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Die E-Rechnung ist in Deutschland angekommen – abgeschlossen ist die Umstellung damit aber noch lange nicht. Für viele Unternehmen beginnt jetzt vielmehr die entscheidende Phase: Ab 2027 greifen die nächsten gesetzlichen Vorgaben und spätestens 2028 betrifft die Ausstellungspflicht grundsätzlich alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
Beim E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin drehte sich deshalb vieles nicht mehr um die Frage, ob die E-Rechnung kommt. Im Mittelpunkt stand vielmehr die praktische Umsetzung: Wie müssen Prozesse angepasst werden? Welche Übertragungswege werden künftig relevant? Wie wichtig werden Datenqualität und Archivierung? Und wie fügt sich die deutsche E-Rechnungspflicht in die europäische ViDA-Entwicklung ein?
Sage-Expertin Sabine Preußer war beim E-Rechnungsgipfel vor Ort und hat die zentralen Erkenntnisse zusammengefasst. Wir greifen die wichtigsten Punkte auf und ordnen ein, was Unternehmen daraus für ihre nächsten Schritte ableiten können.
Die wichtigsten Termine: 2027 wird zum nächsten Meilenstein
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Für die Ausstellung gelten allerdings Übergangsregelungen.
Der nächste wichtige Termin ist der 1. Januar 2027. Ab dann müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Für Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze läuft die Übergangsregelung noch ein weiteres Jahr. Ab dem 1. Januar 2028 endet diese Übergangsphase.
Damit ergibt sich vereinfacht folgender Zeitplan:
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Für die Ausstellung können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin andere Rechnungsformen genutzt werden.
- Ab 1. Januar 2027: Die Übergangsregelung bei der Ausstellung entfällt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregelungen für die Ausstellung laufen grundsätzlich aus.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: 2026 sollte als Umsetzungsjahr genutzt werden. Wer erst kurz vor dem eigenen Pflichttermin beginnt, muss nicht nur eine technische Lösung einführen, sondern gleichzeitig Prozesse, Daten, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen unter Zeitdruck überprüfen.
- Webinar E-Rechnung 2027: Pflicht, Peppol, ViDA – die nächsten Schritte nach dem E-Rechnungsgipfel
Das erwartet Sie u.a.:
- E-Rechnung 2027/2028: aktuelle Fristen und Anforderungen
- Die wichtigsten Erkenntnisse vom E-Rechnungsgipfel 2026
- Ausblick auf Peppol, ViDA und das zukünftige Meldesystem
Erkenntnis Nr. 1: Bei der E-Rechnung geht es längst nicht mehr nur um das Format
Eine der wichtigsten Botschaften des E-Rechnungsgipfels lautet: Die Diskussion verschiebt sich.
XRechnung, ZUGFeRD, XML – diese Begriffe bleiben relevant. Doch die eigentliche Herausforderung liegt inzwischen eine Ebene tiefer: Unternehmen müssen einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess schaffen.
Denn eine E-Rechnung betrifft nicht nur die Finanzbuchhaltung. Je nach Organisation greifen Einkauf, Vertrieb, ERP-System, Dokumentenmanagement, Freigabeprozesse, Stammdaten und Archivierung ineinander.
Genau darin liegt auch die Chance der Umstellung. Statt einen bisherigen papier- oder PDF-basierten Prozess lediglich in ein anderes Dateiformat zu übertragen, können Unternehmen prüfen, wo Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte beseitigt werden können.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
„Können wir E-Rechnungen erstellen und empfangen?“
Sondern:
„Können wir die in der E-Rechnung enthaltenen Daten durchgängig und automatisiert verarbeiten?“
Diesen Perspektivwechsel haben wir bereits ausführlicher in unserem Beitrag „E-Rechnung strategisch denken: ViDA, XML und neue Spielregeln“ betrachtet. Dort zeigen wir, warum künftig weniger die sichtbare Rechnung als vielmehr der strukturierte Datensatz im Mittelpunkt steht.
