Digitale Personalakte

Aktenordner adé: Mit einer digitalen Personalakte profitieren Sie von einem zentralen und vollständigen Dokumentenarchiv zu Ihren Mitarbeitenden, das die HR-Verantwortlichen entlastet. Digitale Personalakten sparen nicht nur Platz und Zeit. Mitarbeitende erhalten ebenso Zugriff auf ihre Unterlagen. Auch Geschäftsleitung und Führungskräfte können auf Dokumente ihrer Mitarbeitenden und Teams zugreifen - und das schafft die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit.

Willkommen im modernen, digitalen HR-Zeitalter!

Die digitale Personalakte (dPA) ist ein Zusatzpaket der Sage HR Suite. Anwender profitieren von einer schnellen Implementierung!

Ihre Vorteile

Dokumente rechtssicher und GoBD-konform ablegen und wiederfinden

Einfache, automatisierte Archivierung von digitalisierten Personaldokumenten

Zugriff auf zentral abgelegte und aktuelle Dokumente durch berechtigten Personen (HR, Mitarbeitenden, Führungskräfte)

Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Verschlagwortung

Durchgängiger Prozess von der digitalen Bewerber- zur digitalen Personalakte durch einfache Übernahme der Bewerberdokumente

Reduzierung von Papieraufkommen. Ein wichtiger Beitrag für Umweltschutz und Nachhaltigkeit.

So funktioniert eine digitale Personalakte

Alle Dokumente zu den Mitarbeitenden werden wie in einer klassischen Akte auch in der digitalen Personalakte abgelegt. Statt in einem Aktenordner eben digital in einem eigenen Archiv je Beschäftigten. Die Dokumente betreffen den Mitarbeitenden und sein Arbeitsverhältnis, wie z.B. Bewerbung, Arbeitsvertrag und Zeugnisse. Aber auch Leistungsbeurteilungen oder den Schriftwechsel.

Die Digitale Personalakte in Sage HR Suite schafft durchgängige Prozesse

Mit der Sage HR Suite können Sie bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden nicht nur Bewerberdaten automatisiert in den Arbeitnehmerstamm übernehmen. Es steht Ihnen auch im Bewerbermanagement eine digitale Bewerberakte zur Verfügung, die bei der Einstellung zur digitalen Personalakte wird. Sie können in Ihrem Unternehmen beliebig viele digitale Personalakten verwalten, inkl. Mandantenakten. Ein Onlinezugriff auf die digitalen Personalakten ist möglich.

Reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit dank digitaler Personalakte

Der Einsatz digitaler Personalakten vereinfacht die Zusammenarbeit im Unternehmen und verringert Fehlerquellen.

Die digitale Personalakte in Sage HR Suite steht in weiteren Modulen zur Verfügung: Personalabrechnung, Personalmanagement, Mitarbeiter Portal. Das erlaubt einen rollenbasierten Zugriff auf digitale Dokumente aller Mitarbeitenden im Unternehmen.

Nutzen für alle Beteiligten:

 

 

 

Entlastung HR-Abteilung

  • Arbeitsumgebung für HR auf Desktop: Mandantenakte & Mitarbeiterakten

  • Vereinfachtes Arbeiten mit Akten, ohne Sage HR Suite zu öffnen

  • Durch digitale und zentrale Dokumentenablage können Mitarbeitende und Führungskräfte ebenso zugreifen

 

 

 

Zugriff für Mitarbeitende

  • Jeder Mitarbeitende kann entsprechend seiner Rolle und Rechte im Unternehmen Einsicht in seine Aktenbestandteile über das Mitarbeiter Portal nehmen

  • Hochladen von Dokumenten, z.B. Bescheinigungen Heirat, Umzug / Nachweis Elterneigenschaft Pflegeversicherung

 

 

 

Zugriff für Geschäftsleitung und Führungskräfte

  • Vereinfachtes Arbeiten mit Akten, ohne Sage HR Suite zu installieren

  • Zugriff von Führungskräften auf die digitale Personalakte der Mitarbeitenden in ihren Abteilungen

  • Übergreifende Suche und Dokumentenablage

 

 

 

Rollenbasierter Zugriff 24/7

  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen HR, Mitarbeitenden, Führungskräften & Geschäftsleitung

  • Mitarbeitende und Führungskräfte werden in administrative Aufgaben eingebzogen

  • Weniger Rück- und Anfragen an HR

 

 

 

 

Zentrale digitale Dokumenten-Ablage

  • Aufgrund von Berechtigungskonzepten erhalten alle anspruchsberechtigten Personen gemäß ihrer Rolle und Rechte Zugriff auf die zentral abgelegten digitalen Akten.

  • Jeder verfügt über einen einheitlich aktuellen Stand der Akte

 

 

 

Vermeidung von Schattenakten

  • Durch den digitalen, zentralen Zugriff müssen keine Aktenbestandteile per Mail oder Hauspost versendet werden

  • Dadurch wird vermieden, dass Akten-Duplikate (Schattenakten) angelegt werden

 

 

Digitale Personalakte – rechtssichere Archivierung sensibler Unterlagen

Mit der digitalen Personalakte ist die Verwaltung der Personalinformationen rechtssicher. Sie leisten damit im HR Bereich Ihren Beitrag hinsichtlich der Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens, denn Sie arbeiten DSGVO- und GoBD-konform:

Die Digitale Personalakte ist eine moderne Lösung unseres Kooperationspartners d.velop.
Durch diese Kooperation und smarte Produktintegration profitieren Nutzer von der Kompetenz des DMS-Profis.