Dokumente rechtssicher und GoBD-konform ablegen und wiederfinden
Digitale Personalakte
Aktenordner adé: Mit einer digitalen Personalakte profitieren Sie von einem zentralen und vollständigen Dokumentenarchiv zu Ihren Mitarbeitenden, das die HR-Verantwortlichen entlastet. Digitale Personalakten sparen nicht nur Platz und Zeit. Mitarbeitende erhalten ebenso Zugriff auf ihre Unterlagen. Auch Geschäftsleitung und Führungskräfte können auf Dokumente ihrer Mitarbeitenden und Teams zugreifen - und das schafft die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit.
Willkommen im modernen, digitalen HR-Zeitalter!
Die digitale Personalakte (dPA) ist ein Zusatzpaket der Sage HR Suite. Anwender profitieren von einer schnellen Implementierung!
Ihre Vorteile
Einfache, automatisierte Archivierung von digitalisierten Personaldokumenten
Zugriff auf zentral abgelegte und aktuelle Dokumente durch berechtigten Personen (HR, Mitarbeitenden, Führungskräfte)
Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Verschlagwortung
Durchgängiger Prozess von der digitalen Bewerber- zur digitalen Personalakte durch einfache Übernahme der Bewerberdokumente
Reduzierung von Papieraufkommen. Ein wichtiger Beitrag für Umweltschutz und Nachhaltigkeit.
postbox - Zusatzlösung für Mitarbeiter ohne digitalen Arbeitsplatz
Eine digitale Archivierung und Zusammenarbeit im Unternehmen schafft dank effizienter Abläufe heute wichtige Voraussetzungen für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen auch bei Mitarbeitern, die nicht über einen digitalen Büroarbeitsplatz verfügen, nicht halt macht - z.B. in Produktion und Fertigung oder im Bauwesen.
Eine clevere Zusatzlösung dafür ist die postbox - Ihr digitaler Briefkasten für vertrauliche Personaldokumente oder Geschäftspost. Erfahren Sie hier mehr dazu
So funktioniert eine digitale Personalakte
Alle Dokumente zu den Mitarbeitenden werden wie in einer klassischen Akte auch in der digitalen Personalakte abgelegt. Statt in einem Aktenordner eben digital in einem eigenen Archiv je Beschäftigten. Die Dokumente betreffen den Mitarbeitenden und sein Arbeitsverhältnis, wie z.B. Bewerbung, Arbeitsvertrag und Zeugnisse. Aber auch Leistungsbeurteilungen oder den Schriftwechsel.
Dokumente erfassen
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Unterschiedliche Dokumentenarten und -Formate können erfasst werden, z.B:
Digitale Dokumente (PDF, Word, Excel), Multimediale Daten, E-Mail (Outlook), Eingescannte Papierbelege, wie Schreiben, Notizen, Zeichnungen, Grafiken (PDF, BMP, JPG, usw.)
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Automatische und Ad hoc-Ablage von Berichten und Serienbriefen (z.B. Lohnschein, Lohnkonto, ...)
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Umfangreiche Vergabe von Dokumenteneigenschaften (Attribuierung)
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Freie Attributierung von externen Dokumenten
Dokumente ablegen
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- Zentrale Ablage im digitalen Archiv
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Strukturierte Ablage mit vorbelegter Aktenstruktur
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Automatische Aktenanlage und Bildung eines Aktendeckels mit den Mitarbeiterstammdaten
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Automatische Ablage von Berichten mit dem Monatswechsel
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Versionierung der archivierten Dokumente
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Kontextintegrierte Recherche
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Komfortable Ansicht der digitalen Personalakten inkl. Dokumentenvorschau
Zugriff auf Dokumente
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Recherche und Anzeige digitaler Personaldokumente
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Präzise Zugriffssteuerung durch individuelle Rechtevergabe
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Verschlüsselung des gesamten Archivs inklusive der Nutzfiles möglich
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Einbindung von Führungskräften und Mitarbeiter in die Personalarbeit
Die Digitale Personalakte in Sage HR Suite schafft durchgängige Prozesse
Mit der Sage HR Suite können Sie bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden nicht nur Bewerberdaten automatisiert in den Arbeitnehmerstamm übernehmen. Es steht Ihnen auch im Bewerbermanagement eine digitale Bewerberakte zur Verfügung, die bei der Einstellung zur digitalen Personalakte wird. Sie können in Ihrem Unternehmen beliebig viele digitale Personalakten verwalten, inkl. Mandantenakten. Ein Onlinezugriff auf die digitalen Personalakten ist möglich.
Reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit dank digitaler Personalakte
Der Einsatz digitaler Personalakten vereinfacht die Zusammenarbeit im Unternehmen und verringert Fehlerquellen.
Die digitale Personalakte in Sage HR Suite steht in weiteren Modulen zur Verfügung: Personalabrechnung, Personalmanagement, Mitarbeiter Portal. Das erlaubt einen rollenbasierten Zugriff auf digitale Dokumente aller Mitarbeitenden im Unternehmen.
Nutzen für alle Beteiligten:
Entlastung HR-Abteilung
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Arbeitsumgebung für HR auf Desktop: Mandantenakte & Mitarbeiterakten
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Vereinfachtes Arbeiten mit Akten, ohne Sage HR Suite zu öffnen
- Durch digitale und zentrale Dokumentenablage können Mitarbeitende und Führungskräfte ebenso zugreifen
Zugriff für Mitarbeitende
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Jeder Mitarbeitende kann entsprechend seiner Rolle und Rechte im Unternehmen Einsicht in seine Aktenbestandteile über das Mitarbeiter Portal nehmen
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Hochladen von Dokumenten, z.B. Bescheinigungen Heirat, Umzug / Nachweis Elterneigenschaft Pflegeversicherung
Zugriff für Geschäftsleitung und Führungskräfte
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Vereinfachtes Arbeiten mit Akten, ohne Sage HR Suite zu installieren
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Zugriff von Führungskräften auf die digitale Personalakte der Mitarbeitenden in ihren Abteilungen
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Übergreifende Suche und Dokumentenablage
Rollenbasierter Zugriff 24/7
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Verbesserte Zusammenarbeit zwischen HR, Mitarbeitenden, Führungskräften & Geschäftsleitung
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Mitarbeitende und Führungskräfte werden in administrative Aufgaben eingebzogen
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Weniger Rück- und Anfragen an HR
Zentrale digitale Dokumenten-Ablage
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Aufgrund von Berechtigungskonzepten erhalten alle anspruchsberechtigten Personen gemäß ihrer Rolle und Rechte Zugriff auf die zentral abgelegten digitalen Akten.
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Jeder verfügt über einen einheitlich aktuellen Stand der Akte
Vermeidung von Schattenakten
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Durch den digitalen, zentralen Zugriff müssen keine Aktenbestandteile per Mail oder Hauspost versendet werden
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Dadurch wird vermieden, dass Akten-Duplikate (Schattenakten) angelegt werden
Digitale Personalakte – rechtssichere Archivierung sensibler Unterlagen
Mit der digitalen Personalakte ist die Verwaltung der Personalinformationen rechtssicher. Sie leisten damit im HR Bereich Ihren Beitrag hinsichtlich der Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens, denn Sie arbeiten DSGVO- und GoBD-konform:
Datenschutz
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Sensible Personaldaten sind besonders schützenswert und dürfen nicht in die Hände unberechtigter Dritter gelangen. Deshalb unterliegen Sie der DSGVO-Pflicht.
Die DSGVO regelt:
- den Datenschutz,
- die Betroffenenrechte,
- die Einwilligung zur Datennutzung und
- die Datenübertragbarkeit
Die digitale Personalakte enthält ein umfassendes Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die entsprechenden Personalinformationen je nach Nutzerrolle – der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin selbst, deren Führungskraft oder die HR-Abteilung.
Digitale Archivierung
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Die GoBD ist die Rechtsgrundlage für die digitale Archivierung. Das bedeutet, dass Personalinformationen und personenbezogenen Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen.
Die GoBD regelt, dass Dokumente:
- vollständig,
- richtig
- unveränderlich
- verfügbar und
- geordnet
erfasst und abgelegt werden. Für eine Datenübermittlung werden die Inhalte der digitalen Personalakte zudem sicher verschlüsselt.
Die Digitale Personalakte ist eine moderne Lösung unseres Kooperationspartners d.velop.
Durch diese Kooperation und smarte Produktintegration profitieren Nutzer von der Kompetenz des DMS-Profis.