Mehr Transparenz mit Ihrer Logistik Software
Im Jahr 2019 waren allein in Deutschland rund fünf Milliarden Tonnen Frachtgut¹ unterwegs – hinzu kommen europäische und internationale Transporte. Unter anderem durch den Einfluss des E-Commerce sind die zu transportierenden Warenmengen in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen. Das Gleiche gilt für die Anforderungen der Kunden an Auftragsabwicklung, Sendungsgeschwindigkeit und maßgeschneiderten Service. Ihre Wettbewerbsfähigkeit können Unternehmen auf Dauer nur erhalten, wenn sie in der Lage sind, Prozesse zu optimieren und hierdurch ihre Produktivität zu steigern. Unter den Bedingungen der immer umfassenderen Digitalisierung ist leistungsstarke Logistik Software hierfür unverzichtbar. Optional kann durch die Systeme die gesamte Supply Chain einbezogen werden. Selbstverständlich müssen sie auf die jeweils unternehmensspezifischen Logistikanforderungen ausgerichtet sein.
Was ist Logistik Software?
Logistik Software dient der digitalen Planung, Organisation, Steuerung und Optimierung logistischer Prozesse. Ab einem bestimmten Komplexitätsgrad ist es für Unternehmen nahezu unmöglich, diese Prozesse ohne Einsatz von Logistik Software in effizienter Art und Weise zu überblicken.
Unter der Bezeichnung Logistik Software werden in der Praxis verschiedene Systeme für die Lagerverwaltung, die Warenwirtschaft und das Transportmanagement zusammengefasst. Ursprünglich standen bei der Implementierung und Anwendung von Logistik Software das Transportmanagement und damit speditionelle Anforderungen stark im Vordergrund. Der nächste Schritt der Systementwicklung bestand in der fortschreitenden Integration von Warenwirtschaft, Lagerhaltung und Logistik. Aktuell steht für viele Unternehmen auf der Agenda, ihre logistischen Prozesse ganzheitlich zu betrachten. Hierdurch gewinnen sogenannte Supply-Chain-Execution-Systeme (SES) immer stärker an Bedeutung.
Anders als Warehouse-Management-Systeme (WMS) zur internen Organisation von Lagerwirtschaft und Beschaffung ermöglicht der Einsatz von SES das Management der gesamten Lieferkette. Lieferanten und Kunden werden direkt in die Planung und Steuerung der Logistik einbezogen. SES arbeiten bewegungsorientiert: Sie erfassen die konkreten Warenbewegungen, erlauben Echtzeitanpassungen von Prozessen sowie die digitale Vernetzung aller internen und externen Akteure innerhalb der Supply Chain. Hiermit unterscheiden sie sich in Funktionsweise und Zielstellung von ERP-Software (Enterprise Ressource Planning Systeme), die auf der Basis von Belegflüssen der Vernetzung aller internen Funktionen und Geschäftsprozesse dienen. Als separate Logistik Software sind SES hochskalierbar. Ihre Daten gewinnen sie aus den konkreten Bestell-, Produktions- und Auslieferungsprozessen des Unternehmens.
Allerdings sind SES vor allem eine Logistik Software für Unternehmen mit komplexen logistischen Prozessen. Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind sie überdimensioniert. Ein Logistik-Modul innerhalb der ERP-Software wie bei der Sage 100 kann für KMUs die bessere Wahl sein, die ihren Anforderungen optimal gerecht wird. Auch mit einer solchen Lösung ist es heute möglich, die gesamte Supply Chain abzubilden.
Welche Funktionen erfüllt eine Logistik Software?
Wesentliche Grundfunktionen einer Logistik Software sind:
- Auftragserfassung und Auftragsabwicklung
- Disposition
- Management des Ladungsverkehrs
- Rechnungsstellung
- Analysefunktionen
- Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen, Transportmanagementsystemen und Telematiksystemen zur direkten Datenerfassung in Transportfahrzeugen.
