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Kennen Sie das auch? Auf der Suche nach einer wichtigen Rechnung durchforsten Sie sämtliche Ordner und Schreibtische und fragen sich durch etliche Büros in der Hoffnung, dass diese eine Rechnung auftaucht. Zwischenzeitlich verstreichen Skontofristen und Mahngebühren entstehen. Taucht das gesuchte Dokument endlich auf, stellen Sie verärgert fest, dass die Rechnung noch lange nicht bereit ist, in den Zahlungslauf zu gehen. Es muss schließlich noch formal, sachlich und rechnerisch geprüft werden, ob die Eingangsrechnung vom Rechnungssteller korrekt gestellt wurde und ob alle steuerlich relevanten Anforderungen nach §14 UStG erfüllt sind.
Warum eine digitale Rechnungsprüfung heute wichtiger ist denn je
Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil. Doch seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland eine wichtige gesetzliche Neuerung: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten. Papierrechnungen oder unstrukturierte PDFs sind dann nur noch in Ausnahmefällen zulässig.
Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro auch elektronische Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Diese neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen machen eine digitale Rechnungsprüfung nicht nur sinnvoll, sondern zur Pflicht.
Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, denen es wichtig ist, weniger Zeit mit der Suche und Prüfung von Eingangsrechnungen zu verbringen und zugleich die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, dann ist eine digitale Rechnungsprüfung die optimale Lösung. Immer mehr Unternehmen digitalisieren Ihre interne Rechnungsprüfung und optimieren auf diese Weise die Prozesse in der Buchhaltung. Das Resultat: Automatisierte, digitale Workflows, die wertvolle Zeit und hohe Kosten sparen – und das alles ohne Kopien und ohne Papier.
Manuelle Rechnungsprüfung – kein Ende in Sicht
Bevor wir näher auf die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung eingehen, nehmen wir den Prozess einmal genauer unter die Lupe, um den Nutzen dieses Bausteins der digitalen Transformation zu verstehen.
Üblicherweise müssen Eingangsrechnungen formal und rechnerisch vor ihrer Freigabe gecheckt werden. Dies wird in der Regel von der Buchhaltung vollzogen. Dort werden die Belege erfasst, überprüft, bezahlt, archiviert und verwaltet. In der Realität sind jedoch oftmals mehrere Personen in den Prozess der Rechnungsprüfung involviert. Diese prüfen manuell, ob die Rechnung so in die Saldierung übergehen kann. Neben der formalen und rechnerischen Prüfung kommt die sachliche Rechnungsprüfung hinzu. Dabei wird kontrolliert, ob die bestellte Ware im Unternehmen eingegangen ist oder ob die vereinbarte Dienstleistung stattgefunden hat. Des Weiteren wird die Richtigkeit der Artikel genauso wie Anzahl und Höhe der berechneten Preise kontrolliert.
Die manuellen Prüfungen und Abstimmungen verzögern oftmals die Freigabe und sind alles andere als effizient. Es geht viel Zeit verloren und lässt sich schwer nachvollziehen, bei welchem Mitarbeiter die Rechnung gerade auf dem Schreibtisch liegt.
Gamechanger digitale Rechnungsprüfung
Und hier kommt die digitale Rechnungsprüfung ins Spiel! All diese schleppenden Prozesse können mit Hilfe einer digitalen Rechnungsprüfung optimiert werden, wodurch Kosten eingespart, Mitarbeiter entlastet und Ressourcen geschont werden. Schon alleine diese drei Punkte werden Ihr Unternehmen in Punkto Prozessoptimierung wortwörtlich bereichern – mal ganz abgesehen von dankbaren Mitarbeitern, die ihre Zeit nicht mehr mit der Suche nach Papierdokumenten verbringen müssen. Die digitale Rechnungsprüfung ist die optimale Lösung, wenn es darum geht, Ihrem Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, Rechnungen elektronisch zu transportieren, digital freizugeben und automatisch in den Zahlungslauf zu übergeben.
Technologische Weiterentwicklungen für die digitale Rechnungsprüfung
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten heute erweiterte Funktionen, die über das reine Scannen hinausgehen. Dazu gehören:
OCR-Texterkennung zur automatischen Erfassung und Indexierung von Rechnungsdaten, die Fehler bei der manuellen Eingabe minimiert.
Automatisierte Workflows, die den Freigabeprozess beschleunigen und für eine höhere Transparenz sorgen.
Nahtlose Integration mit ERP-Systemen, um Daten schnell und sicher in den Zahlungslauf zu überführen.
Diese Technologien steigern die Effizienz und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
GoBD 2025 – Neue Archivierungsanforderungen
Seit Juli 2025 gelten zudem aktualisierte Regeln für die Archivierung von elektronischen Rechnungen (GoBD 2025):
E-Rechnungen müssen im Originalformat (meist XML) archiviert werden; eine zusätzliche Ablage als PDF ist nicht mehr zwingend erforderlich.
Für Ausgangsrechnungen reicht es, eine identische Kopie auf Abruf bereitstellen zu können, eine doppelte Archivierung entfällt.
Diese Neuerungen vereinfachen die Compliance und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
Nimm zwei!
Um einen transparenten, effizienten und vor allem schnellen digitalen Workflow zu gewährleisten, gibt es die digitale Rechnungsprüfung in der Regel in zwei Varianten:
Sage 100 Add-On (Integration ohne DMS möglich)
Mit der Sage 100 Rechnungsprüfung werden viele manuelle Tätigkeiten mit wenig Aufwand digitalisiert – und vor allem schnell und kostengünstig implementiert. Digitalisierte Arbeitsschritte übernehmen die formelle und inhaltliche Kontrolle aller Rechnungen, beschleunigen den internen Freigabeprozess und erhöhen die Transparenz. Eine anschließende Dokumentenübergabe an ein DMS ist möglich.DMS-Integration inklusive OCR-Texterkennung und Verschlagwortung
Die im DMS eingepflegten Stammdaten des Unternehmens bilden die technische Grundlage. Es findet ein Abgleich dieser Daten mit der Rechnung per OCR-Texterkennung statt. Anhand von Regeln und Mustern werden dabei Eigenschaften wie das Rechnungsdatum, der Betrag und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt. Eine automatische Erfassung und Indexierung von Daten erkennt Fehler bei der manuellen Rechnungseingabe und verhindert diese.
Aktueller Umsetzungsstand und Fazit
Trotz der Pflicht zur E-Rechnung sind laut Studien noch viele Unternehmen und Selbstständige in Deutschland im Umstellungsprozess. Das zeigt, wie wichtig es ist, die Digitalisierung der Rechnungsprüfung jetzt anzugehen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und gleichzeitig von den Effizienzvorteilen zu profitieren.
Die digitale Rechnungsprüfung ist ein Must-Have für jedes digitalisierte Unternehmen, um effektiv Ressourcen zu sparen und Kosten zu optimieren. Automatisierte und beschleunigte Prozesse verbinden Dokumente mit Aufgaben und Personen und sorgen für absolute Transparenz, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Jeder Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments ist nachvollziehbar und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.
