Gustav Epple digitalisiert mit der Sage HR Suite die gesamte Personalarbeit

Die Gustav Epple Bauunternehmung GmbH blickt auf über 100 Jahre Firmengeschichte zurück und ist seit jeher ein großer Name unter den mittelständischen Baufirmen. Dem Leitgedanken Anders.Bauen. folgend versteht Gustav Epple Bauen als nachhaltige Investition. Von der Idee über die Planung bis zur Schlüssel-übergabe realisiert das Unternehmen Projekte mit einer innovativen, ökologischen und kreativen Herangehensweise. An vier Standorten in Deutschland arbeiten interdisziplinäre Teams an Projekten für öffentliche Gebäude, Schulen, Krankenhäuser sowie Wohn- und Bürogebäude. Für eine verlässliche Entgeltabrechnung der 160 Mitarbeiter:innen und ein nachhaltiges Personalmanagement setzt Gustav Epple auf die Sage HR Suite. Seit der Einführung der Software im August 2020 sind dem HR-Team große Digitalisierungs- und Optimierungsschritte in der gesamten Personalarbeit gelungen.

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Firmenname Gustav Epple Bauunternehmung GmbH
Standort Stuttgart
Branche Bauhauptgewerbe
Mitarbeiterzahl 160
Betreuung seit Juli 2020
Projektfokus HR

„Im Nachhinein bin ich sehr froh, dass es Sage geworden ist. Das Programm ist wirklich an­wenderfreundlich, alle Aufgaben lassen sich ohne viele Zwischenschritte erledigen und wir hatten eine tolle Betreuung während der Einführung. Dadurch, dass wir die Abrech­nung nun intern implementiert haben, sind wir viel flexibler und können besser planen.““

 

Matthias Klenk, Gustav Epple Bauunternehmung GmbH

Projektverlauf

Ausgangssituation

Matthias Klenk, im HR-Team verantwortlich für die Entgeltabrechnung, erzählt von seiner Anfangszeit: „Ziel war es, die Abrechnung für mehr Flexibilität und schnellere Reaktionszeiten vollständig ins Unternehmen zu holen. Bis dahin wurde die Abrechnung intern nur vorbereitet und an den Steuerberater übergeben.“ Neben der Reintegration der Entgeltabrechnung war die Digitalisierung im Personalmanagement eines der Hauptziele der Softwareeinführung. Hier bot sich aufgrund einer Vielzahl an anlogen Prozessen ein großes Optimierungspotential. Anne Linke, bei Gustav Epple für Personalmanagement und -controlling verantwortlich, erklärt die Beweggründe: „Vor der Einführung wurde sehr viel mit Papierakten gearbeitet. Auch Urlaubsanträge wurden in Papierform ausgefüllt. So ein Zettel geht gerne mal verloren und die Verwaltung mit Excellisten war fehleranfällig. Wir haben die Einführung von Sage genutzt, um interne Strukturen und Prozesse zu hinterfragen und neu aufzubauen.“

Erfolgreiche Softwareeinführung

Die Einführung der Sage HR Suite mit DPS BS als IT-Partner lief reibungslos innerhalb weniger Monaten ab. Da die Entgeltabrechnung im Baugewerbe komplexe und zeitintensive Aufgaben mit sich bringt, wurde als erstes Modul die Personalabrechnung eingeführt. Dass die Software die spezifischen Anforderungen gut abbilden kann, erleichtert Matthias Klenk die monatliche Abrechnung.

Digitale Verwaltung & Entwicklung

Seit Herbst 2020 nutzt das HR-Team zudem das Modul Personalmanagement mit der digitalen Mitarbeiterakte und dem Mitarbeiterportal. Die digitale Verwaltung der Mitarbeiter:innen reduziert die anfallenden Papierunterlagen, erleichtert administrative Tätigkeiten und verkürzt die Wege. Anna Onikova, bei Gustav Epple verantwortlich für Personalentwicklung, berichtet: „Es ist alles viel einfacher und nachhaltiger. Ich kann die Personalakte jederzeit von jedem Ort öffnen, um z.B. ein Gespräch vorzubereiten. Hierfür benötige ich nicht mehr die analoge Akte.“ Anne Linke ergänzt: „Noch dazu haben wir jetzt viel mehr Daten für Auswertungen zur Verfügung. Die Personalkostenplanung bilden wir bereits ab, an weiteren Auswertungen arbeiten wir gerade.“

Gemeinsam vorwärts

Die Angestellten auf der Digitalisierungsreise mitzunehmen, gehört zu den zentralen Aufgaben des HR-Teams. Darauf legt das Team einen besonderen Fokus, informiert über das Intranet zu Umstellungen oder neuen Funktionen und bietet Schulungen an. Die Mitarbeiter:innen von Gustav Epple stehen Neuerungen positiv gegenüber und tragen zum Erfolg bei. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen die Digitalisierung gut an und lassen sich darauf ein. Fragen und Feedback gibt es natürlich, aber keine ablehnenden Aspekte,“ erzählt Matthias Klenk.

Moderne Personalarbeit

Das erfolgreiche Miteinander ist sicherlich auch dem Engagement zu verdanken, mit dem das HR-Team der Personalarbeit nachgeht. Es wird nicht nur auf eine beständige Kommunikation Wert gelegt, sondern auch auf die messbare Personalentwicklung. Mit dem Aufbau von Karrierepfaden und eines eigenen Schulungskatalogs in der Sage HR Suite bindet Gustav Epple Fachkräfte nachhaltig und schafft spannende Perspektiven. Anna Onikova zeigt sich zufrieden: „Für unsere Unternehmensgröße ist das nicht selbstverständlich. Wir freuen uns, dass die Geschäftsleitung es uns ermöglicht hat, die Strukturen entsprechend aufzubauen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieses Angebot zu machen.“

Trotz der Erfolge ist an Stillstand nicht zu denken: In regelmäßigen Terminen bespricht das Team neue Prozesse mit den DPS BS Consultants und entdeckt immer neue Potentiale, die die Personalarbeit noch moderner und effizienter gestalten.

Projekte von Gustav Epple (Auszug):

Berliner Volksbank - Neubau mit historisch anmutender Fassade in Potsdam
Infinity Office in Düsseldorf - Höchste Maßstäbe in Bezug auf moderne, repräsentative Arbeitswelten
LIVING ISAR in München - 423 Wohnungen für harmonisches Wohnen und Leben an den Isarauen

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