Cloud ERP im Unternehmen der Zukunft

In einer zunehmend digitalisierten und globalisierten Welt verschaffen sich Unternehmen mit vernetzter, flexibler Unternehmenssoftware Freiräume und erzielen Wettbewerbsvorteile, indem manuelle Prozesse automatisiert und Abläufe verschlankt werden. Als Basis für vernetzte Softwarelösungen ist eine ERP Software bestens geeignet, da sie eine einheitliche Datenbasis schafft und einen optimalen Ressourceneinsatz unterstützt. Bei der Auswahl eines ERP-Systems müssen sich Unternehmen unweigerlich mit der Frage der Bereitstellung beschäftigen. Dank moderner Technologien ist die lokale Installation auf hauseigenen Servern längst nicht mehr die einzige Option. Cloud basierte ERP-Systeme eröffnen durch schnelle, unkomplizierte Installation und Nutzung völlig neue Möglichkeiten. Cloud ERP bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Chance, sich zukunftsorientiert auszurichten. Die IT-Spezialisten der DPS BS beraten Sie gerne, welche Möglichkeiten es für die Bereitstellung Ihrer Business Software gibt und wann Cloud ERP die passende Lösung für Sie ist.

Was unterscheidet ein Cloud ERP-System von der klassischen ERP-Software?

Der Funktionsumfang beider Varianten ähnelt sich in der Regel stark. Ein ERP-System eignet sich in beiden Ausführungen hervorragend, um Warenströme und Kernprozesse im Unternehmen digital abzubilden, manuelle Abläufe zu automatisieren und Ressourcen auf diese Weise bestmöglich einzusetzen und zu steuern. Der wesentliche Unterschied liegt in der Form der Bereitstellung. Im traditionellen Modell erwirbt das Unternehmen bei einem Softwarehersteller eine Lizenz für die gewünschte Software und installiert diese lokal (on-premise) auf den eigenen Servern. Eine entsprechende IT-Infrastruktur, die den Systemvoraussetzungen der Software entspricht, muss inklusive sämtlicher Hardwarekomponenten und Sicherheitsvorkehrungen im Unternehmen vorhanden sein. Ebenso trägt das Unternehmen die Verantwortung für die korrekte Lizenzierung aller zugehörigen Komponenten (z.B. Microsoft SQL-Datenbankserver). Einmal in Betrieb, ist es notwendig, die Software durch fachkundiges Personal regelmäßig zu warten und ggf. auftretende Störungen zu beheben. Für Firmen, die ihre Business Software im eigenen Unternehmen betreiben, steht die DPS BS als Software Partner und Berater in Sachen Lizenzierung und notwendiger Hardware bereit.

Im Gegensatz dazu basiert ein Cloud ERP-System auf einer Technologie, die es dem Hersteller erlaubt, die Software internetbasiert in der Cloud bereitzustellen. Unternehmen erwerben lediglich eine Mietlizenz gegen eine monatliche Gebühr und sind in der Lage, die Software über einen Webzugang zu nutzen. Aufgrund der Bereitstellung über das Internet ist häufig von Online ERP-System die Rede. Der ERP Cloud Anbieter ist für die Verfügbarkeit, Verwaltung und korrekte Lizenzierung der Software zuständig. Im Unternehmen selbst entfällt dadurch jeglicher Installations- und Wartungsaufwand.

ERP Software aus der Cloud: Flexibel und skalierbar.

Cloud ERP punktet dabei vor allem durch diese Merkmale:

• Die webbasierte Technologie erlaubt einen dezentralen Zugriff auf die Software – jederzeit von jedem Ort.
• Cloud ERP ist einfach skalierbar und wächst flexibel mit den Anforderungen eines Unternehmens.
• Die Investitionskosten für eine leistungsstarke IT-Infrastruktur (Server, Firewall, etc.) entfallen.
• Für den ordnungsgemäßen Betrieb und die regelmäßige Wartung ist bei Cloud ERP kein zusätzliches IT-Fachpersonal im Unternehmen notwendig.
• Die Performance von Cloud ERP hängt lediglich von der Leistung der Internetverbindung und nicht von der eingesetzten Hardware ab.
• Die Softwarenutzung basiert auf kalkulierbare monatliche Kosten.

Cloud ERP ermöglicht es Unternehmen, den vollen Leistungsumfang eines ERP-Systems für jeden Mitarbeiter an jedem Ort performant bereitzustellen und das System mit wachsenden Anforderungen flexibel zu skalieren.

Ungeachtet der Vorteile steigt mit einem ERP in der Cloud die Abhängigkeit von externen Herstellern bzw. Dienstleistern, da der Geschäftsbeziehung ein dauerhaftes Zahlungsmodell sowie eine Abhängigkeit in Hinblick auf Wartung und Betrieb zugrunde liegt. Eine weitere Hemmschwelle ist die Speicherung von sensiblen Unternehmensdaten außerhalb des Betriebs in der Cloud. Außerdem lassen sich zwar Softwarelösungen neuerer Generationen, wie z.B. Business Intelligence Systeme, relativ leicht an ein Cloud ERP-System anknüpfen. Bei bereits vorhandenen Lösungen im Unternehmen ist die Anbindung jedoch häufig komplex.

