Wie unterstützt ein ERP-System die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen?
Digitalisierung – schon vor der Pandemie war klar, welch hohen Stellenwert dieses Thema besitzt. Nun ist es aktueller denn je. Kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) wissen um die Dringlichkeit, allein die Umsetzung gelingt oft nur schleppend. Dabei ist in so gut wie jedem Unternehmen ein Instrument verfügbar, das Digitalisierung kann: Ihr Enterprise Ressource Planning (ERP) System!
Werfen wir zunächst einen Blick zurück, inwiefern sich KMUs in den letzten Jahrzehnten entwickelt haben, und betrachten im Anschluss, wie ERP-Systeme das Fundament für die Digitalisierung der Unternehmen sein können.
Gab es in den 90er Jahren noch Unternehmen, die in wenig repräsentativen Gebäuden arbeiteten, so sind mittlerweile überwiegend modern gestaltete Firmensitze entstanden. Meetings finden nicht mehr in alten Kantinen auf Holzstühlen statt, sondern auf ergonomisch einwandfreien Sitzgelegenheiten in Besprechungsräumen, die mit neuesten Technologien ausgestattet sind.
KMUs haben sich in gewissen Bereichen durchaus modernisiert – aber gilt dieser Trend auch für interne Systeme?
Während KMUs früher ihr meist regionales Geschäft mit einfachen administrativen Abwicklungen bewältigen konnten, so haben viele Firmen ihren Geschäftsbereich umfassend ausgebaut, häufig sogar internationalisiert. Dies erfordert komplexere Lösungen, mit deren Hilfe sich Prozesse unternehmensweit realisieren lassen. So müssen die internen Systeme z.B. Dokumente archivieren, Bestellprozesse automatisieren, KundInnen eng an das Unternehmen binden und Zeiten sowie Material erfassen. Gleichzeitig muss es für die Geschäftsleitung möglich sein, alle Bereiche mit belastbaren Kennzahlen zu bewerten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Viele Unternehmen sind jedoch weiter „von Excel umzingelt“. Oft sind Insellösungen im Einsatz, die nicht miteinander kommunizieren. Vor allem Eigenentwicklungen spielen eine große Rolle, die ideal auf das jeweilige Unternehmen angepasst wurden, ihr „end of life“ jedoch schon lange erreicht haben. Hinzu kommt, dass diese Softwarelösungen meist abhängig von einer einzigen Person mit dem entsprechenden Wissen sind.
Ein ERP-System schafft hier Abhilfe und kann eine integrierte Plattform bieten, auf der sämtliche Bereiche eines Unternehmens zusammenlaufen, unternehmenskritische Prozesse abgebildet sowie relevante Daten zentral erfasst und ausgetauscht werden. Statt Insellösungen kann eine vernetzte Infrastruktur aus mehreren Softwarelösungen, die miteinander arbeiten, bestehende Prozesse optimieren. Durch die zentrale Erfassung in einer einzigen Datenbank werden die Informationen geschützt, ohne Wissensverlust zu riskieren. Die Daten können unkompliziert im gesamten Unternehmen eingesehen werden. So wird das ERP-System zum Fundament für die Digitalisierung!
Ihr ERP-System ist viel mehr als eine Schreibmaschine
Richtig eingesetzt, verwaltet das ERP-System Stammdaten und kann den zentralen Prozess – Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein – optimal abdecken, dazu noch das Lager verwalten und ggfs. die Produktion planen und steuern. Viele Unternehmen nutzen nicht das volle Potential ihres ERP-Systems, und verwenden es mehr oder weniger als Schreibmaschine zur Dateneingabe. So eingesetzt, bleibt die Software weit hinter ihren Möglichkeiten zurück und schafft es nicht, Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Dafür empfiehlt es sich, die eigenen Abläufe zunächst genau unter die Lupe zu nehmen und manuell auf Verbesserungspotentiale zu untersuchen. Das kann beim Wechsel auf ein neues ERP-System geschehen, aber auch mit der bestehenden Software. Den Status Quo festzustellen und z.B. die gesamte Auftragsbearbeitung in alle Einzelprozesse zu zerlegen, ist mindestens so wichtig wie die Softwarelösung an sich. Letztendlich ist ein ERP-System nur ein Werkzeug für die Abbildung von Prozessen und kann nur so effizient wie die Abläufe selbst sein. Für die Untersuchung Ihrer Prozesse können Sie kleine, interne Workshops abhalten bzw. sich von den Spezialisten in Ihrem betreuenden Systemhaus beraten lassen.
Schauen Sie über den Tellerrand - 5 Beispiele, wie Sie mehr aus Ihrem ERP-System herausholen
Sobald die Prozesse geordnet und entsprechend im ERP-System abgebildet sind, ist ein wichtiger Schritt der Digitalisierung geschafft. Jetzt geht es darum, das Meiste aus Ihrer Software herauszuholen und die flexible, offene Infrastruktur zu nutzen, um weitere Systeme anzubinden. Vernetze Softwarelösungen ermöglichen eine digitale Wertschöpfungskette, bei der Sie sich nicht mehr um Einzelprozesse kümmern müssen. Welche hilfreichen Lösungen an Ihr ERP-System anknüpfen können, zeigen die folgenden Beispiele:
Bei einem Großteil der Unternehmen spielt Papier immer noch eine große Rolle, obwohl der Umstieg auf das papierlose Büro die Produktivität wesentlich steigern kann. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind in viele ERP-Systeme perfekt integriert und sorgen u.a. für eine Archivierung wichtiger Dokumente. Das erspart die tägliche zeitaufwendige und damit teure Suche nach diversen Unterlagen.
Über B2B-Portale oder Electronic Data Interchange (EDI) können Unternehmen Kunden- und Lieferantenprozesse über einen elektronischen Datenaustausch so automatisieren, dass Bestellungen ohne manuellen Aufwand direkt im ERP-System verarbeitet werden können. Dadurch sinken die Prozesskosten und Fehler werden vermieden.
Zusätzliche Lösungen für kundenorientierten Service und Support sowie Vertriebs-/Marketinginformationssysteme, die auf Basis von ERP Daten echte Mehrwerte schaffen, machen sich durch die damit gefestigten Kundenbeziehungen bezahlt.
Eine Mobile Datenerfassung (MDE) oder Betriebsdatenerfassung (BDE) sorgen dafür, dass Daten z.B. bei der Buchung im Wareneingang oder dem Lager spielend leicht über Scanner erfasst oder Zeiten bzw. Material ins ERP-System gemeldet werden. Ordnung im Lager ist so kein Problem mehr.
Für die verlässliche Analyse der Geschäftszahlen und Bewertung einzelner Unternehmensbereiche sind angeschlossene Business-Performance-Management (BPM) Lösungen unverzichtbar. Die Analyse- und Bewertungsmöglichkeiten gehen weit über die klassischen Reportings (früher sprach man von BI Lösungen) in einer ERP-Software hinaus und relevante Daten lassen sich auf Knopfdruck auswerten. Einer datengetriebenen Steuerung des Unternehmens steht nichts mehr im Weg.
Ihr ERP-System ist die Basis der Digitalisierung
Eine ganzheitliche Digitalisierung ist die zentrale Herausforderung für KMUs im 21. Jahrhundert, was die Pandemie uns allen drastisch vor Augen geführt hat. Die ERP-Systeme, die in vielen Unternehmen bereits im Einsatz sind, können zum einen selbst das Fundament zur Lösung des Problems sein. Zum anderen bieten vernetzte Softwarelösungen die Chance, die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu digitalisieren, und Freiheit von administrativen Aufgaben zu schaffen.