Erkenntnis Nr. 2: Datenqualität wird zur Voraussetzung für funktionierende Prozesse
Mit der E-Rechnung werden Fehler in den zugrunde liegenden Daten schneller sichtbar.
Rechnungsnummer, Steuerbetrag, Leistungsbeschreibung sowie Aussteller- und Empfängerdaten müssen korrekt im strukturierten Datensatz abgebildet werden. Eine optisch richtige Darstellung allein genügt nicht. Das Bundesfinanzministerium hat diesen Punkt 2026 noch einmal hervorgehoben: Für die steuerlich relevanten Rechnungsangaben ist der strukturierte Datensatz entscheidend.
Damit rückt ein Thema in den Vordergrund, das zunächst wenig spektakulär klingt, für automatisierte Prozesse aber elementar ist: Stammdatenqualität.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur ihre Rechnungssoftware prüfen. Ebenso wichtig ist die Frage, wie zuverlässig beispielsweise Kunden- und Lieferantendaten, Steuerkennzeichen, Zahlungsinformationen und Bestellbezüge in den beteiligten Systemen gepflegt werden. Denn Automatisierung kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen.
Erkenntnis Nr. 3: Peppol gewinnt als Übertragungsweg an Bedeutung
Auch beim Transport der E-Rechnung zeichnet sich eine Entwicklung ab. Der Versand einer Rechnung als Anhang einer E-Mail ist zwar technisch einfach, bietet aber nur begrenzte Möglichkeiten für einen standardisierten und automatisierten Austausch. Auf dem E-Rechnungsgipfel wurde deshalb deutlich: Peppol gewinnt als Infrastruktur für den strukturierten Rechnungsaustausch weiter an Bedeutung.
Peppol steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“ und ermöglicht den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente über zertifizierte Zugangspunkte.
Der Vorteil: Unternehmen müssen nicht für jeden Geschäftspartner eine eigene technische Verbindung schaffen. Sender und Empfänger nutzen jeweils einen Zugangspunkt zum Peppol-Netzwerk. Auch eine Befragung des Verbands elektronische Rechnung (VeR) unterstreicht die Entwicklung. Unter den abgefragten Übertragungswegen erhielt Peppol mit deutlichem Abstand die meisten Nennungen.
Für Unternehmen heißt das nicht, dass morgen jede Rechnung zwingend über Peppol laufen muss. Bei der Auswahl neuer Lösungen und der Gestaltung zukünftiger Rechnungsprozesse sollte jedoch geprüft werden, welche Übertragungswege die eingesetzten Systeme unterstützen und wie interoperabel die gewählte Architektur langfristig ist.
- Alle Informationen, Fristen und Pflichten rund um die E-Rechnung
Alles, was Sie zur Einführung der E-Rechnung wissen müssen, u.a.:
- Für welche Unternehmen gelten die Richtlinien
- Welche Formate sind zulässig
- Wie ist der Fahrplan
Erkenntnis Nr. 4: Archivierung gehört von Anfang an zum E-Rechnungsprojekt
Eine E-Rechnung endet nicht mit dem erfolgreichen Empfang oder Versand.
Auch ihre Aufbewahrung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datensatz relevant und muss entsprechend erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine separat erzeugte PDF-Datei ersetzt die ursprüngliche E-Rechnung daher nicht. Damit sollte die Archivierung nicht erst nachträglich betrachtet werden.
Unternehmen sollten bereits bei der Konzeption ihres Rechnungsprozesses klären:
- Wo wird die ursprüngliche E-Rechnung gespeichert?
- Wie wird sie vor unbemerkten Änderungen geschützt?
- Wie lässt sie sich später wieder auffinden und auswerten?
- Und wie greifen ERP, Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement ineinander?
Gerade bei größeren Rechnungsvolumen wird damit ein professionelles Dokumentenmanagement zu einem wichtigen Bestandteil eines durchgängigen E-Rechnungsprozesses.
Erkenntnis Nr. 5: Auch die Verfahrensdokumentation gehört auf die Agenda
Technik allein schafft noch keinen nachvollziehbaren Prozess.
