Raus damit! Outsourcing in der Personalabteilung

Die Zeiten, in denen Outsourcing mit einem negativen Image, mit der Streichung von Arbeitsplätzen und der Auslagerung von Geschäftszweigen ins Ausland assoziiert wurde, sind lange vorbei. Heute lohnt es sich im Angesicht von Fachkräftemangel und krisenbedingten Schwankungen auch für kleine und mittelständische Unternehmen, über das Outsourcing von Prozessen nachzudenken. Damit können nicht nur Personal und Kosten eingespart, sondern auch eine Effizienzsteigerung und Sicherung der unternehmensinternen Abläufe erzielt werden.

Was ist mit Outsourcing in der Personalabteilung überhaupt gemeint?

Outsourcing oder auch Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet die Auslagerung vollständiger Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister. Abgeleitet wird der Begriff Outsourcing von dem englischen Begriff Outside resource using („Nutzung externer Ressourcen“).

Die wohl häufigsten Gründe für Outsourcing sind Kosteneinsparung, Fachkräftemangel oder Entlastung der vorhandenen Mitarbeiter:innen . Dabei spielen die sinkende Wirtschaftlichkeit und der Konkurrenzdruck eine große Rolle. Von Zeit zu Zeit ist es durchaus sinnvoll, das Unternehmen auf auslagerungsfähige Bereiche zu prüfen.

Warum ist Outsourcing in der Personalabteilung wichtig?

Um eine Effizienzsteigerung im Unternehmen zu erreichen, werden in der Regel nicht die wettbewerbsrelevanten Kernprozesse ausgelagert, sondern nur Supportabläufe von Dienstleistern übernommen - z.B. IT-, Logistik- oder Abrechnungsservices.

Besonders der Bereich „Human Resources“, kurz HR, ist äußerst kosten- und zeitintensiv. Die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung brauchen tiefgehende Expertise, um ihre Arbeit zu verrichten. Wer also kein geeignetes Personal findet oder sich einfach mehr aufs Kerngeschäft konzentrieren möchte, kann Teile der Personalarbeit z.B. die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung von externen Dienstleistern in unterschiedlichen Ausprägungen durchführen lassen.

Die Basis beim Outsourcing in der Personalabteilung bildet dabei die Erfassung und Prüfung der abrechnungsrelevanten Daten von Mitarbeiter:innen und die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung sowie die Übermittlung von Daten an Dritte (z.B. Meldebescheinigung). Meistens werden die Daten dem auftraggebenden Unternehmen in einer Software wie der Sage HR Suite zugänglich gemacht. Es gibt dabei zahlreiche Vertragsmodelle, die sich im Zugriff auf Abrechnungsdaten und Softwarenutzung unterscheiden. Abgerundet wird das Angebot durch weitere Services wie Zeiterfassung, Pflege der Mitarbeiterdaten, Reisekostenabrechnung oder Hosting der eingesetzten HR Software.  

Outsourcing in der Personalabteilung bietet Sicherheit, Verlässlichkeit und Komfort

Gemeinsam haben alle Modelle die fachliche und technische Entlastung der eigenen Personalabteilung, höchste Sicherheit und Genauigkeit bei der Durchführung der Gehaltsabrechnung. Die pünktliche, zuverlässige und rechtssichere Abrechnung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Richtlinien schafft freie Ressourcen in der Personalabteilung für andere Aufgaben, wie Personalverwaltung oder Recruiting. Über Compliance oder Gesetzesänderungen müssen sich die eigenen Mitarbeiter:innen nicht mehr den Kopf zerbrechen. Und das Beste – mit dem passenden Dienstleister lohnt sich der Komfort einer ausgelagerten Lohnabrechnung auch für eine kleine Zahl von Abrechnungsfällen. Outsourcing in der Personalabteilung ist mit dem richtigen Modell keinesfalls nur für Konzerne oder mitarbeiterstarke Unternehmen rentabel.  

Welche Software bietet sich für Outsourcing in der Personalabteilung an?