Diese Aufgaben muss Logistik Software unabhängig davon erfüllen, ob es sich dabei um ein SES- oder eine ERP-basierte digitale Lösung für die Unternehmenslogistik handelt. Hinzu kommen Anforderungen im Hinblick auf die Nutzereigenschaften des Systems. Beispielsweise muss es eine intuitive Bedienung unterstützen und dezentral an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter verfügbar sein:
Client-Server-Lösung
Bei Client-Server-Lösungen werden die Logistik Software und die Datenbank auf einem lokalen Server installiert. Auf den PCs der Mitarbeiter wird jeweils ein Software-Client installiert, der Zugriff auf die Serverdaten hat. Mobilgeräte können über Remote-Clients angebunden werden. Unternehmen, die sich für eine Client-Server-Lösung entscheiden, digitalisieren ihre Logistik in einer eigenständigen, lokalen Systemumgebung. Vorteile ergeben sich aus der unternehmensindividuellen Programmierung und hoher Sicherheit. Nachteile einer solchen Lösung sind nicht unerhebliche Einrichtungs- und Wartungskosten. Für Systemanpassungen können umfangreiche Zusatzprogrammierungen nötig werden.
Application Service Providing (ASP)
Dieser Begriff bezeichnet Angebote für Software-as-a-Service (SaaS). Software und Daten werden in diesem Fall auf dem Server des Anbieters gehostet, der dafür eine leistungsstarke und sichere Systemumgebung bietet. Diesem Konzept liegt beispielsweise Cloud ERP zugrunde. Logistik Software kann hier problemlos eingebunden werden. Die Nutzer greifen browserbasiert auf die Systeme zu. Die Software wird für eine vereinbarte Laufzeit und eine bestimmte Zahl von Arbeitsplätzen lizenziert. Optional gehört aktiver Support zum Leistungsumfang. Die Anbieter haben in der Regel Pakete mit gestaffeltem Leistungsumfang im Programm, sodass die Logistik Software bei Bedarf skalierbar ist. ASP Logistik Software punktet durch hohe Performance und günstige Preise. Individuelle Programmierungen sind allerdings nicht oder nur in eingeschränktem Umfang möglich – für die Anforderungen vieler Unternehmen an ihre Logistik Software reichen jedoch leistungsstarke Branchenlösungen aus. Apps für Smartphones oder Tablets ermöglichen eine dezentrale, flexible und mobile Nutzung.
Warum sollte ein Unternehmen Logistik Software verwenden?
Die drei wesentlichen Gründe für den Einsatz von Logistik Software bestehen in digitaler Prozessoptimierung und damit höherer Effizienz und Transparenz. Relevant sind die Systeme heute für alle Unternehmen - also keinesfalls nur in der Logistikbranche, sondern auch im Handel und in der fertigenden Industrie. Mit Logistik Software schaffen Unternehmen eine einheitliche und zentrale Plattform, die Beschaffung und Vertriebskanäle sowie interne logistische Prozesse miteinander integriert. Auch digitale Distributionskanäle werden nahtlos in die Systeme eingebunden. Das Ergebnis besteht in einem umfassenden Überblick über die gesamte Warenwirtschaft, die Lagerverwaltung und die logistischen Aktivitäten des Unternehmens. Neben einer effizienten und transparenten Organisation der Logistik werden auch komplexe Analysen und damit ein leistungsstarkes Logistik-Controlling unterstützt.