Unternehmen müssen ihre steuerlich relevanten digitalen Abläufe entsprechend den GoBD nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehört auch, wie elektronische Rechnungen empfangen beziehungsweise erstellt, geprüft, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation sollte daher unter anderem beschreiben, welche Systeme und Schnittstellen beteiligt sind, welche Verantwortlichkeiten bestehen und wie die Unveränderbarkeit beziehungsweise Nachvollziehbarkeit der Daten sichergestellt wird.
Wichtig dabei: Die Dokumentation sollte nicht irgendeinen theoretischen Idealprozess beschreiben. Sie muss zu den tatsächlich gelebten Abläufen im Unternehmen passen. Wer seine E-Rechnungsprozesse aktuell neu gestaltet, sollte die Verfahrensdokumentation deshalb direkt mitdenken – und nicht erst dann erstellen, wenn eine Betriebsprüfung bevorsteht.
Erkenntnis Nr. 6: ViDA macht aus der E-Rechnung ein europäisches Thema
Während Unternehmen aktuell vor allem auf die deutschen Fristen 2027 und 2028 schauen, zeichnet sich bereits die nächste Entwicklungsstufe ab.
Mit ViDA – VAT in the Digital Age – modernisiert die EU das europäische Mehrwertsteuersystem. Ein wesentlicher Bestandteil sind digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Ab 1. Juli 2030 sollen entsprechende grenzüberschreitende B2B-Transaktionen über ein digitales Meldesystem auf Basis strukturierter Daten gemeldet werden. Die bisherige Zusammenfassende Meldung soll in diesem Zusammenhang abgelöst werden. Das klingt zunächst nach einem weit entfernten Termin. Technisch und organisatorisch hängen ViDA und die heutige E-Rechnung allerdings eng zusammen. Denn beide Entwicklungen folgen derselben Logik:
strukturierte Daten → standardisierter Austausch → automatisierte Verarbeitung → digitales Reporting
Unternehmen, die heute einen sauberen E-Rechnungsprozess aufbauen, investieren deshalb nicht nur in die Erfüllung der deutschen Anforderungen für 2027 und 2028. Sie schaffen zugleich wichtige Voraussetzungen für die nächste Stufe der europäischen Digitalisierung.
Mehr zu diesem Zusammenhang erklären wir in unserem Beitrag „E-Rechnung strategisch denken: ViDA, XML und neue Spielregeln“.
Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
Die Erkenntnisse des E-Rechnungsgipfels zeigen vor allem: Abwarten macht die Umsetzung nicht einfacher.
Dabei muss ein E-Rechnungsprojekt nicht mit einem großen Systemumbau beginnen. Sinnvoll ist vielmehr ein strukturierter Blick auf die vorhandenen Prozesse.
1. Rechnungseingang und Rechnungsausgang analysieren
Welche Rechnungswege gibt es heute? Welche Systeme sind beteiligt? An welchen Stellen entstehen manuelle Arbeitsschritte oder Medienbrüche?
2. Systeme auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
Können ERP, Finanzbuchhaltung und weitere beteiligte Lösungen E-Rechnungen vollständig erstellen, empfangen, validieren und verarbeiten?
3. Stammdaten überprüfen
Sind Kunden-, Lieferanten-, Steuer- und Zahlungsdaten vollständig und konsistent? Fehlerhafte Stammdaten können automatisierte Prozesse erheblich erschweren.
4. Übertragungswege festlegen
Wie sollen E-Rechnungen künftig ausgetauscht werden? Welche Rolle spielen bestehende EDI-Verbindungen, Plattformen oder Peppol?
5. Archivierung und Dokumentenmanagement einbeziehen
Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrt und wie lassen sich ERP, Rechnungsverarbeitung und DMS sinnvoll verbinden?
6. Verfahrensdokumentation aktualisieren
Die neuen Abläufe, Systeme, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
7. Frühzeitig testen
Pilotprojekte mit ausgewählten Kunden und Lieferanten helfen dabei, Fehler zu erkennen, bevor große Rechnungsvolumen über die neuen Prozesse laufen.
