Papierloses Büro: Sortieren Sie noch oder schreddern Sie schon?

Umweltfreundlich, effizient, prozesssicher – die Vorteile des papierlosen Büros

Es gibt viele Beweggründe, die zu einem Umstieg auf das papierlose Büro motivieren. Allen voran ein umweltbewussteres Arbeiten und die Befreiung von Papierbergen. Doch auch die hohe Verfügbarkeit und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten sind vielversprechend. Im Folgenden finden Sie fünf wesentliche Vorteile im Überblick:

1. Platzersparnis

Für eine Vielzahl an Geschäftsdokumenten gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, durch deren Einhaltung über die Jahre wahre Papierberge entstehen. Eine sorgfältige Digitalisierung der Dokumente spart physischen Platz im Büro. Durch den Umstieg auf das papierlose Büro können bestehende Papierakten aufgelöst und vernichtet werden, während neue Dokumente überhaupt nicht mehr in Papierform abgelegt werden. In größeren Unternehmen mit hohem Papieraufkommen können oftmals sogar ganze Räume neu genutzt werden, die ursprünglich Aktenschränke beherbergt haben.

2. Verfügbarkeit

Anders als Papierakten sind digital gespeicherte Dokumente jederzeit und überall verfügbar. Das ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten ein Pluspunkt, aber auch in Hinblick auf mobiles Arbeiten und moderne Kollaboration. Das papierlose Büro wird häufig mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) realisiert, das bei Cloudbereitstellung auf allen Geräten über eine Internetverbindung abrufbar ist. Die Verfügbarkeit ermöglicht zudem den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Mitarbeiter:innen auf relevante Dokumente. Teams können im papierlosen Büro Unterlagen gemeinsam betrachten, Änderungen nachvollziehen und effizient zusammenarbeiten, ohne Papierordner austauschen zu müssen.

3. Einfache Suche

In direktem Zusammenhang mit der digitalen Verfügbarkeit steht die einfache Auffindbarkeit von Dokumenten im papierlosen Büro. Die meisten digitalen Archive oder Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten eine Verschlagwortung oder Volltexterkennung (OCR), mithilfe derer nach dem gewünschten Begriff gesucht werden kann. Das langwierige Blättern in Aktenordnern entfällt, es wird Zeit gespart und der Arbeitsalltag im papierlosen Büro wird effizienter.

4. Gesetzeskonforme Archivierung

Das papierlose Büro ermöglicht mit einer passenden Softwarelösung eine unkomplizierte, rechtskonforme Archivierung von Papierunterlagen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichtet Unternehmen zu einem festgeschriebenen Umgang mit originär digitalen oder digitalisierten Schriftstücken. Es ist exakt beschrieben, wie Papierbelege digitalisiert und weiterverarbeitet werden dürfen – inklusive anschließender Vernichtung. Eine passende Software schafft die nötigen Rahmenbedingungen zur Einhaltung der GoBD. Funktionen zur Einhaltung der Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit gewährleisten eine revisionssichere Aufbewahrung.

5. Umweltfreundlich

Es liegt auf der Hand: Der Verzicht auf Papierdokumente ist umweltfreundlich und ressourcenschonend. Trotz der hohen Altpapiereinsatzquoten in Deutschland (79%) verbraucht die Papierproduktion wertvolle Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie. Jeder Ausdruck, der dank papierlosem Büro eingespart werden kann, nützt somit der Umwelt und führt gleichzeitig zu einer Kostenersparnis durch sinkende Papier-, Drucker- und Tintenkosten.

Abseits der vielversprechenden Vorteile hat das papierlose Büro auch Nachteile. Zum einen ist für die Einführung ein gewisser Aufwand von Nöten. Die Digitalisierung sämtlicher Papierakten – und sei es nur innerhalb einer Abteilung – nimmt viel Zeit in Anspruch. Hinzu kommt der Planungsaufwand (mehr dazu weiter unten), der die Basis für einen erfolgreichen Umstieg bietet. Ein weiterer Nachteil ist die Abhängigkeit von der eingesetzten Technik wie z.B. Software und Internetverbindung. Nicht zu vergessen ist ebenfalls, dass es durchaus Mitarbeiter:innen gibt, die wenig technikaffin sind und die sich im papierlosen Büro unter Umständen schwer zurechtfinden.

Praxisorientierte Tipps zeigen Ihnen, wie der Umstieg auf das papierlose Büro gelingt und wie Sie die passende Softwarelösung für Ihre Anforderungen finden.

