Zum Jahreswechsel stehen wieder wichtige Arbeiten für den Jahresabschluss und die Vorbereitung auf die Finanzbuchhaltung im neuen Jahr an. Eine Vielzahl an gesetzlichen Änderungen ist dabei zu beachten. Das Bürokratientlastungsgesetz IV und die E-Rechnung liefern die die wohl bedeutendsten Auswirkungen auf Ihre Finanzbuchhaltung. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Änderungen, die Sie für Ihren Jahresabschluss 2024 beachten müssen.
Gesetzliche Änderungen 2025
1. Bürokratieentlastungsgesetz:
Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz, das Ende Oktober 2024 verabschiedet wurde, bringt auch für die Finanzbuchhaltung bedeutende Erleichterungen. Eine zentrale Änderung ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre – allerdings bleiben Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse von dieser Regelung unberührt.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird durch angehobene Schwellenwerte angepasst: ab 9.000 Euro Umsatz im Vorjahr muss monatlich abgerechnet werden. Liegen die Umsätze im Vorjahr unter 1.000 Euro, kann das Finanzamt das Unternehmen von der monatlichen Pflicht befreien und auf quartalsweise Meldung umstellen. Zudem verfolgen viele Änderungen im 4. Bürokratieentlastungsgesetz die Forcierung der Digitalisierung. So können digitale Rechtsgeschäfte künftig ohne eigenhändige Unterschrift abgeschlossen werden, etwa bei der Informationspflicht des Arbeitgebers zu wesentlichen Vertragsbedingungen, wobei der Nachweis des Empfangs weiterhin erforderlich bleibt. Schließlich wird die Nutzung digitaler Bescheide durch Abrufportale gestärkt, um den Verwaltungsaufwand weiter zu minimieren. Beispielsweise digitale Steuerbescheide. Steuerbehörden sollen demnach Steuerbescheide und andere Steuerverwaltungsakte in digitaler Form zum Abruf bereitstellen können.
2. Jahressteuergesetz
Die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer steigen auf 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, verbunden mit einer echten Umsatzsteuerbefreiung. Mit 1.1.2025 führ das Jahressteuergesetz die Kleinunternehmer-ID ein, die es Unternehmen erlaubt auch Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Staaten zu nutzen.
Das Jahressteuergesetz 2025 enthält insgesamt 130 Einzelmaßnahmen. Wichtige steuerliche Anpassungen, die Investitionen fördern und die Abschreibungsmöglichkeiten erweitern, sind u.a. die Reform der Sammelabschreibung: Die Anhebung der Grenze auf Wirtschaftsgüter bis zu 5.000 € Anschaffungs- oder Herstellungskosten mit einer Nutzungsdauer von drei Jahren erleichtert die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern.
Die degressive Abschreibung AfA für bewegliche Güter des Anlagevermögens wird bis 2028 fortgeführt. Sie beträgt das 2,5-fache der linearen AfA, maximal 25 %.
Für E-Fahrzeuge kann eine Sonderabschreibung über sechs Jahre vorgenommen werden, mit 40 % der Kosten bereits im ersten Jahr. Auch die Grenze für die steuerliche Begünstigung von E-Fahrzeugen steigt auf 90.000 €. Diese Änderungen fördern insbesondere nachhaltige Investitionen und schaffen finanzielle Anreize für Unternehmen. Die geplante Neu-Regelung des Vorsteuerabzugs bei IST-Versteuerer wurde dagegen verschoben und wird voraussichtlich erst ab 2028 umgesetzt.
3. euBP: Übermittlung von Finanzdaten an die Sozialversicherung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein Verfahren, das die Betriebsprüfung durch die Sozialversicherung effizienter gestaltet. Ab dem 01.01.2025 müssen Arbeitgeber neben den Lohnbuchhaltungsdaten – diese umfassen Stammdaten der Mitarbeiter, Inhalte der Beitragsnachweise und Lohnangaben – auch relevante Finanzdaten elektronisch übermitteln. Unternehmen können aber noch bis 31. Dezember 2026 eine Übergangsregelung nutzen und sich auf Antrag von der Übertragungspflicht befreien lassen, ähnlich wie bei der Einführung der euBP für Entgeltabrechnungen. Ein formloser Antrag bei der Betriebsnummernstelle genügt.
