Einführung der Sage HR Suite für die Abrechnung von 3.200 Mitarbeiter:innen

Der Arbeiterwohlfahrt Bezirksverband Niederbayern/Oberpfalz e.V. umfasst die Regierungsbezirke Niederbayern und Oberpfalz und gliedert sich in 19 Kreisverbände mit insgesamt 91 Ortsvereinen. Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) ist ein Mitgliederverband, der sich an den Werten Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit und Gerechtigkeit orientiert. Die AWO bietet soziale Dienstleistungen von hoher Qualität und der Bezirksverband ist Träger einer Vielzahl von  Senioren-, Kinder- und Jugendeinrichtungen. Für die Lohnabrechnung der 3.200 Mitarbeiter:innen wird seit Anfang 2022 die Sage HR Suite eingesetzt.

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Firmenname AWO Bezirksverband Niederbayern/Oberpfalz e.V.
Standort Regensburg
Branche Soziales
Mitarbeiterzahl 3200
Betreuung seit Juni 2020
Projektfokus HR

Projektverlauf

Projektauftakt

Im Juni 2021 fiel für Bettina Renner und ihr Team der Startschuss für die Einführung der Sage HR Suite. Das Wartungsende der bisher eingesetzten Abrechnungssoftware erforderte einen Softwarewechsel. Erfahrungswerte mit Sage erleichterten die Suche: „Eine Kollegin hat schon früher mit Software von Sage gearbeitet. Daher kam das Programm ins Gespräch. Wir haben uns auch andere Anbieter angesehen, aber für uns war Sage die wirtschaftlichste Lösung, die unseren Bedürfnissen am besten entsprochen hat“, erzählt Bettina Renner. 

Erfolge

Nach dem Kick-off Workshop und einer erfolgreichen Datenmigration folgte die Anlage von Lohnarten, Kostenstellen, Tariftabellen, Schwerbehindertenabgaben und weiteren Voreinstellungen. Keine einfache Aufgabe bei 45 Mandanten, die nötig sind, um die Spezifikationen der einzelnen Einrichtungen abzubilden. Die Einführung der Software neben dem Tagesgeschäft verlangte dem Team einiges ab, mit der geglückten Live-Abrechnung im Januar machte sich die Arbeit jedoch bezahlt. „Die erste Live-Abrechnung im Januar war schon aufregend, aber angesichts der Masse hat es gut funktioniert. Im Februar hat Frau Schwarz von der DPS BS die Abrechnung nochmal begleitet und seit März machen wir es alleine. Das ging wirklich schnell und wir haben uns während des gesamten Projekts in guten Händen gefühlt“, berichtet Bettina Renner.

Ausblick

Mit der Sage HR Suite ist der Grundstein für die Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe in der Personalabteilung im AWO Bezirksverband gelegt. In der nächsten Etappe steht die Einführung des Mitarbeiterportals für die digitale Bereitstellung von Lohnscheinen und Bescheinigungen an.

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