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Ein Mitarbeiter plant den vorzeitigen Renteneintritt und möchte die damit verbundenen Abschläge durch eine Sonderzahlung ausgleichen. Was ist dabei bei der Abrechnung zu beachten?
Wer vor der regulären Altersgrenze in Rente geht, muss grundsätzlich mit einem Abschlag von 0,3 % pro Monat rechnen – das sind 3,6 % pro Jahr. Die Möglichkeit, diese Abschläge ganz oder teilweise durch Sonderzahlungen auszugleichen, ist bei der Deutschen Rentenversicherung geregelt. Versicherte ab dem 50. Lebensjahr können eine Auskunft über die Höhe des notwendigen Ausgleichsbetrags bei der Rentenversicherung beantragen. Auf Basis dieser Berechnung kann eine freiwillige Sonderzahlung erfolgen.
Die Sonderzahlung erfolgt in der Regel direkt durch den Mitarbeiter an die Deutsche Rentenversicherung und nicht über den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, diese Zahlung über die Entgeltabrechnung abzuwickeln.
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Für Dokumentationszwecke genügt in der Regel eins der nachfolgenden Dokumente:
- der Antrag auf Beitragsberechnung bei der Rentenversicherung
- ein Zahlungsnachweis des Mitarbeiters
- ein firmeninternes Bestätigungsdokument, in dem der Mitarbeiter erklärt, die Sonderzahlung selbst zu leisten und steuerlich geltend zu machen.
Da die Zahlung regelmäßig nicht über den Arbeitgeber abgeführt wird, besteht für die Lohnabrechnung meist kein unmittelbarer Handlungsbedarf.
Sollte ein Unternehmen die Zahlung ausnahmsweise über die Entgeltabrechnung abwickeln (z. B. im Rahmen eines Benefits-Modells), muss zusätzlich eine neue Lohnart in der Sage HR Suite angelegt werden. Diese ist als sozialversicherungsfrei und lohnsteuerpflichtig zu kennzeichnen.
Die Zahlung ist in diesem Fall kein Arbeitsentgelt im Sinne des § 14 SGB IV, da sie nicht „für eine Beschäftigung“ gezahlt wird. Sie unterliegt daher nicht der Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
Wenn der Arbeitgeber lediglich einen durchlaufenden Posten abwickelt (Zahlung im Auftrag des Mitarbeiters, keine zusätzliche Arbeitgeberleistung), liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Achtung: Beteiligt sich der Arbeitgeber hälftig an der Beitragszahlung, sind 50 % der Beiträge steuer- und beitragsfrei. Wird eine Abfindungszahlung wegen der Beendigung der Beschäftigung zweckgebunden für eine Ausgleichszahlung gewährt, kann der Beitrag in voller Höhe beitragsfrei gewährt werden.
Generell gilt: Sonderzahlungen zum Ausgleich von Rentenabschlägen gelten als Altersvorsorgeaufwendungen. Sie können im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben geltend gemacht werden – allerdings nicht pauschal zu 100 %, sondern im Rahmen der jeweils geltenden Höchstbeträge für Vorsorgeaufwendungen nach § 10 EStG.
Fazit für HR & Payroll
- Die Sonderzahlung erfolgt in der Regel direkt durch den Mitarbeiter
- Für den Arbeitgeber genügt eine Dokumentation
- Zahlungsabwicklung durch den Arbeitgeber ist die Ausnahme
- Keine Sozialversicherungspflicht
- In der Regel kein lohnsteuerlicher Vorgang, wenn nur durchlaufender Posten
- Steuerliche Berücksichtigung erfolgt über die Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters
Rechtsgrundlagen:
- § 1 Abs. 1 SGB VI
- § 162 Nr. 1 SGB VI
- Abgrenzung zum Arbeitsentgelt nach SGB IV
Weitere Informationen erhalten Sie ebenfalls bei der Deutschen Rentenversicherung.
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