Raus damit! Outsourcing in der Personalabteilung

Die Zeiten, in denen Outsourcing mit einem negativen Image, mit der Streichung von Arbeitsplätzen und der Auslagerung von Geschäftszweigen ins Ausland assoziiert wurde, sind lange vorbei. Heute lohnt es sich im Angesicht von Fachkräftemangel und krisenbedingten Schwankungen auch für kleine und mittelständische Unternehmen, über das Outsourcing von Prozessen nachzudenken. Damit können nicht nur Personal und Kosten eingespart, sondern auch eine Effizienzsteigerung und Sicherung der unternehmensinternen Abläufe erzielt werden.

Doch was genau ist mit Outsourcing überhaupt gemeint? Outsourcing oder auch Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet die Auslagerung vollständiger Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister. Um eine Effizienzsteigerung im Unternehmen zu erreichen, werden in der Regel nicht die wettbewerbsrelevanten Kernprozesse ausgelagert, sondern nur Supportabläufe von Dienstleistern übernommen - z.B. IT-, Logistik- oder Abrechnungsservices. In der Personalabteilung bedeutet Outsourcing konkret die Übernahme der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in unterschiedlichen Ausprägungen.

Die Basis bildet dabei die Erfassung und Prüfung der abrechnungsrelevanten Daten von Mitarbeitern und die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung sowie die Übermittlung von Daten an Dritte (z.B. Meldebescheinigung). Meistens werden die Daten dem auftraggebenden Unternehmen in einer Software wie der Sage HR Suite zugänglich gemacht. Es gibt dabei zahlreiche Vertragsmodelle, die sich im Zugriff auf Abrechnungsdaten und Softwarenutzung unterscheiden. Abgerundet wird das Angebot durch weitere Services wie Zeiterfassung, Pflege der Mitarbeiterdaten, Reisekostenabrechnung oder Hosting der eingesetzten Software.  

Sicherheit, Verlässlichkeit und Komfort

Gemeinsam haben alle Modelle die fachliche und technische Entlastung der eigenen Personalabteilung, höchste Sicherheit und Genauigkeit bei der Durchführung der Gehaltsabrechnung. Die pünktliche, zuverlässige und rechtssichere Abrechnung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Richtlinien schafft freie Ressourcen in der Personalabteilung für andere Aufgaben wie Personalverwaltung oder Recruiting. Über Compliance oder Gesetzesänderungen müssen sich die eigenen Mitarbeiter nicht mehr den Kopf zerbrechen. Und das Beste – mit dem passenden Dienstleister lohnt sich der Komfort einer ausgelagerten Lohnabrechnung auch für eine kleine Zahl von Abrechnungsfällen. Outsourcing in der Personalabteilung ist mit dem richtigen Modell keinesfalls nur für Konzerne oder mitarbeiterstarke Unternehmen rentabel.

Für ein optimales Preis-Leistungsverhältnis ist es empfehlenswert, Anbieter unter den Kriterien der eigenen Unternehmensgröße und der Bedürfnisse zu vergleichen. In Hinblick auf die Sage HR Suite bietet die DPS BS drei sogenannte Payroll-Modelle an, die sich in den Zugriffsrechten auf die Sage HR Suite, der Nutzung der angeschlossenen Module sowie dem Hosting der Software im Rechenzentrum unterscheiden. So ist es möglich, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung durch die DPS BS zuverlässig erledigen zu lassen und gleichzeitig Module wie Personal- oder Bewerbermanagement in der internen Personalabteilung zu nutzen.

Prinzipiell eignet sich die ausgelagerte Lohnabrechnung für Unternehmen, die Personalengpässe oder keine interne Personalabteilung haben und die Lohnabrechnung professionell regeln möchten. Ebenso infrage kommt die Lösung für Unternehmen mit einer bestehenden Personalabteilung, die entlastet werden soll und die vorhandenen Ressourcen für Personalmanagement und Recruiting-Aufgaben nutzen möchte. Da es sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung um ein fachlich anspruchsvolles Thema handelt und zahlreiche Gesetzgebungen und Richtlinien in den unterschiedlichsten Abrechnungsfällen beachtet werden müssen, bietet sich das Outsourcing auch für Unternehmen mit komplexen Herausforderungen wie z.B. Tarifverträgen, Zusammenführung von Unternehmen o.Ä. an.

Mit einem zuverlässigen Partner, der um die Sensibilität der Mitarbeiterdaten weiß und entsprechende hohe Sicherheitsstandards einhält, lässt sich gemeinsam mit einer flexiblen HR-Software ein wesentlicher Beitrag zur Effizienzsteigerung im Unternehmen leisten.

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine „lesbare“ Form zu bringen.

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