4. e-Rechnung
Ab Januar 2025 wird auch die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Diese ist im Wachstumschancengesetz verankert. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) unterteilt dann Rechnungen grundsätzlich in elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) und in sonstige Rechnungen. Sonstige Rechnungen betreffen Ausnahmen für Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise oder Rechnungen in Papierform. Verträge und Dauerschuldverhältnisse, die als Rechnungen nach §14 Abs. 4 UStG gelten, sind ebenfalls elektronisch zu erstellen. Für den Vorsteuerabzug gilt: Wenn eine ausschließliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht, wird der Vorsteuerabzug nur bei Vorliegen einer solchen Rechnung anerkannt. Hinsichtlich der Aufbewahrung ist der strukturierte Teil einer E-Rechnung unveränderbar und in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung erfolgt stufenweise. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € E-Rechnungen ausstellen, während kleinere Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden dürfen, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 werden E-Rechnungen für alle B2B-Rechnungen verpflichtend. Eine zentrale Plattform für den Austausch von B2B-Rechnungen ist ebenfalls in Planung, jedoch noch ohne konkreten Starttermin.
5. Wirtschaftsidentifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) dient der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich tätiger Personen und Unternehmen im Besteuerungsverfahren. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) automatisch und ohne Antrag vergeben und legt einen wichtigen Grundstein für die Digitalisierung und Entbürokratisierung der Steuerverwaltung. Sie dient damit als Wegbereiter für eine bundesweite, behördenübergreifende Kommunikation. Die Einführung erfolgt schrittweise: Ab November 2024 erhalten zunächst umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG ihre W-IdNr. Die Nummer bleibt während der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit unverändert, unabhängig von Änderungen wie Umzug oder Namensänderung. Sie besteht aus den Anfangsbuchstaben „DE“ gefolgt von einer neunstelligen Ziffernfolge. Die W-IdNr. erleichtert die Kommunikation mit Behörden und trägt zur Digitalisierung und Vereinfachung steuerlicher Prozesse bei.
Wichtige Arbeiten zum Jahresabschluss
1. Inventur
Eine Inventur ist die systematische Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie dient dazu, den tatsächlichen Ist-Bestand des Unternehmens zu erfassen und ist gesetzlich verpflichtend für Kaufleute gemäß § 240 HGB (Handelsgesetzbuch). Die Inventur muss mindestens einmal pro Geschäftsjahr durchgeführt werden, in der Regel zum Ende des Geschäftsjahres, um die Grundlage für den Jahresabschluss zu schaffen. Dabei werden sowohl materielle Vermögensgegenstände, wie Waren, Maschinen oder Rohstoffe, als auch immaterielle Werte und Verbindlichkeiten durch zählen, messen, wiegen oder schätzen erfasst. Die Inventur ist essenziell, um die Übereinstimmung zwischen Buchwerten und tatsächlichem Bestand sicherzustellen, Transparenz zu gewährleisten und rechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Jeder Kaufmann ist nach § 1 HGB verpflichtet, bei Geschäftseröffnung und am Ende eines Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen. Freiberufler und Unternehmer, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind davon ausgenommen, außer sie überschreiten steuerliche Schwellenwerte (§ 141 AO): 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn. Solche Unternehmen können zwischen doppelter Buchführung mit Inventur und Bilanz oder einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen. Auch Nicht-Kaufleute müssen bilanzieren, wenn sie diese Grenzen überschreiten, jedoch erst nach Aufforderung durch das Finanzamt.
Arten der Inventur
Die gebräuchlichste Form ist die körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag (Stichtaginventur), beispielsweise zum Jahresabschluss am 31. Dezember. Erfolg die Inventur innerhalb von zehn bis 20 Tagen um den festgelegten Stichtag, handelt es sich um die zeitnahe Stichtagsinventur. Noch mehr Flexibilität bietet die verlegte Inventur. Diese kann innerhalb von drei Monaten vor oder maximal zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Aber auch die permanente Inventur mit zeitlicher Verteilung ist möglich, z.B. in Unternehmen mit großen Lagerbeständen.
Über das Geschäftsjahr hinweg lassen sich bei Nutzung eines Warenwirtschaftssystems wie Sage 100 Bestandaufnahmen durchführen und ein Lagerbuch sowie detaillierte Aufzeichnungen aller Zu- und Abgänge führen.
Neben der körperlichen Inventur ist auch eine Buchinventur möglich und stellt die wertmäßige Erfassung aller immateriellen Vermögenswerte aufgrund der Finanzbuchhaltung dar. Beispielsweise bei Schulden, Forderungen, Bankguthaben, Lizenzen und Patente sowie Verbindlichkeiten.
Bei der Anlageninventur erfolgt eine Bestandaufnahme des Sach- und Anlagevermögens, also der beweglichen Gegenstände aus Maschinen- und Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung.
