Stellenanzeigen Verwaltung clever gelöst

Die Gewinnung neuer Fach- und Nachwuchskräfte gehört zu einem zentralen Thema für Unternehmen jeder Größe. Im Jahr 2022 waren in Deutschland bis Februar 807.016 offene Arbeitsstellen gemeldet, ein neuer Höchststand. Je nach Branche und Standort ist die Besetzung dieser offenen Stellen mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden. Am Anfang des Prozesses der Mitarbeitergewinnung steht jedoch in allen Unternehmen die Erstellung einer Stellenanzeige sowie deren Verwaltung durch die Personalabteilung. Für Unternehmen gibt es mehrere Möglichkeiten der Stellenanzeigen Verwaltung. Doch wie sieht der Prozess im Detail aus und warum ist eine professionelle Verwaltung für die Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen wichtig?

 

Herausforderungen der klassischen Stellenanzeigen Verwaltung

Betrachten wir zunächst die einzelnen Prozessschritte der Stellenanzeigen Verwaltung. Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, eine neue Stelle auszuschreiben, wird in der Regel der Text für die Anzeige verfasst und mit den Fachabteilungen und der Geschäftsleitung abgestimmt. Es folgt die Veröffentlichung auf den bevorzugten (digitalen) Kanälen. Dazu zählt fast immer die Unternehmenswebsite, je nach Nutzung soziale Medien und Stellenbörsen. Bewerber:innen haben die Möglichkeit, sich per Onlineformular oder per E-Mail auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben. An dieser Stelle offenbart sich die erste Herausforderung für Personalabteilungen. Sobald mehrere Anzeigen ausgeschrieben sind, wird die Stellenanzeigen Verwaltung kompliziert, denn es geht nicht mehr nur um die Anzeige selbst, sondern um das Monitoring der eingehenden Bewerbungen:

    1. Im Rahmen der Stellenanzeigen Verwaltung muss nachvollziehbar sein, aus welcher Quelle eine Bewerbung kommt, d.h. über die Website, über eine Stellenanzeige oder Ähnliches. Nur so kann identifiziert werden, welche Kanäle für die Veröffentlichung von vakanten Positionen effektiv sind und die oft hohen Kosten für Stellenbörsen gezielt gesteuert werden.
    2. Eingegangene Bewerbungsunterlagen müssen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen und für die Weiterleitung an Kolleg:innen und Geschäftsleitung aufbereitet werden. Bei einem hohem Bewerbungsaufkommen führt diese schnell zu einem nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand.
    3. Der Status der einzelnen Bewerbungen muss ebenfalls nachverfolgt werden, um ggf. Einladungen zu einem Vorstellungsgespräch oder Absagen zu versenden.

 

Die Stellenanzeigen Verwaltung und die genannten Aufgaben lassen sich theoretisch mithilfe einer Excel-Tabelle abbilden, mit deren Hilfe der Status jeder Stelle überwacht wird. Dies ist jedoch mit zahlreichen manuellen Arbeitsschritten verbunden, die fehleranfällig sind sowie Zeit und Nerven kosten. Zudem bieten Excel & Co. keine Unterstützung beim Teilen und Nachverfolgen der Bewerbungsunterlagen. Daher werden diese aus Ermangelung an Alternativen per E-Mail mit den beteiligten Personen geteilt. Datenschutzrechtlich ist das äußerst bedenklich. Es geht demzufolge um viel mehr als nur eine leichtere Administration. Eine professionelle Stellenanzeigen Verwaltung führt dazu, dass Sie als Unternehmen schneller auf Bewerbungen reagieren können, die Kommunikation reibungsloser läuft und Kandidat:innen zügiger eingestellt werden. Glücklicherweise gibt es digitale Lösungen, die die Stellenanzeigen Verwaltung erleichtern und die Personalabteilung entlasten.

 

Tools für professionelle Stellenanzeigen Verwaltung

Unternehmen, die ihre Stellenanzeigen Verwaltung professionell aufsetzen möchten, können zwischen zwei Varianten wählen. Entweder die Stellenanzeigen werden mithilfe eines eigenen Moduls innerhalb einer HR-Software verwaltet oder es wird ein eigenständiges Tool für Recruiting bzw. Bewerbermanagement eingerichtet. Beide Optionen führen in der Regel zur Erreichung dieser Ziele: Weniger Administration, vereinfachte Abstimmung, beschleunigter Bewerbungsprozess und ein sicherer Umgang mit personenbezogenen Bewerberdaten. Welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihrer Ausgangssituation ab.

Nutzen Sie bereits eine HR-Software, beispielsweise für die Entgeltabrechnung, ist es naheliegend, die Stellenanzeigen Verwaltung über ein zusätzliches Modul umzusetzen. Die meisten Softwareanbieter bieten modular aufgebaute HR-Software an. Die Sage HR Suite basiert beispielsweise auf den vier Modulen Personalabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Bewerbermanagement, die flexibel miteinander kombiniert und erweitert werden können. Innerhalb des Bewerbermanagements der Software werden die Stellenanzeigen angelegt und eingehende Bewerbungsunterlagen zentral gesammelt. Diese können direkt innerhalb der Software mit beteiligten Kolleg:innen geteilt und nachverfolgt werden. Eine Schnittstelle zum webbasierten DPS BS Karriereportal bietet Ihnen zudem die Möglichkeit der professionellen Stellenanzeigen Verwaltung. Mithilfe des Webportals können Sie Ihre Stellenanzeigen und Ihr Unternehmen in ansprechender Form präsentieren sowie ein modernes Bewerbungsformular bereitstellen. Auf diese Weise steigen Ihre Chance, potentielle Kandidat:innen von Ihrem Unternehmen zu überzeugen und die internen Prozesse werden effizienter und sicherer. Die URLs Ihrer Stellenanzeigen können zudem mit sogenannten Affiliate IDs (einer individuellen Kennung) versehen werden, die es ermöglicht, nachzuverfolgen, von welcher Quelle (z.B. LinkedIn oder Stepstone) eine Bewerbung eingegangen ist.

Stand-alone Lösungen für Recruiting und Bewerbermanagement basieren zumeist auf einem ähnlichen Funktionsumfang wie ein HR-Software Modul. Weitere Unterstützung bieten häufig erweiterte Kollaborations- und Auswertungsmöglichkeiten sowie Automatisierungsmechanismen. Die Stellenanzeigen Verwaltung ist dabei nur ein Teilbereich. Ziel ist es, den gesamten Recruiting Prozess abzubilden. Diese Variante eignet sich vor allem für Unternehmen mit einer konstant hohen Anzahl an ausgeschriebenen Stellen, die eine High-End Lösung abseits einer Software für Personalabrechnung oder -management suchen. Unternehmen, die bereits eine HR-Software nutzen oder planen, die Entgeltabrechnung oder das Personalmanagement im eigenen Haus abzubilden, sind mit einer Stellenanzeigen Verwaltung über ein integriertes Bewerbungsmanagement bestens beraten. Es ist keine neue Software Einführung nötig und alle Personal- und Bewerbungsdaten sind in einer Lösung gespeichert. Das erleichtert nicht nur die Bedienbarkeit spürbar, sondern auch die Einhaltung des Datenschutzes.

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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