 

Papierloses Büro umsetzen: Planung ist alles

Die richtige Planung ist das A und O bei der Digitalisierung von Papierunterlagen im Unternehmen. Im ersten Schritt sind eine Priorisierung und ein Überblick über alle Abteilungen sinnvoll, bei denen eine große Menge an Papierdokumenten anfallen. Die Priorisierung erleichtert die tatsächliche Umsetzung des papierlosen Büros und sorgt dafür, dass Sie sich und Ihren Mitarbeiter:innen nicht zu viel auf einmal zumuten und am Ende mehrere Baustellen gleichzeitig haben.

Nachdem Sie eine Abteilung für Ihr erstes Projekt ausgewählt haben – die Auswahl kann u.a. nach Machbarkeit, personellen Ressourcen oder Notwendigkeit der Digitalisierung geschehen – ist es zielführend, eine:n Projektverantwortliche:n festzulegen. Das erleichtert die Abstimmungsprozesse auf allen Ebenen und regelt die Verantwortlichkeiten. Gleichzeitig ist es Aufgabe der Führungs- und Projektverantwortlichen, ein Bewusstsein für den Umstieg und die daraus resultierenden Vorteile zu schaffen. Das papierlose Büro kann nur gelingen, wenn alle Mitarbeiter:innen mit an Bord sind.

Im nächsten Schritt müssen die Prozesse in der ausgewählten Abteilung (z.B. Finanzbuchhaltung) untersucht und alle Arbeitsabläufe in einzelne Schritte zerlegt werden. Für die Praxis bedeutet das, dass Sie jeden Ablauf von Anfang bis Ende nachverfolgen müssen:

• Wie wird der Prozess gestartet (z.B. durch den Erhalt von Papierrechnungen)?
• Wie werden diese Dokumente erfasst?
• Wie werden die Dokumente weitergeleitet?
• Wo werden die Dokumente gespeichert?
• u.v.m

Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen liefert die Basis für die Anlage einer sinnvollen Ordnerstruktur im papierlosen Büro. Gleichzeitig lässt sich feststellen, wie reibungslos die Prozesse ablaufen und wo es Optimierungspotenzial gibt. Anschließend können Sie einen Projektplan mit allen notwendigen Etappen erstellen und Ihr erstes Projekt Schritt für Schritt umsetzen.

 

Die richtige Lösung finden: Wie papierlos möchten Sie sein?

Mit der Untersuchung der Prozesse in Ihrer ausgewählten Abteilung haben Sie den ersten wichtigen Schritt getan und Ihre Anforderungen besser kennengelernt. Trotzdem bleiben viele Fragen, denn ein papierloses Büro ohne Software als Unterstützung funktioniert nicht. Reicht ein einfaches digitales Archiv oder braucht es doch ein vollumfängliches DMS? Gibt es eine Zwischenstufe von Papierdokumenten zur All-In-One-DMS Lösung?

Die Kurzantwort lautet: Ja, die gibt es. Wie eingangs bereits erwähnt, lässt sich das papierlose Büro Schritt für Schritt im Unternehmen integrieren, je nach Abteilung oder nach Prozess.

Die Basis für die passende Softwarelösung bilden Ihre Bedürfnisse und Anforderungen und vor allem eine zentrale Fragestellung: Wie papierlos möchten Sie sein? Streben Sie den kompletten Verzicht auf analoge Dokumente in allen Abteilungen an oder geht es z.B. lediglich um einen digitalen Rechnungseingang?

Wie sehr diese Fragestellung viele Firmen umtreibt, zeigt eine kurze Anekdote zu einem Unternehmen, dass sich dazu entschlossen hat, das papierlose Büro und ein DMS einzuführen. Die Einführung lief erfolgreich, alle wichtigen Unternehmensdokumente waren digital abrufbar und dem System lag eine sorgfältige Struktur zugrunde. Zurück im Geschäftsbetrieb scannte die Sekretärin die tägliche Post ein und legte sie im DMS ab. Nach dem Scannen einer Rechnung meldete sie ihrem Chef: „Die Rechnung von Firma Dunkelmann ist archiviert. Ich vernichte nun das Original, in Ordnung?“ Der Chef nickte bestätigend und antwortete: „Ja, aber bitte erst, nachdem Sie eine Kopie gemacht haben.“

Diese humorvoll zu verstehende Anekdote demonstriert, wie schwer es in letzter Konsequenz ist, das papierlose Büro umzusetzen. Bei den meisten von uns meldet sich automatisch eine innere Warnung, wenn es darum geht, wichtige Unterlagen zu schreddern. Kein Wunder, schließlich haben wir jahrzehntelang verinnerlicht, Rechnungen und Verträge in Papierform unbedingt aufzuheben. Nicht zuletzt aufgrund strenger rechtlicher Vorgaben. Ein Original gibt es eben nur einmal, und der Schredder strahlt zurecht eine gewisse Endgültigkeit aus. Dementsprechend groß ist die Hemmung, endgültig Schluss zu machen mit dem Papierkram. Zwar leben wir in einer digitalisierten Welt, aber ein klein bisschen Restskepsis gegenüber der Technik bleibt und vielen Menschen erscheint Papier einfach sicherer.