2. Rechnungsabgrenzung zum Jahresabschluss
Der Periodenabschluss ist entscheidend für einen korrekten Jahresabschluss, da er sicherstellt, dass alle Geschäftsvorfälle der richtigen Rechnungsperiode zugeordnet werden. Ein zentrales Element dabei ist die Rechnungsabgrenzung, die zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten unterscheidet:
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP): Sie entstehen, wenn Ausgaben im aktuellen Jahr getätigt werden, die wirtschaftlich jedoch das Folgejahr betreffen. Beispielsweise eine Mietvorauszahlung im Dezember 2024 für die Monate Januar bis März 2025. Hier wird ein ARAP gebildet, um den Aufwand korrekt im neuen Jahr zu erfassen.
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP): Diese werden gebildet, wenn Einnahmen im aktuellen Jahr erzielt werden, die Leistungserbringung jedoch erst im Folgejahr erfolgt. Ein Beispiel ist eine im Dezember 2024 erhaltene Zahlung für eine Servicedienstleistung, die im auch noch im Januar 2025 erbracht wird. Ein PRAP stellt sicher, dass der Ertrag im richtigen Zeitraum verbucht wird.
Die Zehn-Tage-Regel bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) besagt, dass wiederkehrende Ein- und Ausgaben, die zwischen dem 22. Dezember und 10. Januar fließen, dem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, in dem sie verursacht wurden, wie meist Versicherungen., Telefonkosten oder Mieten.
Eine präzise Rechnungsabgrenzung gewährleistet, dass der Jahresabschluss ein realistisches Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zeichnet, indem sie Einnahmen und Ausgaben periodengerecht zuordnet. Dies ist unerlässlich für die Ermittlung des tatsächlichen Gewinns oder Verlusts und bildet die Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen.
3. Umsatzsteuervorameldung
Die Umsatzsteuervoranmeldung betrifft grundsätzlich alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, und dient der laufenden Meldung und Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Abhängig von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr muss die Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich eingereicht werden. Die Grenze ab 2025 steigt auf 9.000 € für die Pflicht zur monatlichen Voranmeldung. Abgabetermin ist der zehnte Tag im Monat. Bei Fristüberschreitungen drohen Versäumniszuschläge.
Unternehmer mit einer Jahreszahllast unter 1.000 € können von der Pflicht befreit werden und auf quartalsweise umstellen. Mit der sogenannten Dauerfristverlängerung kann ein zusätzlicher Monat für die Abgabe der Voranmeldung gewonnen werden. Hierfür muss ein entsprechender Antrag gestellt und – bei monatlicher Abgabe – eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahresumsatzsteuer geleistet werden. Die Einreichung ist nur elektronisch möglich. Dies gibt Unternehmen mehr Flexibilität bei der Abwicklung ihrer Steuerpflichten.
Auch ein Wechsel in die Ist-Versteuerung ist zum Jahreswechsel möglich. Die Umsatzsteuer wird dann erst abgeführt, wenn der Kunde bezahlt hat, anstatt bei Rechnungsstellung (wie bei der Soll-Versteuerung). Die Ist-Versteuerung erhöht die Liquidität des Unternehmens, da die Steuerzahlung nicht vor Eingang der Einnahmen erfolgt. Sie steht Kleinunternehmern, Freiberuflern und Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 600.000 € zur Verfügung und muss beim Finanzamt beantragt werden. Zudem ist eine ordnungsgemäße Buchführung, die die tatsächlichen Zahlungseingänge nachvollziehbar dokumentiert, erforderlich.
Zusammenfassende Meldung
Die zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Ergänzung zur Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und betrifft Unternehmer, die innergemeinschaftliche Lieferungen, bestimmte Dienstleistungen oder den innergemeinschaftlichen Warenverkehr innerhalb der EU durchführen.
Sie enthält eine Übersicht der verkauften Waren und Dienstleistungen in das EU-Ausland mit Angaben zu den Kunden, insbesondere deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sowie den Gesamtbetrag der an diese Kunden gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen im jeweiligen Meldezeitraum. Bei Warenlieferungen und Umsätzen über 50.000 € müssen monatliche Meldungen spätestens zum 25. des Folgemonats erfolgen, bei Warenlieferungen sowie Dienstleistungen mit einem Umsatz über 50.000 € pro Quartal kann die Meldung quartalsweise bis zum 25. des Folgemonats nach Quartalsende erfolgen. Erfolgen keine Dienstleistungen im jeweiligen Meldezeitraum, ist keine ZM notwendig. Sie erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal.
Wichtig: Die Angaben in der ZM müssen mit den Eintragungen in der UStVA übereinstimmen. Fehlerhafte oder nicht fristgerecht eingereichte Meldungen können zu Bußgeldern führen. Die ZM ist ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung der Transparenz und des steuerlichen Gleichgewichts im EU-Binnenmarkt.
Schulungen zum Jahresabschluss in ERP und Finanzbuchhaltung
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