Rechnungswesen & Warenwirtschaftssystem aus der Cloud oder doch lieber on-premise?

Steht ein Wechsel oder die Einführung eines neuen ERP-Systems an, ist ein günstiger Zeitpunkt gekommen, um die Vor- und Nachteile von Cloud ERP abzuwägen. Ob Cloud ERP für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt stark von den jeweiligen Gegebenheiten, z.B. in Hinblick auf die bisher eingesetzte Lösung und die vorhandene IT-Infrastruktur ab. Verfügen Sie über eine solide Infrastruktur, eigenes IT-Fachpersonal oder einen verlässlichen IT-Dienstleister, spricht nichts dagegen, die Software auch weiterhin lokal zu betreiben. Streben Sie jedoch eine Entlastung Ihrer Infrastruktur und eine modernere, skalierbarere ERP-Lösung an, die sich leicht mit neuen Technologien verknüpfen lässt, ist Cloud ERP eine gute Wahl. Nicht alle Softwarehersteller bieten schon heute ein Online ERP-System an. Daher gilt es zunächst herauszufinden, ob Ihr Hersteller Cloud ERP bereitstellt oder welche alternativen Anbieter infrage kommen. Besonders vorsichtig sollten Firmen sein, deren bisherige Software durch kundenspezifische Programmierungen einen hohen Individualisierungsgrad aufweist. Bei individuellen Programmierungen, die über den Standard-Funktionsumfang hinausgehen, ist ein Umstieg auf Cloud ERP mit höherem Aufwand verbunden. Hier gilt es abzuwägen, ob sich der Aufwand letztendlich lohnt und ob alle Funktionen im gleichen Maße abgebildet werden können.

Für Unternehmen, die die Vorteile der Cloud nutzen möchten, deren Software jedoch einen hohen Individualisierungsgrad aufweist oder deren Hersteller bisher noch kein Cloud ERP anbietet, gibt es die Möglichkeit, die Software im Rahmen eines Hosting Services auszulagern. Hierbei wird die Software lokal auf Servern eines IT-Dienstleisters installiert und über die Cloud zur Nutzung bereitgestellt. Der Dienstleister stellt die nötige Infrastruktur zur Verfügung und gewährleistet den performanten Betrieb sowie die Wartung. Dieser Service ermöglicht es Kunden, jede Software-Variante als Dienstleistung aus der Cloud zu nutzen. Die ERP-Software Sage 100 steht in der heutigen Ausführung beispielsweise als reine on-premise Version zur Verfügung, lässt sich aber mithilfe des Hosting Services trotzdem bequem aus der Cloud abrufen – ganz ohne eigene IT-Infrastruktur und Wartungsaufwand. Die IT-Experten der DPS BS betreiben für die generelle Verfügbarkeit der ERP Cloud als SaaS (Software-as-a-Service) zwei Rechenzentren in Deutschland. Wir bieten Unternehmen entsprechend ihrer Bedürfnisse und des Budgets ein individuelles Betreuungskonzept für die Nutzung von Business Software aus der Private Cloud. Ein weiterer Pluspunkt: Im Rahmen der Komplettbetreuung trägt die DPS BS bei ERP Hosting die Verantwortung für eine korrekte Lizenzierung aller Komponenten. Für Kunden entfällt das Risiko von Zusatzkosten durch eine Falschlizenzierung.

Das A und O bei Cloud ERP: Sicherheit.

Bei der Auswahl eines Cloud ERP-Systems gelten in Hinblick auf die Sicherheit die gleichen Richtlinien wie bei der Inanspruchnahme eines Hosting Services. Sowohl bei der Nutzung von Cloud ERP als auch bei SaaS können beim Hersteller Informationen über den Cloudtyp (Public, Privat, Hybrid) und die jeweiligen Sicherheitsvorkehrungen eingeholt werden. Angesichts der enorm steigenden Zahlen von Cyberkriminalität sollten die Unternehmensdaten vom Cloud ERP Anbieter mit IT-Sicherheitsmaßnahmen auf dem höchsten Niveau vor Missbrauch oder Diebstahl geschützt werden. Selbstverständlich sollte außerdem die Einhaltung der DSGVO und damit einhergehend der Betrieb von Rechenzentren im europäischen Raum sein. Zur Gewährleistung maximaler Datensicherheit schützt die DPS BS Hosting-Kunden mit einem vollumfänglichen Sicherheitskonzept und steht in permanentem Austausch mit Datenschutzspezialisten, um auf gesetzliche Änderungen sofort reagieren zu können.

Die Kosten für eine ERP-Cloud Lösung variieren je nach genutzten Modulen, Anzahl der User und Cloudtyp. Pro User und Modul wird in der Regel ein fester Betrag pro Monat für die Nutzung der Cloud ERP-Software berechnet. Dies hat den Vorteil, dass Unternehmen nur das bezahlen, was sie wirklich benötigen. Der Nutzungsumfang ist beliebig skalierbar. Für Unternehmen, die einen Hosting Service in Anspruch nehmen und den Softwarebetrieb an einen Dienstleister auslagern, fallen zusätzliche monatliche Gebühren für die Cloud-Bereitstellung der ERP-Software an.