Ein leiser Zweifel an der Zuverlässigkeit der digitalen Speicherung im papierlosen Büro – was passiert, wenn das Backup verloren geht – ist zwar verständlich, aber heutzutage unnötig. Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass es mit einer ordentlichen Serverstruktur, einem Sicherheitskonzept nach Stand der Technik und regelmäßigen Backup-Prozessen extrem unwahrscheinlich ist, wichtige Unterlagen zu verlieren. Einziger Knackpunkt kann die Internetverbindung sein. Eine leistungsfähige Leitung ist unerlässlich, um große Datenmengen ohne lange Ladezeiten abrufen zu können.

Unabhängig davon, wie papierlos Sie Ihr Unternehmen in Zukunft gestalten wollen, gibt es eine passende Softwarelösung, die Sie dabei unterstützt.

 

Papierloses Büro für Teilbereiche: Digitales Archiv & Rechnungsverarbeitung

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, das papierlose Büro konsequent umzusetzen und in möglichst vielen Unternehmensbereichen einzuführen – so wird die größtmögliche Arbeitserleichterung erreicht. Nichtsdestotrotz gibt es auch „kleinere“ Lösungen, die sich für den sanften Ein- bzw. Umstieg eignen und zu einer Produktivitätssteigerung führen. Wie so häufig in der IT- und Softwarebranche gibt es viele Anbieter mit unterschiedlichen Schwerpunkten und oft kommen Kombinationen aus mehreren Lösungen zum Einsatz. Dienste wie Dropbox oder Microsoft Drive ermöglichen die unkomplizierte Speicherung digitaler Dokumente, während sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme Belege digital erfassen, strukturiert ablegen und damit leichter auffindbar machen, bereitstellen und auch in Prozesse einbinden lassen. Für den Erfolg des papierlosen Büros ist die Ordnerstruktur im DMS ausschlaggebend. Eine gut organisierte Ablagestruktur beschleunigt insbesondere bei großen Datenmengen Suchvorgänge im Vergleich zur Papierablage oder Dateiverzeichnissen enorm.

Das Sage DMS ist eine klassische Einsteigerlösung. Das Archivierungssystem eignet sich, um Dokumente aus der ERP Software Sage 100 automatisch digital abzulegen, mit Schlagwörtern zu versehen und zentral für alle Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen. Damit lassen sich beispielsweise die Rechnungsablage digitalisieren und Belege GoBD-konform archivieren – ein Meilenstein auf dem Weg in das papierlose Büro! Besonders praktisch ist, dass sich Sage DMS für Sage 100 Anwender:innen direkt in die Software integrieren lässt und keine zusätzliche Anwendung nötig ist. Für den Einstieg in das papierlose Büro und die Digitalisierung der Teilbereiche Warenwirtschaft & Rechnungswesen eignet sich diese Variante aufgrund der einfachen Integration und Handhabung. Durch das hohe Papieraufkommen in diesen Geschäftsbereichen sind die Vorteile des papierlosen Büros besonders schnell spürbar. In Hinblick auf definierte Workflows und Prozesse stoßen digitale Archive jedoch an ihre Grenzen. Zu beachten ist auch, dass nicht alle Archivierungssysteme für die revisionssichere Speicherung von Dokumenten geeignet sind.

Eine besonders spannende Lösung für die Digitalisierung durch papierloses Büro in einem Teilbereich ist die digitale Rechnungsverarbeitung. Hierbei wird der gesamte Workflow rund um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert: Rechnungen werden digital erfasst, ggf. mit einer integrierten Texterkennungen zugeordnet und zur sachlichen Prüfung an die zuständige Abteilung übermittelt. Im Anschluss wird die Rechnung zur formalen & rechnerischen Prüfung sowie Buchung und Freigabe ohne Zeitverlust an die Buchhaltung weitergegeben. Es folgt die revisionssichere Archivierung. Dieser ganzheitliche digitale Prozess bildet nicht nur transparent ab, wo sich eine Rechnung gerade befindet, sondern beschleunigt den gesamten Rechnungslauf. Die gesteigerte Effizienz spart in der Praxis bares Geld, da lange Liege- oder Bearbeitungszeiten vermieden werden und Unternehmen z.B. Skontofristen nicht mehr verpassen. Diese kleine Lösung eignet sich ebenfalls bestens für den Einstieg in das papierlose Büro, da der Aufwand für die Umsetzung überschaubar und das Resultat durch spürbare Kostenersparnis umso lohnenswerter ist.

