzheitlich aufzustellen – vom ERP über den Rechnungseingang bis zur digitalen Archivierung. Mit Sage 100 lassen sich E-Rechnungen im Rechnungsausgang direkt aus dem ERP heraus erstellen und verarbeiten.
Für die weiterführende digitale Rechnungsverarbeitung bieten wir Lösungen von d.velop, mit denen eingehende Rechnungen digital erfasst, geprüft, freigegeben und anschließend revisionssicher archiviert werden können.
Für Sage-100-Anwender ist dabei besonders interessant: Mit dem Sage DMS steht bereits eine direkt in Sage 100 integrierte Lösung für die digitale Dokumentenarchivierung zur Verfügung. Technologisch basiert Sage DMS auf d.velop documents. Wer Sage DMS bereits einsetzt, nutzt damit also schon d.velop-Technologie – und kann auf dieser Basis weitere digitale Dokumenten- und Rechnungsprozesse erschließen.
Gleichzeitig können die d.velop-Lösungen auch unabhängig von Sage 100 und in Verbindung mit anderen ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen eingesetzt werden. So unterstützen wir Unternehmen dabei, E-Rechnung, ERP, digitale Rechnungsverarbeitung und DMS sowie weitere digitale Prozesse, wie die elektronische Unterschrift zu einem durchgängigen Prozess zu verbinden – passend zur vorhandenen IT-Landschaft.
2027 ist nur der nächste Schritt: Peppol und ViDA mitdenken
Die aktuelle Versandpflicht ist nicht das Ende der Entwicklung. Mit ViDA – VAT in the Digital Age treibt die Europäische Union die Digitalisierung der Umsatzsteuer weiter voran. Ab 2030 sind für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze elektronische Rechnungen und digitale Meldepflichten vorgesehen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag vom E-Rechnungsgipfel 2026.
Parallel wird auch in Deutschland ein elektronisches Meldesystem vorbereitet. Die E-Rechnung schafft dafür eine wichtige technische Grundlage.
Unternehmen sollten ihre Systemlandschaft deshalb nicht nur auf den nächsten gesetzlichen Stichtag ausrichten. Eine zukunftsfähige ERP-Architektur sollte strukturierte Daten zuverlässig bereitstellen, unterschiedliche Übertragungswege unterstützen und sich in weiterführende digitale Prozesse integrieren lassen.
ERP-Readiness bedeutet deshalb auch, heute nicht nur für 2027 zu planen.
Was Unternehmen jetzt konkret vorbereiten sollten
Bis zum Start der nächsten Stufe bleibt nicht mehr viel Zeit. Unternehmen, die ab 2027 von der Versandpflicht betroffen sind, sollten die verbleibenden Monate nutzen, um nicht nur ihre Software, sondern den gesamten Prozess zu testen.
Dazu gehören insbesondere:
- den aktuellen ERP- und Finanzbuchhaltungsstand prüfen
- unterstützte E-Rechnungsformate und notwendige Updates klären
- Kunden- und Rechnungsstammdaten überprüfen
- Validierung und Fehlerbehandlung definieren
- zukünftige Übertragungswege berücksichtigen
- Archivierung und Verfahrensdokumentation einbeziehen
- Verantwortlichkeiten zwischen Buchhaltung, IT und weiteren Fachbereichen festlegen
- E-Rechnungsprozesse möglichst frühzeitig mit ausgewählten Geschäftspartnern testen.
Auch Unternehmen, für die die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 gilt, sollten das zusätzliche Jahr nicht mit einer technischen Schonfrist verwechseln. Je früher strukturierte Rechnungsprozesse im Alltag erprobt werden, desto mehr Zeit bleibt für Anpassungen.
Fazit: E-Rechnungs-ready statt nur versandfähig
2027 rückt der Rechnungsausgang in den Mittelpunkt. Für betroffene Unternehmen reicht es dann nicht mehr, Rechnungen als PDF zu erzeugen und per E-Mail zu verschicken.
Doch auch die Fähigkeit, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zu erstellen, greift als Ziel zu kurz.
E-Rechnungs-ready ist ein Unternehmen dann, wenn Daten, ERP, Rechnungsformat, Validierung, Übertragung und Archivierung als durchgängiger Prozess funktionieren.
