Webmeetings und Telefonie - Es muss nicht immer Microsoft sein.

Jürgen Graf ist seit 2015 Leiter der IT-Abteilung in der DPS Business Solutions GmbH (DPS BS). Mit seinem Team setzt er auf Basis modernster IT- und Hosting-Technologie Kundenprojekte mit höchsten Sicherheitsstandards um. Im Interview erzählt er uns, was Unternehmen bei der Auswahl eines Tools für Webmeetings und Telefonie beachten sollten und welche Alternativen es zu Microsoft gibt.

Jürgen, wie haben sich Webmeetings durch die Corona-Krise verändert?

Webmeetings haben seit dem Corona-Ausbruch einen wesentlich höheren Stellenwert bekommen und sind praktisch unverzichtbar geworden. Auch Unternehmen, die in Sachen vernetztes und mobiles Arbeiten bisher noch keine Schritte in die Zukunft unternommen haben und z.B. die E-Mail als Hauptkommunikationstool nutzen, mussten sich zu Beginn der Krise zwangsläufig umstellen, damit der Betrieb weiterläuft.

 

Welche Herausforderungen bringen Webmeetings im Vergleich zum klassischen Face-to-Face Meeting mit sich?

Lange Zeit wurde der persönliche und direkte Kontakt zu Kollegen oder Kunden als der beste Kommunikationsweg angesehen. In Krisenzeiten wie jetzt durch Corona oder auch bei globalen Firmen mit mehreren Standorten ist das nicht immer möglich. Durch Webmeetings mit kombinierter Audio- und Video-Kommunikation wurde eine gute Alternative ins Leben gerufen, bei der die persönliche Note eines Vor-Ort-Gesprächs erhalten bleibt. Da es sich heutzutage um Voice-over-IP (VOIP)-Anlagen handelt, die über die Internetverbindung funktionieren, ist es für einen reibungslosen Betrieb notwendig, dass bestimmte technische Rahmenbedingungen erfüllt werden. Das beginnt bei der Auswahl der richtigen Software, betrifft aber auch die eingesetzte Hardware und die Leistungsfähigkeit der Internetverbindung vor Ort. Besonders Video-Konferenzen erfordern eine stabile Internetverbindung, sonst kann es zu unangenehmen Unterbrechungen und ruckelnden Bildern kommen.

 

Was ist bei der Auswahl eines Webmeeting Tools und einer VOIP-Anlage zu beachten?

Zunächst sollten sich Unternehmen darüber klar werden, welche Anforderung an eine VOIP-Anlage gestellt werden. Sollen lediglich alle Mitarbeiter die Anlage für Telefonie nutzen oder sollen z.B. auch Webinare für Externe veranstaltet werden? Welche Telefone/Softphoneclients sollen verwendet werden oder sollen auch evtl. Smartphones genutzt werden? Den Anforderungen entsprechend können verschiedene Hersteller ausgewählt werden. Die Entscheidung sollte auf ein einziges Tool fallen, das alle gewünschten Funktionen mitbringt, da der Mischbetrieb von VOIP Anlagen häufig zu Problemen führt.

Weitere Kriterien für die Auswahl sind die Anwenderfreundlichkeit und nicht zuletzt der Preis. Insbesondere bei großen Unternehmen mit vielen Nutzern können die Preise für die Nutzung schnell explodieren.

 

In den Medien gibt es immer wieder Berichte über Datenschutzmängel bei populären Tools wie Zoom oder Microsoft Teams. Wie geht ihr bei der DPS BS und in Kundenprojekten vor, um DSGVO-konform zu arbeiten?