 

Papierloses Büro für Profis: DMS

Gehören Sie zu den Unternehmen, die das papierlose Büro mit einer vollständigen Digitalisierung in mehreren Geschäftsbereichen mit strukturierten Workflows anstreben, empfiehlt sich ein DMS, z.B. von d.velop als sinnvolle Alternative oder Erweiterung zu Sage DMS. Mithilfe dieser Softwarelösung lässt sich das papierlose Büro ganzheitlich umsetzen. Die digitale Archivierung bildet auch hier die Basis, aber zusätzlich bieten die Tools Lösungen für alle Kernprozesse im Unternehmen: In der Buchhaltung wird mit komplett digitalisierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein papierloses Büro realisiert. In der Personalabteilung werden alle Unterlagen von Mitarbeiter:innen digitalisiert und sicher archiviert. Sogar im Vertrieb lassen sich sämtliche Papierdokumente wie Angebote und Verträge digital verwalten. Alle Unterlagen sind an einem Ort gespeichert und für die Mitarbeiter:innen zentral zugänglich und bearbeitbar. Das Büro wird damit nicht nur papierlos, sondern auch das interne Versenden von Dokumenten per E-Mail (datenschutzrechtlich ohnehin bedenklich) hat ein Ende.

Der Integrationsaufwand eines vollumfänglichen DMS ist höher als bei einer reinen Archivierungslösung, da eine umfassende Datenmenge aus mehreren Geschäftsbereichen digitalisiert werden muss. Hierbei ist eine strukturierte Vorgehensweise besonders wichtig: Die Beteiligten müssen sich bei jedem Schritt Gedanken hinsichtlich der Prozesse, Workflows und Ordnerstrukturen machen. Die letztendliche Arbeitserleichterung und Produktivitätssteigerung durch das papierlose Büro belohnt jedoch für den Aufwand. Es spricht nichts dagegen, sich in Ruhe einen Bereich nach dem anderen vorzunehmen und in ein DMS zu integrieren. Im Übrigen rechnet sich die Profilösung des papierlosen Büros nicht nur für große Unternehmen – auch in kleinen und mittleren Firmen fällt eine Vielzahl an Einzelprozessen an, die sich mit einem DMS digitalisieren und besser strukturieren lassen. Zudem bieten die meisten Anbieter skalierbare Lösungen, die sich auf die Anforderungen und das anfallende Datenvolumen anpassen lassen.

 

Datensicherheit nicht vergessen!

Ebenso wie bei der Einführung einer ERP- oder HR Software  stellt sich die Frage nach der Art der Bereitstellung: Cloud oder On-Premise. Besonders effizient ist das papierlose Büro auf Basis einer Cloudbereitstellung, die eine Verfügbarkeit von jedem Gerät und jedem Ort ermöglicht. Außerdem benötigen Sie keine eigene Hardware zum Betrieb des DMS, sondern lediglich eine Internetverbindung. Im Gegensatz zur Speicherung von Daten auf hauseigenen Festplatten (on-premise) verlassen die Daten bei der Cloudbereitstellung jedoch Ihr Unternehmen. Damit verbunden sind zahlreiche Fragen in Hinblick auf die Speicherung der Daten beim Anbieter (z.B. auf Rechenzentren in Deutschland) und den Maßnahmen zum Schutz vor Cyberangriffen, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten. Weitere Schritte zur Gewährleistung von Datensicherheit und Zugriffsschutz im papierlosen Büro sind beispielsweise regelmäßige Backups, Verschlüsselungen und Anmeldung über Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Sie je nach Bereitstellungsart selbst umsetzen oder über einen Cloud-Anbieter in Anspruch nehmen können. Wie bereits angesprochen, ist eine gewisse Skepsis vor der Zuverlässigkeit einer digitalen Speicherung zwar verständlich, aber im Grunde überflüssig. Das größte Sicherheitsrisiko für Ihre Daten im papierlosen Büro stellen nach wie vor nicht die Technik, sondern die Mitarbeiter:innen dar, die z.B. versehentlich auf Phishing-Mails klicken oder unsichere Passwörter vergeben. Mitarbeiterschulungen und präventive Maßnahmen sind daher ebenso Teil der Einführung des papierlosen Büros wie eine passende Software.

