Papierloses Büro: Sortieren Sie noch oder schreddern Sie schon?

In unserem vorangegangenen Beitrag 3 Tipps für das papierlose Büro haben wir mit praxisorientierten Tipps gezeigt, wie der Umstieg auf das papierlose Büro gelingt und wie Sie am besten loslegen. In dieser Fortsetzung gehen wir näher auf geeignete Softwarelösungen ein und helfen Ihnen dabei herauszufinden, welche Ausprägung zu Ihren Anforderungen passt. Reicht ein einfaches digitales Archiv oder braucht es doch ein vollumfängliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Gibt es eine Zwischenstufe von Papierdokumenten zur All-In-One-DMS Lösung?

Die Kurzantwort lautet: Ja, die gibt es. Das papierlose Büro lässt sich Schritt für Schritt im Unternehmen integrieren, je nach Abteilung oder nach Prozess.

 

Wie papierlos möchten Sie sein?

Die Basis für die passende Softwarelösung bilden Ihre Bedürfnisse und Anforderungen und vor allem eine zentrale Fragestellung: Wie papierlos möchten Sie sein? Streben Sie den kompletten Verzicht auf analoge Dokumente in allen Abteilungen an oder geht es z.B. lediglich um einen digitalen Rechnungseingang?

Wie sehr diese Fragestellung viele Firmen umtreibt, zeigt eine kurze Anekdote zu einem Unternehmen, dass sich dazu entschlossen hat, ein DMS einzuführen. Die Einführung lief erfolgreich, alle wichtigen Unternehmensdokumente waren digital abrufbar und dem System lag eine sorgfältige Struktur zugrunde. Zurück im Geschäftsbetrieb scannte die Sekretärin die tägliche Post ein und legte sie im DMS ab. Nach dem Scannen einer Rechnung meldete sie ihrem Chef: „Die Rechnung von Firma Dunkelmann ist archiviert. Ich vernichte nun das Original, in Ordnung?“ Der Chef nickte bestätigend und antwortete: „Ja, aber bitte erst, nachdem Sie eine Kopie gemacht haben.“

Diese humorvoll zu verstehende Anekdote zeigt, wie schwer es in letzter Konsequenz ist, das papierlose Büro umzusetzen. Bei den meisten von uns meldet sich automatisch eine innere Warnung, wenn es darum geht, wichtige Unterlagen zu schreddern. Kein Wunder, schließlich haben wir jahrzehntelang verinnerlicht, Rechnungen und Verträge in Papierform unbedingt aufzuheben. Nicht zuletzt aufgrund strenger rechtlicher Vorgaben. Ein Original gibt es eben nur einmal, und der Schredder strahlt zurecht eine gewisse Endgültigkeit aus. Dementsprechend groß ist die Hemmung, endgültig Schluss zu machen mit dem Papierkram. Zwar leben wir in einer digitalisierten Welt, aber ein klein bisschen Restskepsis gegenüber der Technik bleibt und vielen Menschen erscheint Papier einfach sicherer.

Ein leiser Zweifel an der Zuverlässigkeit der digitalen Speicherung – was passiert, wenn das Backup verloren geht - ist zwar verständlich, aber heutzutage unnötig. Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass es mit einer ordentlichen Serverstruktur, einem Sicherheitskonzept nach Stand der Technik und regelmäßigen Backup-Prozessen extrem unwahrscheinlich ist, wichtige Unterlagen zu verlieren.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, das papierlose Büro konsequent umzusetzen und in allen Unternehmensbereichen einzusetzen – so wird die größtmögliche Arbeitserleichterung erreicht. Trotzdem gibt es auch „kleinere“ Lösungen, die sich für den sanften Ein- bzw. Umstieg eignen und zu einer Produktivitätssteigerung führen.

 

Die Einsteigerlösung: Sage DMS

Das Sage DMS ist eine klassische Einsteigerlösung. Das Archivierungssystem eignet sich, um Dokumente aus Rechnungswesen und Warenwirtschaft automatisch digital abzulegen, mit Schlagwörtern zu versehen und zentral für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Damit lässt sich die Rechnungsablage problemlos digitalisieren und Belege lassen sich GoBD-konform archivieren. Besonders praktisch ist, dass sich Sage DMS für Sage 100 Anwender direkt in die Software integrieren lässt und keine zusätzliche Anwendung nötig ist. Für Einsteiger in das papierlose Büro eignet sich diese Variante aufgrund der einfachen Integration und Handhabung. Bei definierten Workflows und Prozessen stoßen digitale Archive jedoch an ihre Grenzen. Zu beachten ist auch, dass nicht alle Archivierungssysteme für die revisionssichere Speicherung von Dokumenten geeignet sind.

 

Die Profilösung: DocuWare, d.velop & Co.

Gehören Sie zu den Unternehmen, die eine vollständige Digitalisierung der Papierdokumente in mehreren Geschäftsbereichen mit strukturierten Workflows anstreben, empfiehlt sich ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System, z.B. von DocuWare oder d.velop als sinnvolle Alternative zu Sage DMS. Die digitale Archivierung bildet auch hier die Basis, aber zusätzlich bieten die Tools Lösungen für alle Kernprozesse im Unternehmen: In der Buchhaltung wird mit komplett digitalisierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen eine papierlose Lösung ermöglicht. In der Personalabteilung werden alle Unterlagen von Mitarbeitern digitalisiert und sicher archiviert. Sogar im Vertrieb lassen sich sämtliche Papierdokumente wie Angebote und Verträge digital verwalten. Alle Unterlagen sind an einem Ort gespeichert und für die Mitarbeiter zentral zugänglich und bearbeitbar. Das Büro wird damit nicht nur papierlos, sondern auch das interne Versenden von Dokumenten per E-Mail (datenschutzrechtlich ohnehin bedenklich) hat ein Ende.

Der Integrationsaufwand eines vollumfänglichen DMS ist höher als bei reinen Archivierungslösungen und die Beteiligten müssen sich bei jedem Schritt Gedanken hinsichtlich der Prozesse und Workflows machen. Die letztendliche Arbeitserleichterung und Produktivitätssteigerung belohnt jedoch für den Aufwand, und es spricht nichts dagegen, sich in Ruhe einen Bereich nach dem anderen vorzunehmen und in ein DMS zu integrieren. Im Übrigen rechnet sich die Profilösung nicht nur für große Unternehmen – auch in kleinen und mittleren Firmen fällt eine Vielzahl an Einzelprozessen an, die sich mit einem DMS digitalisieren und besser strukturieren lassen. Zudem bieten die meisten Anbieter skalierbare Lösungen, die sich auf die Anforderungen und das anfallende Datenvolumen anpassen lassen.

 

Unabhängig davon, wie papierlos Sie Ihr Unternehmen in Zukunft gestalten wollen, gibt es eine passende Lösung, die Sie dabei unterstützt. Jeder noch so kleine Schritt in Richtung papierloses Büro kann wertvolle Zeit für Verwaltung einsparen und den Arbeitsalltag erleichtern. Für eine rentable Umsetzung – egal in welcher Größenordnung – ist es jedoch essentiell, sich gedanklich von Papierdokumenten zu lösen, der Technik zu vertrauen und alle Mitarbeiter mitzunehmen. Gelingt das Umdenken und die Integration eines digitalen Archivs oder DMS, bleibt nur noch eins: Schreddern Sie los!

 

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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