Ich denke es steht außer Frage, dass die Einhaltung der geltenden Datenschutzrichtlinien und sichere Verschlüsselung für die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Gesprächen unabdingbar sind. Es ist mitunter mühsam, die Details zur Datenverarbeitung bei den einzelnen großen Anbietern aufzuspüren. Zum Teil ist das auch bewusste Praxis. Hier lohnt sich ein Blick in die Lizenzbestimmungen/AGBs, um Auskunft über die Speicherorte der Kommunikationsdaten zu bekommen. Nur weil eine Software oft gekauft wird und sich großer Beliebtheit erfreut, heißt es nicht, dass sie auch alle Bestimmungen der DSGVO erfüllen. Wir betreiben alle unsere Lösungen für uns und unsere Kunden selbst in Deutschland und verzichten auf den Betrieb in großen öffentlichen Clouds.

 

Es gibt auf dem Markt auch einige kostenlose Lösungen. Wie stehst du dazu?

Bei kostenlosen Tools sollte sich ein potentieller Nutzer immer fragen, warum das jeweilige Tool kostenlos angeboten wird. Schließlich muss jedes Unternehmen seine Angestellten bezahlen, Profite erwirtschaften und eventuell sogar Aktionäre zufrieden stellen. Womit verdienen die Anbieter von kostenlosen Lösungen also ihr Geld? Heutzutage ist es gang und gäbe, die Nutzungs- und Analysedaten zu monetarisieren. Um das Geschäft mit schützenswerten Daten ist in den letzten Jahren ein riesiger Markt entstanden. Kaum jemand liest die umfangreichen, meist in Englisch verfassten, Freifahrtscheine der großen Konzerne durch. Sie werden blind akzeptiert. Dadurch ist unbewusst der ausführlichen Nutzung aller möglichen Daten Tür und Tor geöffnet. Gerade bei Telefonanlagen und Austauschplattformen ist das ein Punkt, der extrem kritisch ist. Durch die DSGVO wird dabei schnell das Thema „Haftungsrisiko“ relevant.  

 

In der DPS BS nutzt ihr das Tool „3CX“. Warum habt ihr euch für diesen Anbieter entschieden und nutzt keine Microsoft Lösung mehr wie Skype oder Microsoft Teams?

Wir haben in der DPS BS einige Jahre Lync 2013 und Skype for Business von Microsoft für die Telefonie und Webmeetings in unseren Rechenzentren selbst betrieben. Ich habe seit dem Office Communication Server 2007 Erfahrung mit R2 VOIP Anlagen auf Basis von Microsoft. Damals gab es noch nicht so viele Anbieter und vieles steckte noch in den Kinderschuhen.

Es waren aufregende Zeiten und nicht jede Änderung, die Microsoft bereithielt, stieß auf Gegenliebe. Jede Lösung auf dem Markt hatte ihre Vor- und Nachteile. Da hieß es, sich auf die Vorteile zu besinnen und mit den Nachteilen zu arrangieren.

Heute überprüfen wir alle Produkte auch immer für einen Einsatz bei unseren Kunden. Und hier hat Microsoft es gerade in den letzten Jahren immer schwerer gemacht, ein komplettes bezahlbares Tool für die Kunden anzubieten.

Auch die Lizenzpolitik von Microsoft kann durchaus problematisch sein. Mit der Veröffentlichung der Systemvoraussetzungen für das neue Skype for Business 2019 wurde z.B. die Unterstützung von Exchange 2019 für Voicemail gestrichen. Damit ist ein essentieller Dienst für eine Telefonanlage in der neuen Version nur noch über die Microsoft Cloud nutzbar. Somit können wir unseren Kunden keine Alternative mehr zur öffentlichen (Microsoft) Cloud bereitstellen. Und gerade diese öffentliche Microsoft Cloud sehen unsere Kunden als kritisch hinsichtlich den DSGVO Bestimmungen an. Seien wir doch mal ehrlich, es ist viel einfacher für einen Landesdatenschutzbeauftragten an einen Mittelständler hinsichtlich DSGVO Verletzungen heranzutreten, als an Microsoft. Unser Kunde muss aber dafür Sorge tragen, dass die von ihm eingesetzte Software auch DSGVO konform arbeitet.