 

Hardware im papierlosen Büro

Neben der Hardware, die Sie ggf. für den On-Premise Betrieb eines digitalen Archivs oder DMS (Server etc.) benötigen, sind zusätzlich passende Endgeräte für das papierlose Büro notwendig. Dazu gehören neben Laptops, Tablets und Smartphones selbstverständlich auch hochwertigen Scanner, mit denen Sie Ihre bestehenden Akten und eingehende Papierpost digital weiterverarbeiten. Scanner-Apps für Smartphones liefern inzwischen ebenfalls eine gute Qualität und ermöglichen das mobile Einscannen von Dokumenten. So klappt das papierlose Büro von zuhause oder von mobilen Arbeitsplätzen. Damit Ihr Büro wirklich papierlos wird, darf für die anschließende Vernichtung natürlich auch ein Schredder nicht fehlen

 

Und jetzt? Schreddern Sie los!

Sie haben einen Plan aufgestellt, Ihre Prozesse zerlegt und die passende Soft- und Hardware ausgewählt. Für den Umstieg in Ihr papierloses Büro bleibt nur noch eins: Los geht's! Das Einscannen und die Ablage der vorhandenen Dokumente können beginnen. Zu Beginn kann die Digitalisierung der Dokumente sehr zeitintensiv sein, aber das Durchhalten lohnt sich. Ist der Grundbestand der Dokumente erst einmal digital abgelegt, beschleunigen sich die Prozesse und Sie erleben erste Erfolge durch spürbar weniger Papier im Büro.

Ab sofort ist das Ziel Ihres papierlosen Büros, nicht nur vorhandene Dokumente digital zu erfassen, sondern auch neue Papierdokumente zu vermeiden. Das bedeutet, dass Sie neue Unterlagen am besten direkt auf dem digitalen Weg erreichen. Kommunizieren Sie mit Ihren Geschäftspartnern und versuchen Sie, soweit es möglich ist, mit PDFs und digitalen Dokumenten zu arbeiten. Je mehr Geschäftspartner digital mit Ihnen korrespondieren, desto weniger Briefpost erhalten Sie, die Sie einscannen müssen.  

Zur grundsätzlichen Papiervermeidung gehört auch, interne Dokumente gar nicht erst auszudrucken. Die meisten Dokumente werden heute digital erstellt, z.B. in Word- oder Excel, und nur zur Ansicht oder Korrektur ausgedruckt. Das geschieht meist aus Gewohnheit oder aus Gründen der besseren Lesbarkeit. Redigieren klappt jedoch heutzutage auch am Bildschirm sehr gut, ist häufig eine Frage des Mindsets und bedarf lediglich einer Veränderung der Gewohnheiten. Der Umwelt zuliebe und für ein konsequent papierloses Büro lohnt es sich, auf überflüssige Ausdrucke zu verzichten.

 

Fazit

Es steht außer Frage, dass die Einführung des papierlosen Büros, egal in welchem Ausmaß, gewisse zeitliche und personelle Ressourcen fordert. Langfristig betrachtet hat jedoch die Ablage von Papierdokumenten keine Zukunft – nicht nur aus ökologischen Gründen, sondern auch in Hinblick auf Effizienz und Verfügbarkeit.

Der Schritt hin zum papierlosen Büro lohnt sich definitiv, denn am Ende warten effiziente, reibungslose digitale Prozesse, die den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern. Das ist keineswegs nur für Großunternehmen attraktiv, sondern ebenso für KMUs. Mit einer strukturierten Step-by-Step Vorgehensweise und Führungskräften, die ihre Mitarbeiter:innen von Anfang an mitnehmen und aktiv in den Prozess einbinden, sowie einer passenden Softwarelösung gelingt es, der Zettelwirtschaft im Unternehmen langfristig ein Ende zu setzen.

Entscheidend ist nur eines: Machen Sie den ersten Schritt. Wie so oft im (Geschäfts-)leben ist der erste Schritt am schwierigsten. Das gilt auch für den Weg zum papierlosen Büro. Jeder noch so kleine Schritt in Richtung papierloses Büro kann wertvolle Zeit für Verwaltung einsparen und den Arbeitsalltag erleichtern. Für eine rentable Umsetzung – egal in welcher Größenordnung – ist es jedoch essentiell, sich gedanklich von Papierdokumenten zu lösen, der Technik zu vertrauen und alle Mitarbeiter:innen mitzunehmen. Gelingt das Umdenken und die Integration eines digitalen Archivs oder DMS, bleibt nur noch eins: Schreddern Sie los!