digitale personalakte
Gehen Sie den smarten Schritt in die Digitalisierung Ihres Personalwesens
Digitale personalakten
Willkommen im modernen, digitalen HR-Zeitalter!
Aktenordner adé: Mit der Einführung einer digitalen Personalakte – auch elektronische Mitarbeiterakte – profitieren Sie von einem zentralen und vollständigen Dokumentenarchiv zu Ihren Mitarbeitern, das die HR-Verantwortlichen entlastet.
Die digitale Personalakte (dPA) ist ein Zusatzpaket der Sage HR Suite. Anwender profitieren dadurch von einer schnellen Implementierung!
State of the art
Die Digitalisierung schafft moderne, durchgängige Prozesse und reduziert den Verwaltungsaufwand. Mit digitalen Personalakten können Sie die Digitalisierung in Ihrem Personalbereich starten.
Zentral & aktuell
Zentral abgelegte Dokumente, auf die alle berechtigten Personen - HR, Mitarbeiter, Geschäftsleitung und Führungskräfte - aktuell zugreifen, vermeiden Redundanzen und Akten-Duplikate (Schattenakten).
Nachhaltig
Digitale Prozesse reduzieren das Papieraufkommen im Unternehmen. Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag in Ihrem Unternehmen für Umweltschutz und Nachhaltigkeit.
Unsere Lösung
Warum eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte in Sage HR Suite bietet Ihnen viele Vorteile
Digitale Personalakten sparen nicht nur Platz und Zeit. Mitarbeiter erhalten ebenso Zugriff auf ihre Unterlagen. Auch Geschäftsleitung und Führungskräfte können auf Dokumente ihrer Mitarbeiter und Teams zugreifen und das schafft die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit:
- Automatisierte Archivierung digitaler HR-Dokumente
- Rechtssichere und GoBD-konforme Ablage
- zentraler Zugriff auf aktuelle Dokumente durch berechtigte Personen
- Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Verschlagwortung
- Durchgängiger Prozess von der digitalen Bewerber- zur digitalen Personalakte
- Reduzierung von Papieraufkommen.
postbox
Zusatzlösung für Mitarbeiter ohne digitalen Arbeitsplatz
Eine digitale Archivierung und Zusammenarbeit im Unternehmen schafft dank effizienter Abläufe heute wichtige Voraussetzungen für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen auch bei Mitarbeitern, die nicht über einen digitalen Büroarbeitsplatz verfügen, nicht halt macht – z.B. in Produktion und Fertigung oder im Bauwesen.
Eine clevere Zusatzlösung dafür ist die postbox – Ihr digitaler Briefkasten für vertrauliche Personaldokumente oder Geschäftspost.
digiatale Prozesse
So profitieren Sie beim Einsatz einer digitalen Personalakte
Effizienzsteigerung
Digitalisierte Personaldokumente werden einfach und automatisiert archiviert. Durch die Digitalisierung in der Personalakte können Informationen schnell und einfach abgerufen werden. Das spart Zeit, erleichtert die Arbeit der Personalabteilung und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Kosteneinsparungen
Der Wechsel von papierbasierten zu digitalen Personalakten reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und senkt die Kosten für Druck- und Papiermaterial erheblich. Das trägt zur Kostenoptimierung bei, was besonders im Hinblick auf die Kostenorientierung Ihrer Zielgruppe relevant ist.
Beschleunigte Prozesse
Die elektronische Verfügbarkeit von Mitarbeiterdokumenten beschleunigt interne Prozesse, wie beispielsweise die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Lohnabrechnungen oder anderen personalbezogenen Anliegen. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Arbeitsweise. Durch Verschlagwortung werden Dokumente schnell gefunden. Von der digitalen Bewerber- bis zur digitalen Personalakte sind die Abläufe durchgängig digitalisiert.
Sicherheit und Datenschutz
Digitale Personalakten ermöglichen eine sichere Speicherung und Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten. Um die Datenschutzrichtlinien einzuhalten, erfolgt der Zugriff auf zentral abgelegte und aktuelle Dokumente durch berechtigte Personen (HR, Mitarbeitende, Führungskräfte). Dokumente lassen sich somit rechtssicher und GoBD-konform ablegen und wiederfinden.
Mobilität und Flexibilität
Digitale Personalakten ermöglichen einen standortunabhängigen Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Dies ist besonders relevant, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat. Führungskräfte können somit auch von unterwegs auf wichtige Informationen zugreifen.
Umweltfreundlichkeit
Die Reduzierung von Papieraufkommen und Druckmaterial trägt nicht nur zu Kosteneinsparungen bei, sondern auch zur Nachhaltigkeit. Digitale Personalakten leisten somit einen wichtigen Beitrag für Umweltschutz und Nachhaltigkeit.
dPA by D.velop
So funktioniert eine digitale Personalakte
Alle Dokumente zu den Mitarbeitern werden wie in einer klassischen Mitarbeiterakte auch in der digitalen Personalakte abgelegt. Statt in einem Aktenordner eben digital in einem eigenen Archiv je Beschäftigten. Die Dokumente betreffen den Mitarbeiter und sein Arbeitsverhältnis, wie z.B. Bewerbung, Arbeitsvertrag und Zeugnisse. Aber auch Leistungsbeurteilungen oder den Schriftwechsel.