Diese speziellen Microsoft-Themen und weitere Gründe wie z. B. das bessere Preis-Leistungsverhältnis von 3CX sowie die umfangreichen zusätzlichen Funktionen wie beispielsweise das Management von Call-Centern/zentralen Rufnummern und nicht zuletzt die Grundlage der Anlage auf offenen Standards haben uns zu einem Wechsel bewegt.

 

Wie erfüllt 3CX eure Anforderungen an eine Telefonanlage?

Mit 3CX nutzen wir nun ein Tool, das VOIP-Telefonie, Webmeetings, Webinare für unsere Akademie und grundlegende Kollaborationsfunktionen vereint und unseren Sicherheitsstandards entspricht. Es benötigt für Webmeetings keine Installation von Clients und es muss auch keine spezielle Skype zertifizierte Hardware eingesetzt werden. Das Gesamtpaket hat uns so überzeugt, dass wir inzwischen 3CX Partner sind und das Tool auch bei unseren Kunden implementieren. Damit bleiben wir unserem Leitsatz treu, dass wir bei Kunden nur Soft- und Hardware einsetzen, die wir in der DPS BS selbst nutzen und erprobt haben.

 

3CX Webmeeting Screen
Videomeetings mit 3CX

 

Wie geht es in Zukunft weiter? Was ist die nächste Stufe der digitalen Kommunikation?

Die Digitalisierung im Büro geht ganz klar in Richtung von Kollaboration und digitaler Zusammenarbeit. Dafür nutzen wir in der DPS BS weitere Tools wie den DataProtectionSafe, den wir inzwischen auch für unsere Kunden anbieten. Dieser ist mit umfangreichen Kollaborationstools wie Kanban Boards, Chats und Videotelefonie, Kontaktverwaltung, Circles uvm. ausgestattet. Auch diese Lösung basiert für die Audio-/Videotelefonie auf den gleichen offenen Linux Standards wie 3CX. Dadurch funktionieren beide Tools reibungslos miteinander.

Zusammenfassend kann man sagen, die Welt hat sich glücklicherweise weitergedreht. Inzwischen sind extrem viele Alternativen auf dem Markt, die den großen bekannten Herstellern nicht nur die Stirn bieten können, sondern es auch immer häufiger besser verstehen, auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

 

Was ist deine Empfehlung für Unternehmen die sich bisher, trotz Corona, gescheut haben das Thema anzugehen?

Es lässt sich schwer vorhersagen, wie lange und in welchem Ausmaß die Corona-Pandemie unser privates und berufliches Leben beeinflussen wird.

Daher ist es für Unternehmen entscheidend möglichst flexibel agieren zu können und schnell auf neue oder veränderte Situationen zu reagieren. Denken Sie nur an Restaurants, die während des Lockdowns einen Lieferdienst anbieten konnten und dadurch zumindest einen Teil der Einnahmen sichern konnten.

Ähnlich ist es für Firmen mit herkömmlicher Bürostruktur. Mit einem modernen Webmeeting Tool und einer VOIP Anlage kann die tägliche Arbeit von jedem Ort weiter gut verrichten werden. So können die Mitarbeiter eines Büros z. B. nebenher eine Audio-/Videokonferenz starten und damit den Büroalltag simulieren. Alle Anfragen, die nebenher durch das Büro gerufen werden, können so gestellt werden. Leitende Kräfte sind in die Arbeit ihrer Angestellten involviert und es kann in Echtzeit gemeinsam gearbeitet werden.

Durch einen direkten Draht zueinander und einem anhaltenden Austausch, egal mit welchem Medium, kann damit auch der sozialen Isolation, die ein langer Homeoffice Einsatz oder eine Quarantäne mit sich bringt, begegnet werden.

Daher mein Rat: Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank und sichern Sie sich ein wichtiges Stück Flexibilität für Ihre Zukunft.

 

Vielen Dank für das Interview!

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