Wartung - nur eine Gelddruckmaschine für Softwarehersteller?

Für Unternehmen ist Software Wartung ein wesentlicher Kostenblock. Werden dadurch nur die Softwarehersteller reich? Oder ist die Wartung von Software nicht doch eine wichtige Basis für die (IT-)Sicherheit in jedem Unternehmen? Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum Software Wartung vor enormen Schäden bei Systemausfällen schützt, die jedes Unternehmen treffen können. So spricht unter anderem Springer Professional in einem Online-Artikel von einem „Millionenschaden durch IT-Ausfälle in Unternehmen“: „IT-Ausfälle kosten ein Unternehmen im Schnitt Zigtausende Euro pro Stunde. Viele Unternehmen können den eigenen Schaden aber gar nicht beziffern.“

Software Wartung ist Pflicht

Für jede Software, die ein Unternehmen einsetzt (zum Beispiel in den Bereichen CRM, ERP oder HR), machen Hersteller Wartungsverträge zur Pflicht. Dies gilt nicht nur beim Kauf von Lizenzen, sondern auch, wenn die Software gemietet oder zum Beispiel als Cloud ERP betrieben wird. Dann ist in den entsprechenden Nutzungsverträgen die Software Wartung einkalkuliert. Je nach Produktlinie – zum Beispiel ist der wartungsintensive Personalbereich in aller Regel etwas teurer – fallen Kosten zwischen 18 % und 25 % der Investition für Lizenzen pro Jahr an. Für diese Gebühren können Unternehmen auf einen großen Leistungsumfang zurückgreifen.

 

Software Wartung umfasst umfangreiches Leistungspaket

Eine Software ist von Menschen gemacht und besteht aus Millionen Zeilen Programmiercode. Daher kann es passieren, dass sich Fehler (auch Bugs genannt) einschleichen. Die Wartung von Software laut Definition bezeichnet die Veränderung eines ausgelieferten Softwareprodukts zur Fehlerbehebung, zum Erhalt der Funktionsfähigkeit sowie zur Anpassung an veränderte Umgebungen. Dies geschieht beispielsweise über Hotfixes, Updates und Upgrades – auch nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistung. Zuvor müssen die Fehler gefixt, die entsprechenden Codezeilen neu programmiert, gegebenenfalls von Drittanbietern wie Microsoft geprüft und abschließend getestet werden. Das kann viel Zeit in Anspruch nehmen, ist aber natürlich im Leistungspaket ohne Mehrkosten enthalten und sichert die Lauffähigkeit des Systems.

Hotfixes werden fortlaufend als Live-Updates zur Verfügung gestellt. Sie dienen dazu, außerhalb von Updates und Upgrades Softwarefehler zu beheben und den Nutzer:innen funktionelle Erweiterungen zu bieten. Durch diese Live-Updates wird die tägliche Arbeit der Softwarenutzer:innen in aller Regel nicht beeinträchtigt. Die Software ist mit Wartung und Pflege immer auf dem Laufenden, beispielsweise hinsichtlich der aktuellen Gesetzeslage.

Allgemein freigegebene Änderungen, einschließlich Ergänzung der Dokumentation, erhalten Kund:innen über ein Update in der Regel einmal je Kalenderjahr. Zudem sind Anpassungen bei gesetzlichen Änderungen wie zum Beispiel Änderung der Lohnsteuersätze oder Format der Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Software Wartung beinhaltet.

Technische Weiterentwicklungen und/oder funktionale Erweiterungen sind bei Upgrades im Rahmen von Software Wartung kostenfrei, sofern keine Änderungen der programmtechnischen Grundlagen (zum Beispiel Programmaufbau, Programmiersprache) und Funktionalitäten vorgenommen werden. Entscheidet sich der Hersteller am Ende des Lebenszyklus der Software (in der Regel nach sechs bis zehn Jahre) für ein Upgrade zum Beispiel aufgrund eines Technologiewechsels, so erhalten Kund:innen die neue Version zu stark vergünstigten Konditionen. Trotz der Schnelllebigkeit in der IT können Anwender:innen mit einem Upgrade bei der bewährten und vertrauten Softwarelösung bleiben.

