La Vida Pflegepartner - Optimierung der Personalabrechnung mit der Sage HR Suite

Die La Vida Pflegepartner GmbH ist Betreiber von Pflegeeinrichtungen in Niedersachsen und im nördlichen Nordrhein-Westfalen. Die Unternehmensgruppe bietet als Betreiber Langzeitpflege, eingestreute Kurzzeitpflege und vereinzelt auch Tagespflege an. Nach dem Leitspruch „Pflege ist für uns Vertrauenssache“ werden die Bedürfnisse der Pflegebedürftigen von der Planung der Pflegeeinrichtungen bis zur Mitarbeiterwahl optimal berücksichtigt.

Aufgrund des starken Wachstums und der Neugründung der Gruppe wurde im Frühjahr 2020 ein neues, performantes Personalabrechnungssystem notwendig. Die Sage HR Suite wurde dank eines strukturierten Projektplans und der engagierten Mitarbeit der Anwender schnell eingeführt. Mit digitalen Prozessen leistet die Software einen wesentlichen Beitrag zur Senkung des Arbeitsaufwands bei der Lohnabrechnung von über 300 Mitarbeitern.

Firmenname La Vida Pflegepartner GmbH
Standort Ochtrup
Branche Gesundheit/Pflege
Mitarbeiterzahl ca. 300
Betreuung seit Juni 2020
Projektfokus HR

“Durch die langjährige und gute Zusammenarbeit haben wir mit der DPS BS einen Partner an der Seite, der uns stets unterstützt und dabei hilft, auch im Bereich der Mitarbeitermotivation und Bindung durch eine komfortable und übersichtliche Lohn- und Gehaltsabrechnung immer ein Stück besser zu sein als die anderen.“

 

Michael Wolpers, La Vida Pflegepartner GmbH

Projektverlauf

Herausforderung

Die Sage HR-Software war für den Personalverantwortlichen bei La Vida kein Neuland mehr –bereits in der Vergangenheit konnten positiven Erfahrungen mit der Software Sage und DPS BS als Partner in Zusammenarbeit mit einem deutschen Wohlfahrtsverband gesammelt werden. Als die La Vida Pflegepartner GmbH nach der Neugründung und einer starken Wachstumsphase auf die Suche nach einem leistungsstarken Abrechnungssystem ging, war die Sage HR Suite die erste Wahl. Bisher führte das Unternehmen die Personalabrechnung mit einer externen Steuerberatung durch – der manuelle Aufwand durch Prüfung und Korrekturen war mit einer steigenden Mitarbeiterzahl für die HR-Mitarbeiter zu einer Belastung geworden.

Klare Ziele

Die wesentlichen Ziele für die Einführung der Sage HR Suite waren eine erhebliche Erleichterung der monatlichen Arbeiten durch digitale Prozesse und ein verlässliches System, das gemeinsam mit dem Unternehmen wächst. Die schnelle Einführung und Sicherstellung einer leistungsfähigen Personalabrechnung im Rahmen einer stark wachsenden Unternehmung waren dabei Voraussetzung.

Strukturiere Integration

Für die Einführung der Software wurde ein klassischer Projektaufbau gewählt. Da kein Vorsystem im Einsatz war, entfiel eine Datenübertragung und die Berater starteten mit der Installation der Software und Einbindung der Datenbank. Es folgte die Anlage der Clients, Mandantenkonfiguration mit Krankenkassen und Lohnarten. Anschließend wurden alle Arbeitnehmer angelegt und eine Testabrechnung durchgeführt.

Mit einer Begleitung bei der Echtabrechnung durch die DPS BS Berater endete das Projekt, und die Mitarbeiter konnten sich dank der intuitiven Programmoberfläche, der strukturierten Abrechnungsroutinen und eines komfortablen Meldeservices in kurzer Zeit in das Programm einarbeiten. Die Verantwortlichen von La Vida wurden befähigt, selbstständig neue Mitarbeiter in der Software anzulegen und nutzen auf diese Weise ein Programm, das mitwächst.

Stark für die Zukunft

Mit der La Vida Pflegepartner GmbH wurden zur Aufwandsreduzierung fortan weitere Digitalisierungschancen u. a. durch die Konfiguration des digitalen Dokumentenversands für die Lohnscheinbereitstellung und der Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle genutzt. Auf Grund der Vorkenntnisse und einer äußerst engagierten Mitarbeit konnte die Einführung der Personalabrechnungssoftware zu einem Drittel des geschätzten Dienstleistungsaufwands realisiert werden.

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