Frankfurter Leben - Anpassungsfähig mit schlanken Prozessen in der Lohnabrechnung

Die Frankfurter Leben Gruppe hat sich darauf spezialisiert, Lebensversicherungsbestände von anderen Versicherungen zu übernehmen und diese weiter zu verwalten. Die Sicherheit und Zuverlässigkeit spielt bei der Verwaltung der Versicherungsverträge eine entscheidende Rolle für die Kundenzufriedenheit und wird durch eine moderne IT-Infrastruktur abgesichert.

Durch die Integration von Versicherungsunternehmen in die Unternehmensgruppe werden Mitarbeiter in die Abrechnung der Gruppe überführt und aufgrund unterschiedlicher Abrechnungsmodelle ergeben sich daraus komplexe Herausforderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit dem Einsatz der Sage HR Suite konnte die Frankfurter Leben Gruppe ihre Prozesse verschlanken und kombiniert mit BPO-, und Hosting-Dienstleistungen ein verlässliches und sicheres System aufbauen, das flexibel mitwächst.

Firmenname Frankfurter Leben Holding GmbH & Co. KG
Standort Bad Homburg, Bremen, München
Branche Versicherungen
Mitarbeiterzahl 200
Betreuung seit Oktober 2015
Projektfokus HR, BPO, Hosting

„Die DPS BS bietet uns eine ganzheitliche Betreuung in den Bereichen HR und Hosting. Dadurch haben wir einen Partner an unserer Seite, der die Anforderungen unseres Unternehmens an eine Software optimal abdeckt.“

 

Marco Meenzen, Frankfurter Leben Holding GmbH & Co.KG

Projektverlauf

Anforderungen

Das Unternehmen ist durch die Personalmesse „Personal Süd“ auf die DPS Business Solutions aufmerksam geworden und war auf der Suche nach einem neuen Abrechnungssystem mit integrierter Zeiterfassung. Das Leistungsspektrum aus Sage HR Suite, ausgelagerter Lohnabrechnung und Hosting konnte im Auswahlprozess für eine neue Software überzeugen.

Projektstart

Die Frankfurter Leben Gruppe hat in der Vergangenheit die Software eines anderen Herstellers für die Lohnabrechnung genutzt, daher wurden nach Projektstart die Daten aus dem Vorsystem übertragen. Ziel war es, den gewohnten Funktionsumfang in einer neuen Softwareumgebung darzustellen. Gleichzeitig wurden beim Softwareumstieg 100 Mitarbeiter aus einer kürzlich in die Unternehmensgruppe integrierten Versicherung, in das Abrechnungssystem übernommen.

Projektverlauf

Zur bestmöglichen Nutzung der vorhandenen Ressourcen und für maximale Verlässlichkeit bei der Lohnabrechnung, hat sich die Frankfurter Leben Gruppe für die Auslagerung der Abrechnung an die DPS BS entschieden. Um den Umstieg möglichst reibungslos und komfortabel zu gestalten, wurde zu diesem Zweck bereits während des laufenden Softwareprojekts ein Abrechnungsmitarbeiter der DPS BS festgelegt, der von Beginn an als persönlicher Ansprechpartner zu Abrechnungsfragen zur Seite stand. Dadurch konnten die speziellen Konfigurationen der Sage HR Suite für Spezifika im Tarifwerk live von den Abrechnern verfolgt und die Lohnabrechnung später ohne Zeitverzögerung oder zusätzliche Einarbeitungszeit durchgeführt werden.

Projektende

Nach erfolgter Testphase wurde die Sage HR Suite pünktlich zur Übernahme der Mitarbeiter erfolgreich in Betrieb genommen.

Durch den Zukauf einer weiteren Versicherung Ende 2018, wurden in einem zweiten Projekt alle Mitarbeiter und Betriebsrentner der Versicherung in das Live-Abrechnungssystem übernommen und eine neue Struktur mit neuen Konditionen und Vertragsdaten nahtlos integriert.

Skalierbarkeit der HR-Software

Nicht nur das Onboarding von über 200 Mitarbeitern durch eine Firmenübernahme klappte reibungslos, sondern auch die Inbetriebnahme der digitalen Personalakte. Durch Scannen aller Mitarbeiterakten wurde vollständig auf die digitale Personalakte umgestiegen und alle relevanten Informationen sind mit der Volltextsuche schnell und digital abrufbar.

„Wir haben noch nie einen so geräuschlosen Ablauf der Implementierung einer digitalen Personalakte (DMS) erfahren. Insbesondere die vordefinierten Aktenkategorien sind für uns im Mittelstand extrem hilfreich“, berichtet Personalleiter Herr Meenzen.

Fazit

Gewohnter Komfort und höchste Sicherheit

Für die HR-Mitarbeiter der Frankfurter Leben Gruppe ist es möglich geworden, durch die ausgelagerte Lohnabrechnung Sicherheit und Komfort zu gewinnen und trotzdem volle Kontrolle und Zugriff auf die Abrechnungsdaten und Module der Software zu haben.

Dank des modularen Aufbaus der Sage HR Suite konnten Module flexibel ergänzt werden. Das Zeitmanagement erleichtert die korrekte Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten und spart manuellen Kontrollen. Das Modul Personalmanagement unterstützt das HR-Team bei der Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmensgruppe und erleichtert eine effiziente Verwaltung von Qualifikationen und Weiterbildungen.

Allen Mitarbeitern kann der Komfort eines Mitarbeiterportals zur Verfügung gestellt werden und damit einen wichtigen Beitrag zu selbstbestimmten Arbeiten leisten.

Im Rahmen der Komplettbetreuung wird die Software im Rechenzentrum der DPS BS gehostet und es entfällt Wartungs- und Administrationsaufwand für die IT-Infrastruktur und die sensiblen Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt.

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