Die Versandpflicht 2027 bietet damit einen guten Anlass, die eigene ERP-Readiness zu überprüfen – und gleichzeitig die Grundlage für stärker automatisierte Rechnungsprozesse zu schaffen.
Wer jetzt seine Systemlandschaft und Prozesse vorbereitet, macht sich nicht nur fit für den nächsten gesetzlichen Stichtag, sondern auch für die weiteren Entwicklungen rund um Peppol, digitale Meldesysteme und ViDA.
FAQ zur ERP-Readiness 2027
Reicht ein ERP-Update für die E-Rechnung 2027 aus?
Unternehmen sollten prüfen, ob ihr ERP die erforderlichen Rechnungsdaten vollständig und strukturiert bereitstellt und E-Rechnungen in geeigneten Formaten erzeugen kann. Ebenso wichtig sind aktuelle Stammdaten, eine Validierung der Rechnungsdaten sowie definierte Prozesse für Übertragung und Archivierung. ERP-Readiness bedeutet daher mehr als die technische Fähigkeit, eine E-Rechnung zu erzeugen.
Ist eine PDF-Rechnung ab 2027 noch zulässig?
Für Unternehmen, die bereits der Ausstellungspflicht unterliegen, reicht eine einfache PDF-Rechnung für die betroffenen Umsätze grundsätzlich nicht mehr aus. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Geeignete Formate sind beispielsweise XRechnung und entsprechende ZUGFeRD-Formate.
Was muss ein ERP für die E-Rechnung ab 2027 können?
Ein E-Rechnungs-ready ERP sollte die notwendigen Rechnungsdaten strukturiert bereitstellen und daraus gesetzeskonforme E-Rechnungen erzeugen können. Darüber hinaus sollten Unternehmen Validierung, Datenqualität, Übertragung und Archivierung berücksichtigen. Entscheidend ist daher nicht allein der XML-Export, sondern ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess.
Welche Rolle spielt Peppol beim Versand von E-Rechnungen?
Peppol ist ein standardisiertes Netzwerk für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten und gewinnt im Zusammenhang mit der E-Rechnung an Bedeutung. Eine generelle Verpflichtung, deutsche B2B-E-Rechnungen über Peppol zu versenden, besteht derzeit jedoch nicht. Unternehmen sollten bei ihrer ERP-Readiness trotzdem berücksichtigen, welche Übertragungswege ihre Systeme heute und zukünftig unterstützen.
Wie lassen sich ERP und DMS bei der E-Rechnung verbinden?
Das ERP stellt die kaufmännischen Daten bereit und bildet zentrale Prozesse im Rechnungsausgang ab. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann diese ERP-Prozesse um digitale Rechnungsverarbeitung, Workflows und revisionssichere Archivierung ergänzen. So lassen sich Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Dokumentenmanagement zu einem durchgängigen digitalen Prozess verbinden.
Welche Möglichkeiten bieten Sage 100 und d.velop für digitale Rechnungsprozesse?
Sage-100-Anwender können ihre ERP-Prozesse mit Dokumentenmanagement- und Rechnungsverarbeitungslösungen erweitern. Das in Sage 100 integrierte Sage DMS basiert auf Technologie von d.velop documents. Darüber hinaus lassen sich mit d.velop weitere Prozesse wie digitale Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement oder elektronische Signaturen digitalisieren. d.velop-Lösungen können dabei auch unabhängig von Sage 100 und in Verbindung mit anderen ERP- und Finanzsystemen eingesetzt werden.
Wie unterstützt DPS Business Solutions Unternehmen bei E-Rechnung und Digitalisierung?
DPS Business Solutions unterstützt mittelständische Unternehmen als Digitalisierungspartner bei der Verbindung von ERP, Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung und weiteren digitalen Unternehmensprozessen. Neben ERP-Lösungen wie Sage 100 setzt DPS|BS auf die Technologien des Digitalisierungsspezialisten d.velop, um bestehende ERP- und Finanzsysteme um DMS, digitale Rechnungsverarbeitung, Archivierung und weitere Dokumentenprozesse zu erweitern. Dadurch können Lösungen passend zur vorhandenen Systemlandschaft umgesetzt werden – auch unabhängig von einem bestimmten ERP-Hersteller.
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