Digitale Personalarbeit mit HR-Software
Eine Human Resource (HR) Software ist ein Programm zur Personalverwaltung und unterstützt die gesamte Personalarbeit durch digitale Prozesse. Die softwaregestützten Prozesse ermöglichen bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse von Mitarbeiterdaten ein schnelleres und effektiveres Arbeiten.
Eine professionelle HR-Software kann verschiedene Bereiche der Personalarbeit abbilden. Der Kernbaustein ist die Entgeltabrechnung. Exakte und pünktliche Abrechnungen, die Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Meldungen sowie die unkomplizierte Verwaltung von Personaldaten sind das oberste Ziel in jeder Personalabteilung. Neue Meldeverfahren und die stetige Änderung der gesetzlichen Grundlage gestalten diesen Bereich der Personalarbeit zeitintensiv und komplex. Aufgrund der hohen Komplexität bietet die Lohnabrechnung große Potenziale für schlanke Prozesse. Eine HR-Software bildet alle Teilprozesse der Entgeltabrechnung digital ab: Den Grundbaustein schaffen die Eingabe und Pflege der Mitarbeiterstammdaten sowie lohnrelevante Informationen von externen Stellen (z.B. Krankenkassen) mit anschließender automatischer Prüfung. Auf Basis der Daten wird die monatliche Entgeltabrechnung durchgeführt, geprüft und ausgezahlt. Automatisierte elektronische Meldungen an alle relevanten Ämter und Kassen bilden gemeinsam mit Auswertungen und Controlling die letzten Schritte im monatlichen Abrechnungsprozess. Die softwaregestützten Prozesse in der HR-Software gewährleisten eine exakte und pünktliche Abrechnung und reduzieren Zeitverlust durch manuelle Tätigkeiten.
Die Sage HR Suite ist mit über 3 Mio. monatlich getätigten Abrechnungen ein echter Profi der Entgeltabrechnung und zählt gemeinsam mit der ERP-Software Sage 100 zum Portfolio des Softwareherstellers Sage. Als Business Partner beraten wir Sie gerne zu den Spezifikationen und Möglichkeiten der Sage HR-Software für Ihr Unternehmen.
Mehr als nur Lohnabrechnung
Im Gegensatz zu Insellösungen wie Personalcontrolling Software oder Bewerbermanagement-Tools vereint die HR-Software alle Funktionen für eine ganzheitliche Personalarbeit. Abseits der Lohnabrechnung unterstützt eine HR-Software Personalfachkräfte bei Personalmanagement, Zeitwirtschaft, Personalentwicklung, Recruiting sowie Reporting & Analysen. Ein hoher Funktionsumfang einer HR-Software ist auch nötig, denn das Spektrum der Personalarbeit hat sich in den vergangenen Jahren stark entwickelt. Während vormals hauptsächlich verwaltende, manuelle und papiergesteuerte Abläufe den Arbeitsbereich prägten, ist die Personalarbeit heute längst mehr als nur Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung. HR-Mitarbeiter:innen sehen sich den gestiegenen Anforderungen an vorausschauende Weiterentwicklungen und hochwertigen Personalservices unter Einbeziehung der Fach- und Führungskräfte gegenüber. Insbesondere junge, qualifizierte Fachkräfte der Generation Y und Z erwarten vom Arbeitgeber transparente Aufstiegs- und Entwicklungschancen sowie moderne Weiterbildungsmöglichkeiten. Hinzu kommt u.U. die Verwaltung von Benefits wie betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamer Leistungen oder Jobrad/-ticket. Für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt müssen Personalmanager den Aufbau solcher Strukturen nicht nur intern organisieren, sondern für ein einfaches Handling mit einer HR-Software digital abbilden.
Wie sieht HR-Software in der Praxis aus?