 

Mehr als Updates und Fehlerbehebung

Neben Hotfixes, Updates, Upgrades und Fehlerbehebung können Unternehmen mit aktivem Wartungsvertrag weitere Leistungen erwarten – zum Beispiel die Möglichkeit zur Erweiterung mit Clients oder Zusatzmodulen. Ansonsten wird bei Altversionen zunächst ein (kostenpflichtiges) Upgrade auf die neue Version benötigt. Die Lieferung von Clients oder Modulen beinhaltet immer die gesetzliche Gewährleistung von zwei Jahren. Durch die Einbettung in die komplette Softwarelösung kann nicht für eine spezielle Erweiterung Garantie gegeben werden. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, Clients oder Zusatzmodule ohne bestehende Software Wartung zu kaufen. Dadurch, dass Anwender:innen die bestehende Softwarelösung jederzeit hinsichtlich User und Funktionen erweitern können, sichern sich Unternehmen dauerhaft die Investition in die Softwarelösung und erhalten sich die Flexibilität, ihre Lösung nach Bedarf anpassen zu können.

Software Wartung ist zudem eine Art „Versicherung“. Eine innerbetriebliche Software ist in der Regel eingebettet in weitere Lösungen, beispielsweise den Microsoft SQL-Datenbank Server, externe Schnittstellen zu anderen Programmen (Banking, Dokumenten Managementsysteme etc.). Somit „versichern“ Anwender:innen über einen Wartungsvertrag die Standardsoftware des jeweiligen Herstellers für das sichere Zusammenspiel mit anderen Softwarelösungen und -komponenten, ähnlich einer Haftpflichtversicherung.

Die Werthaltigkeit der im Unternehmen eingesetzten Softwarelösung und damit die getätigte Investition werden durch Wartungsverträge gesichert – zwei Beispiele: 1. Wirtschaftsprüfer fordern aktuelle Softwarelösungen. 2. Gemäß gesetzlicher Bestimmungen in Deutschland kann jedes Unternehmen gekaufte Software an andere Unternehmen weiterverkaufen. Der Softwarehersteller ist jedoch nicht verpflichtet, eine wiederverkaufte Software mit einem Vertrag zur Software Wartung auszustatten. Der Verkauf von gebrauchter Software wird damit unterbunden.

Verträge zur Software Wartung werden von IT-Systemhäusern wie der DPS BS angeboten, wobei in jedem Fall eine Rückversicherung beim Hersteller erfolgt. Möchten Kund:innen weitere Leistungen der DPS BS wie zum Beispiel ERP Hosting nutzen, so ist dies auch nur auf der Basis eines bestehenden Vertrages für Software Wartung möglich.

 

Software Wartung sorgt für hohe IT-Sicherheit

Mit einem Wartungsvertrag – ein starkes Leistungspaket mit vielen Komponenten – sind Unternehmen auf der sicheren Seite. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat, haben die jeweiligen Bestandteile oft einen unterschiedlichen Stellenwert. So enthält Software Wartung nicht nur Leistungen hinsichtlich neuer Funktionen oder Fehlerbehebungen, sondern ist auch eine „Versicherung“ für das ordnungsgemäße Zusammenspiel von externen Softwarelösungen mit der jeweiligen innerbetrieblichen Software. Nicht zuletzt erhält regelmäßige Wartung die Werthaltigkeit der jeweiligen Unternehmenssoftware und damit die getätigte Investition. Ein Maximum an Sicherheit erreichen Unternehmen, wenn diese für ihre Unternehmenssoftware und Infrastruktur eine professionelle IT Betreuung in Anspruch nehmen, die einen sicheren Betrieb aller Komponenten on-premise oder in der Cloud gewährleistet. Es ist nicht möglich, dass Kund:innen Software Wartung in eigener Regie betreiben – schon allein wegen der Abhängigkeit vom jeweiligen Hersteller, Softwarekomponenten zum Beispiel zur Behebung von Bugs zu bekommen. Dazu muss die entsprechende Wartungsgebühr entrichtet werden.

Selbst wenn Unternehmen nur die Kosten eines Systemausfalles betrachten und diese den jährlichen Kosten eines Wartungsvertrages gegenüberstellen, so lohnt sich ein Wartungsvertrag immer – nicht nur für Softwarehersteller, sondern für jedes einzelne Unternehmen. Dies stellen wir gerne unter Beweis. Fordern Sie unsere Experten – wir beraten Sie zu allen Leistungen der Software Wartung und weit darüber hinaus!

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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