Dokumente erfassen
Unterschiedliche Dokumentenarten und -formate können erfasst werden, z.B: Digitale Dokumente (PDF, Word, Excel), Multimediale Daten, E-Mail (Outlook), Eingescannte Papierbelege, wie Schreiben, Notizen, Zeichnungen, Grafiken (PDF, BMP, JPG, usw.)
Automatische und Ad-hoc-Ablage von Berichten und Serienbriefen (z.B. Lohnschein, Lohnkonto, usw.)
Umfangreiche Vergabe von Dokumenteneigenschaften (Attributierung)
Freie Attributierung von externen Dokumenten
Dokumente ablegen
Zentrale Ablage im digitalen Archiv
Strukturierte Ablage mit vorbelegter Aktenstruktur
Automatische Aktenanlage und Bildung eines Aktendeckels mit den Mitarbeiterstammdaten
Automatische Ablage von Berichten mit dem Monatswechsel
Versionierung der archivierten Dokumente
Kontextintegrierte Recherche
Komfortable Ansicht der digitalen Personalakten inkl. Dokumentenvorschau
Zugriff auf Dokumente
Recherche und Anzeige digitaler Personaldokumente
Präzise Zugriffssteuerung durch individuelle Rechtevergabe
Verschlüsselung des gesamten Archivs inklusive der Nutzfiles möglich
Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern in die Personalarbeit
Integration mit Sage HR Suite
Die digitale Personalakte in Sage HR Suite schafft durchgängige HR Prozesse
Mit der Sage HR Suite können Sie bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern nicht nur Bewerberdaten automatisiert in den Arbeitnehmerstamm übernehmen. Bereits im Modul Bewerbermanagement steht Ihnen eine digitale Bewerberakte zur Verfügung, die bei der Einstellung automatisch zur digitalen Personalakte wird. Sie können in Ihrem Unternehmen beliebig viele digitale Personalakten verwalten, inkl. Mandantenakten.
Ein Onlinezugriff auf digitale Personalakten ist möglich.
Digitalisierte Personaldokumente
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist ein zentrales Element im modernen Personalmanagement.
Eine gut strukturierte digitale Personalakte kann entscheidend zur Prozessoptimierung, Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung beitragen, denn die Verwaltung und der Zugriff auf wichtige Personalinformationen werden erleichtert.
Wesentliche Bestandteile einer digitalen Personalakte sind:
Persönliche Daten
Dazu zählen Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten; Sozialversicherungsnummer und Steueridentifikationsnummer.
Beruflicher Werdegang
Lebenslauf und beruflicher Werdegang aus Bewerbungsunterlagen sowie Qualifikationen, Weiterbildungen und Zertifikate, die auch während der Unternehmenszugehörigkeit erlangt wurden.
Vertragsdokumente
Sämtliche vertraglichen Dokumente, wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Vertragsänderungen sowie Vereinbarungen zu Arbeitszeitmodellen gehören in die digitale Personalakte.
Gehalts- und Vergütungsdetails
Dazu gehören Gehaltsentwicklung, Bonuszahlungen und sonstige Vergütungen.
Leistungsbeurteilungen
Mitarbeiterbewertungen, Zielvereinbarungen und Leistungsfeedback müssen in einer digitalen Personalakte abgelegt werden.
Korrespondenz
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Gesundheitsdaten
Krankmeldungen, Gesundheitsuntersuchungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gehören in die digitale Personalakte.
Weitere relevante Dokumente
Betriebsvereinbarungen, Zeugnisse und sonstige relevante, mitarbeiterbezogene Unterlagen sollten ebenso in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
Teamwork dank digitaler Personalakten
Reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit
Digitale Mitarbeiterakten vereinfachen die Zusammenarbeit im Unternehmen und verringern Fehlerquellen. Die digitale Personalakte in Sage HR Suite steht in weiteren Modulen zur Verfügung: Personalabrechnung, Personalmanagement, Mitarbeitende Portal. Das erlaubt einen rollenbasierten Zugriff auf digitale Dokumente aller Mitarbeitenden im Unternehmen.
Digitale Personalakten – Nutzen für alle Beteiligten:
Entlastung der HR-Abteilung:
Die Arbeitsumgebung der digitalen Personalakte befindet sich für HR auf dem Desktop mit allen Mandanten- & Mitarbeiterakten. Dazu muss die Sage HR Suite nicht geöffnet werden. Das erleichtert die Arbeit für die Personalabteilung. Durch digitale und zentrale Dokumentenablage können Mitarbeiter und Führungskräfte ebenso zugreifen.