Die Personalmanagement Software Sage HR Suite ermöglicht beispielsweise einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Personaldokumente und -informationen, indem Mitarbeiterstammdaten zentral in einer Datenbank gespeichert werden und für jede Funktion zur Verfügung stehen. Eine definierte Aktenstruktur hilft dabei, Verträge, Bescheinigungen oder Abrechnungen mitarbeiterbezogen in der digitalen Personalakte abzulegen. Gleiches gilt für Beurteilungen, Gesprächsprotokolle oder Zeugnisse, die im Laufe der Mitarbeiterentwicklung anfallen. Im Alltag erleichtert die digitale Akte in der Software das Personalmanagement dank übersichtlicher und einfacher Verwaltung aller Daten und Dokumente. Die Papierakte kann damit effektiv abgelöst werden, eine revisionssichere Archivierung der Dokumente in der HR-Software ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs. Eine weitere Erleichterung bietet die Software in der Personalverwaltung mit Hilfe eines integrierten Mitarbeiterportals. Über das Self-Service-Portal können die Beschäftigen Urlaube direkt beim Vorgesetzten beantragen oder Lohnscheine digital abrufen. Manuelle Abläufe wie Postversand der Lohnscheine oder Urlaubszettel in Papierform entfallen durch Einsatz der HR-Software. In Verbindung mit dem Zeitmanagement können erfasste An- und Abwesenheiten direkt in der Lohnabrechnung verarbeitet und die erfassten Zeitdaten für weiter Planungen herangzogen werden.
Häufig bietet Software für Personalverwaltung ein integriertes Aufgabenmanagement. Das hilft bei der Bewältigung vielseitiger Personalthemen, indem sich anfallende Aufgaben oder eingehende Mitarbeiteranfragen einfach erfassen und koordiniert abarbeiten lassen.
Wann lohnt sich eine HR-Software?
Eine HR-Software eignet sich für alle Unternehmen, die entweder ihre Lohnabrechnung intern durchführen und/oder weitere Aspekte der Personalarbeit wie Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement oder Personalentwicklung softwaretechnisch unterstützen möchten. Dabei spielt die Unternehmensgröße eine untergeordnete Rolle. Von 50 bis über 1.000 Mitarbeiter unterscheiden sich die Anwendungsfälle lediglich in benötigten Clients und eingesetzten Modulen.
Das wichtigste Ziel der HR-Software Einführung ist die Eliminierung manueller, zeitintensiver Aufgaben durch digitale Prozesse und eine damit einhergehende Entlastung der HR-Mitarbeiter:innen. In sämtlichen Bereichen der Personalarbeit seien es Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalentwicklung oder Bewerberverwaltung kann die HR-Software eine Stütze darstellen, die freie Ressourcen für wichtige zwischenmenschliche Aufgaben wie den Kontakt zu den Mitarbeiter:innen und die Personalentwicklung schafft. Bei der Entgeltabrechnung kommt hinzu, dass eine moderne Personalwesen Software, die technologisch und gesetzestechnisch up to date ist, eine hohe Prozesssicherheit im sensiblen Bereich der Gehaltsabrechnung ermöglicht.