E-Rechnung 2027: Die Pflicht ist nur der Ausgangspunkt
Der E-Rechnungsgipfel 2026 bestätigt eine Entwicklung, die sich bereits länger abzeichnet: Die entscheidende Herausforderung besteht nicht darin, ein PDF durch eine XML-Datei zu ersetzen. Es geht um die Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses.
2027 und 2028 setzen dafür klare gesetzliche Fristen. Peppol, strukturierte Daten und ViDA zeigen gleichzeitig, wohin sich der elektronische Rechnungsaustausch langfristig entwickelt.
Für Unternehmen ist deshalb jetzt der richtige Zeitpunkt, nicht nur die Mindestanforderungen der E-Rechnungspflicht abzuhaken. Wer Prozesse, Stammdaten, ERP, Rechnungsverarbeitung und Archivierung gemeinsam betrachtet, kann aus einer gesetzlichen Vorgabe einen sinnvoll automatisierten Prozess machen.
Und genau darin liegt die eigentliche Chance der E-Rechnung: weniger manuelle Bearbeitung, bessere Daten und durchgängige digitale Abläufe – statt lediglich eines neuen Rechnungsformats.
FAQ zur E-Rechnung 2027
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsregelung für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für sie wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2028 laufen die Übergangsregelungen grundsätzlich auch für Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze aus.
Welche Folgen können Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht haben?
Unternehmen sollten die gesetzlichen Anforderungen nicht nur wegen möglicher Sanktionen ernst nehmen. Fehlerhafte oder nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen können auch steuerliche Konsequenzen haben, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug. Deshalb empfiehlt es sich, die eigenen Prozesse rechtzeitig vor dem jeweiligen Pflichttermin auf Konformität zu prüfen.
Wird Peppol für E-Rechnungen verpflichtend?
Nein. Peppol ist in Deutschland derzeit nicht generell als Übertragungsweg für E-Rechnungen zwischen Unternehmen vorgeschrieben. Das Netzwerk gewinnt jedoch deutlich an Bedeutung. Auch das Stimmungsbild des Verbands elektronische Rechnung (VeR) zeigt eine klare Präferenz für Peppol gegenüber anderen Übertragungswegen. Unternehmen sollten daher bei neuen E-Rechnungslösungen darauf achten, welche Übertragungswege unterstützt werden und wie zukunftsfähig die gewählte Lösung ist.
Was ändert sich durch ViDA ab 2030?
Mit ViDA (VAT in the Digital Age) führt die EU neue digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ein. Ab dem 1. Juli 2030 sollen entsprechende Transaktionen auf Basis strukturierter elektronischer Rechnungsdaten digital gemeldet werden. Für Unternehmen wird die E-Rechnung damit zunehmend zur Grundlage automatisierter steuerlicher Meldeprozesse innerhalb der EU.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine daraus erzeugte PDF-Datei oder ein Ausdruck allein ersetzt die elektronische Originalrechnung nicht. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Archivierungsprozesse die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Brauchen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen?
Unternehmen müssen ihre steuerlich relevanten digitalen Prozesse entsprechend den GoBD nachvollziehbar dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation sollte deshalb auch den Umgang mit E-Rechnungen abbilden – von Erstellung oder Eingang über Prüfung und Verarbeitung bis zur Archivierung. Ebenso sollten beteiligte Systeme, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten dokumentiert sein.
Wie gut sind deutsche Unternehmen auf die kommenden Anforderungen vorbereitet?
Hier besteht offenbar noch Nachholbedarf. In einer VeR-Befragung aus dem Jahr 2026 hielten 81 Prozent der Befragten Deutschland für nicht ausreichend auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. 69 Prozent fühlten sich zudem über das kommende digitale Meldesystem eher schlecht oder gar nicht informiert. Gerade mit Blick auf die nächsten Fristen spricht daher vieles dafür, die eigene Umsetzung frühzeitig anzugehen.
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