Es ist empfehlenswert, Anbieter unter den Kriterien der eigenen Unternehmensgröße und der Bedürfnisse zu vergleichen, um beim Outsourcing in der Personalabteilung ein optimales Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. In Hinblick auf die Sage HR Suite bietet die DPS BS drei sogenannte Payroll-Modelle an, die sich in den Zugriffsrechten auf die Sage HR Suite, der Nutzung der angeschlossenen Module sowie dem Hosting der Software im Rechenzentrum unterscheiden. So ist es möglich, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung durch die DPS BS zuverlässig erledigen zu lassen und gleichzeitig Module wie Personal- oder Bewerbermanagement in der internen Personalabteilung zu nutzen.

Prinzipiell eignet sich die ausgelagerte Lohnabrechnung für Unternehmen, die Personalengpässe oder keine interne Personalabteilung haben und die Lohnabrechnung professionell regeln möchten. Ebenso infrage kommt die Lösung für Unternehmen mit einer bestehenden Personalabteilung, die entlastet werden soll und die vorhandenen Ressourcen für Personalmanagement und Recruiting-Aufgaben nutzen möchte. Da es sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung um ein fachlich anspruchsvolles Thema handelt und zahlreiche Gesetzgebungen und Richtlinien in den unterschiedlichsten Abrechnungsfällen beachtet werden müssen, bietet sich das Outsourcing in der Personalabteilung auch für Unternehmen mit komplexen Herausforderungen wie z.B. Tarifverträgen, Zusammenführung von Unternehmen o.Ä. an.  

Was sind die Vor- und Nachteile von Personalabteilung Outsourcing?

Vorteile von Outsourcing

• Outsourcing in der Personalabteilung spart Kosten
  Keine Frage, Outsourcing spart Geld ein. Das liegt zum einen daran, dass externe Dienstleister auf einen größeren Pool an Mitarbeiter:innen zurückgreifen können und zum anderen, dass sie auf die Aufgaben spezialisiert sind und somit keine internen Ressourcen wie z.B. Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen verwendet werden müssen.

• Outsourcing in der Personalabteilung spart Zeit
  Zeit, die für die Einarbeitung benötigt wird, kann beim Outsourcing eingespart werden. Gerade wenn es um Arbeitsvorgänge geht, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören, muss viel Zeit aufgebracht werden, um die Mitarbeiter:innen bestmöglich auszubilden.

• Outsourcing in der Personalabteilung steigert die Qualität
  Der Faktor Qualität spielt beim Outsourcing ebenfalls eine entscheidende Rolle. Externe Anbieter sind spezialisiert und können auf jahrelange Erfahrung zurückgreifen. Das sichert die Qualität der Dienstleistung und Sie können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Nachteile von Outsourcing

• Abhängigkeit durch Outsourcing
  Ein großer Nachteil im Outsourcing ist die Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Kommt es bei diesen zu wirtschaftlichen oder qualitativen Schwierigkeiten, kann dies im Unternehmen zu zusätzlichen Kosten und einem schlechten Image führen.

• Wissensverlust durch Outsourcing
  Gibt man Prozesse externen Anbietern, nimmt man den eigenen Mitarbeiter:innen die Chance, sich weiterzubilden und verliert zudem das angeeignete Know-how. Auch wenn Mitarbeiter:innen einmal das Unternehmen verlassen oder ein Anbieterwechsel ansteht, gehen viele Erfahrungen verloren.

• Outsourcing erhöht den Kommunikationsaufwand
  Die Unternehmenskommunikation wird beim Outsourcing nach außen verlagert und erhöht damit den Kommunikationsaufwand. Im Vorfeld ist es also sehr wichtig, klar definierte Kommunikationskanäle vorzugeben und Termine für einen regelmäßigen Austausch zu planen.