Die Vorteile von HR-Software auf einen Blick:
- Rechtskonforme, zuverlässige & komfortable Entgeltabrechnung
- Verkürzte Bearbeitungszeiten durch integrierte Services und Prüfläufe
- Effiziente, papierlose Verwaltung relevanter Mitarbeiterdaten und Dokumente in der HR-Software
- Optimale Mitarbeitereinbindung durch Self-Service-Portale für Datenpflege, Urlaubsgenehmigungen oder Weiterbildungen
- Transparente Kommunikation zwischen Belegschaft und Personalabteilung
- Digitales Bewerbermanagement für professionelles Recruiting
- Reporting-Tool für Personalcontrolling ohne Excellisten
- Freie Kapazitäten für die Betreuung der Mitarbeiter:innen
- Eine HR-Software für alle Personalaufgaben
- Nachhaltigeres, papierloses Arbeiten
Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Suche nach der besten HR-Software für Ihr Unternehmen kann zeitintensiv sein. Ein Blick auf die Human Ressource Software Marktübersicht zeigt eine Vielzahl von Anbietern und Herstellern. Wichtig für den Auswahlprozess ist eine genaue Analyse der Anforderungen. Suchen Sie HR-Software, die Ihnen nur die Entgeltabrechnung digital erleichtert oder möchten Sie weitere Aspekte der Personalarbeit wie Zeiterfassung, Personalentwicklung oder Bewerbermanagement digitalisieren? HR-Software mit einem modularen Aufbau ist eine sichere Wahl, da exakt die Module ausgewählt werden können, die Sie tatsächlich benötigen. Als HR-Software im Mittelstand oder für kleine Unternehmen ist ein modularer Aufbau zu bevorzugen, da nur die Funktionen bezahlt werden, die auch tatsächlich genutzt werden und die HR-Mitarbeiter:innen nicht von einer All-in-one Lösung überwältigt werden.
Aufgrund der Sensibilität von Mitarbeiter- und Gehaltsdaten nehmen die datenschutzrechtlichen Richtlinien (DSGVO) bei der Softwareauswahl eine besondere Rolle ein. Die Prüfungsmaßnahmen unterscheiden sich je nach Bereitstellung der gewünschten HR-Software: Wird die Software lokal (on-premise) auf eigenen Servern installiert, gelten andere Vorkehrungen für die Datensicherheit als bei der HR-Software Nutzung aus der Cloud. Fällt die Wahl auf eine HR-Software aus der Cloud (Software-as-a-service), verlassen sensible Daten das eigene Unternehmen und liegen auf Servern des Anbieters. Daher ist eine intensive Prüfung der Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO sowie zum Schutz vor Cyberangriffen ratsam.
Eine weitere Orientierung für die Datensicherheit bieten amtliche Zulassungen und Prüfungen wie das GKV-Zertifikat der ITSG, die OFD-Prüfnummer und die DATÜV-Zulassung.
Die Sage HR Suite ist als Personalmanagement Software im Mittelstand fest etabliert, da alle Module flexibel miteinander kombiniert werden können und auf Basis einer zentralen Datenbank miteinander kommunizieren. Die HR-Software weist alle gängigen Zertifizierungen auf und unsere Datenschutz-Experten beraten Sie umfassend zu einem sicheren Betrieb Ihrer Software.
Moderne Personalarbeit? Nicht ohne HR-Software
Eine Software für das Personalwesen ist in der Zukunft von HR-Abteilungen kaum mehr wegzudenken. Nicht nur, weil im Zuge der Digitalisierung manuelle, papiergesteuerte Prozesse durch effizientere, schlanke Abläufe abgelöst werden, sondern auch, weil Entlastung und freie Ressourcen für mitarbeiterbezogene Aufgaben immer wichtiger werden. Die Unternehmenskulturen und Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Angestellten befinden sich in einem Wandel, der eine strategische Personalarbeit erfordert. New Work ist von einem Trend zu einer tiefgreifenden Bewegung geworden, die die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Hybrides Arbeiten, agile Teams, Vertrauenskultur, Eigenverantwortung und Potenzialentfaltung stehen im Vordergrund. Die HR-Software leistet einen wesentlichen Beitrag dazu, dass Unternehmen und ihre Personalabteilungen diesen Weg mitgehen und sich in einer veränderten Arbeitswelt behaupten können.
Bei der Professionalisierung Ihrer Personalarbeit unterstützt Sie die Sage HR Suite optimal, denn Sie können mit der Standardsoftware mitarbeiterbezogene Prozesse, Abläufe und Systeme schrittweise digitalisieren und damit effizienter und serviceorientierter gestalten. Unsere erfahrenen Consultants beraten Sie gerne zu den passenden HR-Software-Modulen und Funktionen für Ihre Anforderungen!