eCOUNT Electronic GmbH - Effizient arbeiten mit einer ausgelagerter IT-Infrastruktur

Die eCOUNT Electronic GmbH ist Distributor für elektrische Bauteile mit Sitz in München. Das Unternehmen hat sich insbesondere bei der Beschaffung von abgekündigten oder schwer zu beschaffenden Bauteilen als professioneller Partner etabliert. Mit einem internationalen Einkaufsnetz und zertifizierter Qualität unterstützt eCOUNT seine Kunden von der Projektidee bis zur Fertigung. Für bestmögliche Serviceleistungen u.a. durch Mengenkontrakte mit just-in-time Lieferungen sowie Konsignationslagern ist ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem und eine zuverlässige IT-Infrastruktur elementar.

2018 hat sich das Unternehmen entschieden, die lokale IT aufzulösen.

Firmenname eCOUNT Electronic GmbH
Standort München
Branche Handelsvermittlung von elektrotechnischen und elektronischen Erzeugnisse
Mitarbeiterzahl 30
Betreuung seit 2018
Projektfokus IT, Hosting, ERP

“Im Nachhinein muss man sagen, dass unser Timing absolut ideal war. Genau zu dem Zeitpunkt, als pandemiebedingt Themen wie HomeOffice oder mobiles Arbeiten essentiell wurden, hatten wir über die DPS BS ein gehostetes System, das sehr stabil läuft. Alle für unser Unternehmen wichtige Komponenten – vom Rechnungswesen bis zur Telefonanlange – greifen reibungslos ineinander.“

 

Michael Lehner, eCOUNT Electronic GmbH

Projektverlauf

Herausforderung

eCOUNT nutzte bereits seit einigen Jahren die Sage 100, bevor 2018 die Entscheidung fiel, neben dem ERP-System die komplette IT-Infrastruktur an die DPS BS auszulagern. Das Unternehmen strebte einen Wechsel vom bestehenden IT-Dienstleister an. Einhergehend sollten nicht nur Rechnungswesen, Warenwirtschaft und xRM, sondern auch Telefonanlage, Filespeicher, Virenschutz sowie E-Mailserver in das Hosting der DPS BS überführt werden. Die zentrale Herausforderung lag darin, ein System aufzubauen, das gleichzeitig redundant und flexibel ist, und darüber hinaus ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis bietet. Ein weiterer entscheidender Punkt für die Hosting-Lösung der DPS BS war die Bereitstellung des neuen Systems mit einer minimalen Ausfallzeit für den produktiven Betrieb.

Klare Ziele

Systemseitig war das übergreifende Ziel, dass das ganze Unternehmen „hardwarefrei“ wird. Das neue System sollte hochverfügbar und flexibel von überall (mobil) nutzbar sein. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen sollten die MitarbeiterInnen effizienter arbeiten können.Darüber hinaus wollte sich eCOUNT weder auf ein reines IT-Systemhaus, noch auf einen ERP-spezialisierten Partner verlassen, sondern alle Themen zentral aus einer Hand haben.

Umstieg Schritt für Schritt

Um einen nahtlosen Umstieg mit möglichst geringer Ausfallzeit zu gewährleisten, wurde im ersten Schritt das neue System im Doppelbetrieb zur bestehenden Struktur bereitgestellt. Das Herzstück, die Sage 100, war im neuen System bereits komplett integriert und nach Konfiguration und erfolgreichen Tests konnte die ursprüngliche ERP-Software zügig abgelöst werden.

Anschließend folgte die Überführung der E-Mailserver in das Rechenzentrum der DPS BS. Zeitgleich wurden alle MitarbeiterInnen entweder mit einem neuen PC oder mit einem neuen Notebook ausgestattet. Diese wurden vorkonfiguriert und ohne Verbindung zur vorhandenen lokalen IT ausgeliefert. Ein wichtiger Teil dabei war das Rollout des zentral verwalteten Virenschutzes.

In der letzten Phase des Outsourcings wurde die bisherige ISDN-Telefonanlage von einer neuen VOIP-Telefonanlage abgelöst und im Hosting integriert. eCOUNT nutzt eine moderne Telefonie-Software inklusive der nötigen Hardware wie Headsets und Standtelefone.

Nachhaltiger Erfolg

In der veranschlagten Projektlaufzeit ist es gelungen, die gesamte lokale IT-Infrastruktur inkl. ERP-System ohne nennenswerte Ausfallzeiten in das Hosting der DPS BS zu integrieren. Durch die Flexibilität des Hostingsystems und die projektierte gemeinsame Anpassung der internen Prozesse konnten MitarbeiterInnen von IT-Tätigkeiten entlastet und ihnen ein effizienteres Arbeiten ermöglichst werden.

Mit der DPS BS hat eCOUNT den gewünschten alleinigen Ansprechpartner – ob es sich nun um ein Thema im Bereich ERP oder z.B. dem Exchange-Server oder einer Kombination wie der Anbindung der Sage 100 an Outlook handelt. Zudem stellt diese Konstellation die insgesamt kostengünstigste Lösung für eCOUNT dar.

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