5 Schritte um Outsourcing im Unternehmen einzuführen

Jede Outsourcing-Entscheidung greift in die Strukturen eines Unternehmens ein und sollte daher gut überlegt und in mehreren Schritten erfolgen. Outsourcing lohnt sich nur dann, wenn mindestens 20 % der anfallenden Kosten gespart werden können.

1. Identifikation der auszulagernden Aufgaben

Im ersten Schritt sollten Sie abwägen, welche Aufgaben Sie auslagern möchten bzw. können. Um diese Entscheidung zu treffen, überprüfen Sie, welche Unternehmensziele und -strategien nicht zum Kernbereich gehören. Für jede Aufgabe können Sie ein Profil erstellen, das die Vor- und Nachteile einer Outsourcing-Lösung detailliert darstellt.

2. Verantwortlichen festlegen und Partner auswählen

Es sollte von Beginn eine Person im Unternehmen festgelegt werden, die für die Planung, Umsetzung und spätere Betreuung beauftragt wird. Der Verantwortliche ist für die Konzept- und Terminerstellung sowie der Auswahl möglicher Outsourcing-Partner zuständig. Auch die Ausarbeitung der Verträge, die Erstellung eines Berichtswesens sowie die Festlegung geeigneter Kommunikationswege fallen in den Aufgabenbereich des Mitarbeiters.

3. Vertragsgestaltung

Nach der Auswahl eines geeigneten Partners geht es darum, festzulegen, was in welchem Umfang zu leisten ist. Im Vertrag sollte z.B. folgende Themen behandelt werden:
- Zielbeschreibung
- Leistungsinhalt- und Umfang
- Kosten (Gesamtkosten, Kosten je Vorgang, etc.)
- Verpflichtungen des Outsourcing-Anbieters
- Leistungen, die innerhalb der Zeiten erbracht werden müssen
- Laufzeit und Kündigungsfrist
- Datenschutz, Vertraulichkeit und Geheimhaltung
- Schadenersatz bei Nicht- oder Schlechterfüllung
- Berichtinhalte und -termine
- Notfallkonzepte bei größeren Problemen

Tipp: Ziehen Sie sich einen Rechtsanwalt hinzu, um auch juristische Details und Formulierung beurteilen zu lassen.

4. Übergang ins Tagesgeschäft

Zunächst lassen Sie Ihrem externen Dienstleister, z.B. mithilfe der HR Suite, alle notwendigen Unterlagen und Daten zukommen, um eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Organisation einzuführen. Wichtig ist auch, ein spezielles Controlling zu implementieren, dass die Leistungserbringung permanent überwacht. Für die Anfangszeit empfiehlt sich eine Art Doppelbetrieb aufrechtzuerhalten, um im Falle eines möglichen Scheiterns noch handlungsfähig zu bleiben. Es besteht auch die Möglichkeit, zunächst nur einen Teil der Aufgaben zu verlagern und nach der Testphase diese zu erweitern bzw. die vollständige Abgabe zu verhandeln.

5. Outsourcing-Entscheidungen regelmäßig überprüfen

Nach erfolgreichem Auslagern von Aufgaben sollten Sie regelmäßig - am besten jährlich - prüfen, ob sich die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen geändert haben und ob dies Auswirkungen hat. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Sollten die fremdbezogenen Leistungen weiterhin von Dritten verübt werden?
- Haben sich Rahmenbedingungen geändert?
- Sind Sie mit dem aktuellen Anbieter nach wie vor zufrieden?
- Hat sich die Qualität der Leistung verbessert oder gar verschlechtert?
- Sind die erwarteten Vorteile des Outsourcings m Unternehmen eingetreten?

Fazit

Outsourcing in der Personalabteilung ist mit einigen Vorteilen verbunden, kann aber auch Nachteile mit sich bringen. Um von der Auslagerung zu profitieren, sollten vorab die Chancen und Risiken abgewogen werde. Mit einem zuverlässigen Partner, der um die Sensibilität der Mitarbeiterdaten weiß und entsprechende hohe Sicherheitsstandards einhält, kann Outsourcing einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Unternehmen leisten.