Gamechanger digitale Rechnungsprüfung

Kennen Sie das auch? Auf der Suche nach einer wichtigen Rechnung durchforsten Sie sämtliche Ordner und Schreibtische und fragen sich durch etliche Büros in der Hoffnung, dass diese eine Rechnung auftaucht. Zwischenzeitlich verstreichen Skontofristen und Mahngebühren entstehen. Taucht das gesuchte Dokument endlich auf, stellen Sie verärgert fest, dass die Rechnung noch lange nicht bereit ist, in den Zahlungslauf zu gehen. Es muss schließlich noch formal, sachlich und rechnerisch geprüft werden, ob die Eingangsrechnung vom Rechnungssteller korrekt gestellt wurde und ob alle steuerlich relevanten Anforderungen nach §14 UStG erfüllt sind.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil. Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, denen es wichtig ist, weniger Zeit mit der Suche und Prüfung von Eingangsrechnungen zu verbringen, dann ist eine digitale Rechnungsprüfung die optimale Lösung. Immer mehr Unternehmen digitalisieren Ihre interne Rechnungsprüfung und optimieren auf diese Weise die Prozesse in der Buchhaltung. Das Resultat: Automatisierte, digitale Workflows, die wertvolle Zeit und hohe Kosten sparen – und das alles ohne Kopien und ohne Papier.

 

Manuelle Rechnungsprüfung - kein Ende in Sicht

Bevor wir näher auf die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung eingehen, nehmen wir den Prozess einmal genauer unter die Lupe, um den Nutzen dieses Bausteins der digitalen Transformation zu verstehen.

Üblicherweise müssen Eingangsrechnungen formal und rechnerisch vor ihrer Freigabe gecheckt werden. Dies wird in der Regel von der Buchhaltung vollzogen. Dort werden die Belege erfasst, überprüft, bezahlt, archiviert und verwaltet. In der Realität sind jedoch oftmals mehrere Personen in den Prozess der Rechnungsprüfung involviert. Diese prüfen manuell, ob die Rechnung so in die Saldierung übergehen kann. Neben der formalen und rechnerischen Prüfung kommt die sachliche Rechnungsprüfung hinzu. Dabei wird kontrolliert, ob die bestellte Ware im Unternehmen eingegangen ist oder ob die vereinbarte Dienstleistung stattgefunden hat. Des Weiteren wird die Richtigkeit der Artikel genauso wie Anzahl und Höhe der berechneten Preise kontrolliert.

Die manuellen Prüfungen und Abstimmungen verzögern oftmals die Freigabe und sind alles andere als effizient. Es geht viel Zeit verloren und lässt sich schwer nachvollziehen, bei welchem Mitarbeiter die Rechnung gerade auf dem Schreibtisch liegt.

 

Gamechanger digitale Rechnungsprüfung

Und hier kommt die digitale Rechnungsprüfung ins Spiel! All diese schleppenden Prozesse können mit Hilfe einer digitalen Rechnungsprüfung optimiert werden, wodurch Kosten eingespart, Mitarbeiter entlastet und Ressourcen geschont werden. Schon alleine diese drei Punkte werden Ihr Unternehmen in Punkto Prozessoptimierung wortwörtlich bereichern – mal ganz abgesehen von dankbaren Mitarbeitern, die ihre Zeit nicht mehr mit der Suche nach Papierdokumenten verbringen müssen. Die digitale Rechnungsprüfung ist die optimale Lösung, wenn es darum geht, Ihrem Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, Rechnungen elektronisch zu transportieren, digital freizugeben und automatisch in den Zahlungslauf zu übergeben.

 

Nimm zwei!

Um einen transparenten, effizienten und vor allem schnellen digitalen Workflow zu gewährleisten, gibt es die digitale Rechnungsprüfung in der Regel in zwei Varianten:

  • Sage 100 Add-On (Integration ohne DMS (Dokumenten-Management-System) möglich). Mit der Sage 100 Rechnungsprüfung werden viele manuelle Tätigkeiten mit wenig Aufwand digitalisiert - und vor allem schnell und kostengünstig implementiert. Digitalisierte Arbeitsschritte übernehmen die formelle und inhaltliche Kontrolle aller Rechnungen, beschleunigen den internen Freigabeprozess und erhöhen die Transparenz. Eine anschließende Dokumentenübergabe an ein DMS ist möglich.

 

  • DMS-Integration inklusive OCR-Texterkennung und Verschlagwortung der digital gespeicherten Dokumente. Die im DMS eingepflegten Stammdaten des Unternehmens bilden die technische Grundlage. Es findet ein Abgleich dieser Daten mit der Rechnung per OCR-Texterkennung statt. Anhand von Regeln und Mustern werden dabei Eigenschaften wie das Rechnungsdatum, der Betrag und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt. Eine automatische Erfassung und Indexierung von Daten erkennt Fehler bei der manuellen Rechnungseingabe und verhindert diese.

 

Ein Hoch auf die digitale Rechnungsprüfung

Die digitale Rechnungsprüfung beschleunigt Prozesse und ist ein Must-Have für jedes digitalisierte Unternehmen, um effektiv Ressourcen zu sparen und Kosten zu optimieren. Es ist ein wichtiger Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie und nur einer der Bausteine im komplexen System der digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Automatisierte und beschleunigte Prozesse verbinden Dokumente mit Aufgaben und Personen und sorgen für absolute Transparenz, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Jeder Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments ist nachvollziehbar und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Ana-Maria (Marketing), Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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