Zugriff für Mitarbeiter:
Jeder Mitarbeiter kann entsprechend seiner Rolle und Rechte im Unternehmen Einsicht in seine Aktenbestandteile über das Mitarbeitende Portal nehmen. Dokumente, wie z.B. Bescheinigungen Heirat, Umzug / Nachweis Elterneigenschaft oder Pflegeversicherung, lassen sich einfach hochladen.
Zugriff für Geschäftsleitung und Führungskräfte:
Das Management kann einfach mit den digitalen Personalakten arbeiten, ohne Sage HR Suite zu installieren. Der Zugriff von Führungskräften erfolgt auf digitale Personalakten Ihrer Teammitglieder. Eine übergreifende Suche und schnelle Dokumentenablage erleichtern die Arbeitsprozesse.
Rollenbasierter Zugriff 24/7:
Die Zusammenarbeit zwischen HR, Mitarbeitenden, Führungskräften und Geschäftsleitung wird deutlich verbessert, weil Mitarbeitende und Führungskräfte in administrative Aufgaben einbezogen werden und somit weniger Rück- und Anfragen an HR erfolgen.
Zentrale, digitale Dokumentenablage:
Aufgrund von Berechtigungskonzepten erhalten alle anspruchsberechtigten Personen gemäß ihrer Rolle und Rechte Zugriff auf die zentral abgelegten digitalen Personalakten. Jeder verfügt dabei über einen einheitlich aktuellen Stand der Akte.
Vermeidung von Schattenakten:
Durch den digitalen, zentralen Zugriff müssen keine Aktenbestandteile per Mail oder Hauspost versendet werden. Dadurch wird vermieden, dass Akten-Duplikate, sogenannte Schattenakten, angelegt werden.
Digitale Personalakten
Pflicht im Unternehmen?
Mit der Änderung von Paragraph 8 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) führte die Regierung 2023 eine Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung verschiedener personalrelevanter Dokumente ein.
Einige Personaldokumente müssen Sie seitdem in der Tat elektronisch aufbewahren. Dazu zählen beispielsweise Nachweise zur Elterneigenschaft oder über den Krankenversicherungsschutz Ihrer Mitarbeiter. Deshalb gibt es die berechtigte Frage, ob die digitale Personalakte Pflicht ist.
Die Speicherung der Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte ist jedoch keine Pflicht. Die Anforderungen an die Personalverwaltung können sich allerdings ändern. Es ist daher ratsam, dass Sie die rechtlichen Entwicklungen im Hinblick auf die Digitalisierung im Auge behalten.
Hier sind noch einmal einige Aspekte zusammengefasst, die Sie beachten sollten:
DSGVO
Stellen Sie sicher, dass die Einführung einer digitalen Personalakte den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle, insbesondere wenn es um die Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten geht.
Arbeitsrecht
Berücksichtigen Sie arbeitsrechtliche Bestimmungen bei der Umstellung auf digitale Personalakten. Dies kann Themen wie den Zugriff der Mitarbeitenden auf ihre eigenen Daten oder die Archivierung von Informationen betreffen.
Branchenvorschriften
Je nach Branche und Unternehmensbereich können spezifische Vorschriften und Anforderungen gelten. Prüfen Sie, ob es für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche spezielle Regelungen gibt.
Digitalisierungsförderung
In einigen Ländern gibt es Förderprogramme oder steuerliche Anreize zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte davon profitieren kann.
Rechtskonform digitalisieren
Digitale Personalakte – rechtssichere Archivierung sensibler Unterlagen
Digitale Personalakten machen die Verwaltung der Personalinformationen rechtssicher. Sie leisten damit im HR-Bereich Ihren Beitrag hinsichtlich der Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. So ist eine digitale Personalakte datenschutz-konform, denn Sie erfüllt DSGVO- und GoBD-Anforderungen:
Datenschutz
Sensible Personaldaten sind besonders schützenswert und dürfen nicht in die Hände unberechtigter Dritter gelangen. Deshalb unterliegen Sie der DSGVO-Pflicht.
Die DSGVO regelt:
- den Datenschutz
- die Betroffenenrechte
- die Einwilligung zur Datennutzung
- die Datenübertragbarkeit
Die digitale Personalakte enthält ein umfassendes Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die entsprechenden Personalinformationen je nach Nutzerrolle – der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin selbst, deren Führungskraft oder die HR-Abteilung.
Digitale Archivierung
Die GoBD ist die Rechtsgrundlage für die digitale Archivierung. Das bedeutet, dass Personalinformationen und personenbezogene Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen.
Die GoBD regelt, dass Dokumente:
- vollständig
- richtig
- unveränderlich
- verfügbar
- geordnet
erfasst und abgelegt werden. Für eine Datenübermittlung werden die Inhalte der digitalen Personalakte zudem sicher verschlüsselt.
Es ist ratsam, regelmäßig Informationen zu rechtlichen Entwicklungen in Bezug auf die Digitalisierung der Personalakte zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Anwendungen und Lösungen der DPS|BS sind stets auf dem neuesten Stand bezüglich rechtlicher Anforderungen im Personalmanagement. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern!
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Referenzen Sage HR Suite
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