Der IT-Branchenverband Bitkom hat Unternehmen in einer Studie² dazu befragt, welche Vorteile sie in der Digitalisierung der Unternehmenslogistik sehen. An erster Stelle stand aus der Sicht der Studienteilnehmer die Zeitersparnis, die der Einsatz von Logistik Software mit sich bringt. Durch das System werden viele manuelle Arbeitsschritte automatisiert. Wichtige Daten und Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung, sodass es möglich ist, auf Engpässe oder auch auf Überkapazitäten schnell und flexibel zu reagieren. Zudem stehen alle Logistikinformationen über Programmanbindungen und Schnittstellen unternehmensweit zur Verfügung. Auch im Hinblick auf die folgenden Punkte wird Logistik Software als Effizienztreiber angesehen:
- Sinkende Fehler- und Ausfallanfälligkeit
- Entlastung der Mitarbeiter
- Besserer Service für die Kunden
- Weniger Bedarf an Lagerfläche
- Kostensenkungen
- Weniger Bedarf an Arbeitskräften
- Geringere Umweltbelastung und Nachhaltigkeit
Ein wichtiges Argument für die Nutzung von Logistik Software sind außerdem gestiegene Anforderungen an die sogenannte Intralogistik, bei der die Organisation und Überwachung der gesamten Supply Chain im Fokus steht. Ohne Mobilität, Automatisierung und die Integration interner und externer Prozesse sind eine effiziente Organisation, Steuerung und Überwachung der Lieferkette heute nicht mehr leistbar.
Worauf muss ich bei der Auswahl einer Logistik Software achten?
Die Implementierung eines neuen Softwaresystems im Unternehmen ist ein zeit- und arbeitsaufwendiger Prozess, der in der Regel mehrere Monate in Anspruch nimmt. Zudem soll die Software langfristig und ohne großen Wartungsaufwand ihren Dienst versehen. Hierfür müssen Auswahlkriterien erarbeitet werden, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens umfassend reflektieren.
Die Auswahl einer Logistik Software sollte in drei Arbeitsschritten vor sich gehen:
1. Anforderungsanalyse
Vor der Einholung von Angeboten ist es wichtig, die Anforderungen an die Software festzulegen. Zu klären ist beispielsweise, welche Funktionen das System erfüllen soll und welche kritischen Prozesse abgebildet werden müssen. Relevant sind in diesem Kontext auch Schnittstellen zu anderen Systemen, Sicherheitsanforderungen, Zuverlässigkeit und Performance des Programms, rechtliche Fragestellungen – beispielsweise im Hinblick auf den Datenschutz – sowie dessen Usability/Benutzerfreundlichkeit. Optimal ist, wenn in die Definition der Anforderungskriterien alle Mitarbeiter einbezogen werden, die das System später auch nutzen sollen.
2. Wirtschaftlichkeitsprüfung
Zur Entscheidungsvorbereitung gehören eine Beurteilung der Wirtschaftlichkeit in Frage kommender Systeme sowie die Entscheidung, ob die Software auf einem internen Server oder cloud-basiert betrieben werden soll. Jedoch sollte hier nicht allein der Preis, sondern vor allem die Unternehmensanforderungen den Ausschlag geben.
3. Anbieterauswahl
Die Auswahl möglicher Anbieter erfordert Recherche und eine exakte Prüfung, welche IT-Firma die Anforderungen des eigenen Unternehmens in optimaler Form erfüllen kann. Die Angebotserstellung erfolgt anhand der Anforderungskriterien und in der Regel auf der Basis eines Lastenheftes. Die finale Entscheidung wird in der Regel im Rahmen eines Pitchs erfolgen. Auswahlkriterien sind neben der Erfüllung der Unternehmensanforderungen an die Logistik Software die Branchenerfahrung des Anbieters, die erfolgreiche Realisierung vergleichbarer Projekte, Support und Zuverlässigkeit, aber auch die Zukunftssicherheit des möglichen Providers. Im Hinblick auf den letzten Punkt sind beispielsweise die technologische Basis der Software, das Vorhandensein von Schnittstellen sowie Skalierungsmöglichkeiten von Bedeutung.
Warum ist Logistik Software von Sage besonders gut?
Die Sage Group ist ein britisches Softwareunternehmen, das weltweit operiert und auch in Deutschland unter den Anbietern von Systemlösungen für Unternehmen einen festen Platz hat. Unter anderem hat sich Sage auf die Bereitstellung von ERP-Softwarelösungen für verschiedene Unternehmensgrößen und Unternehmensanforderungen spezialisiert. Die ERP Produkte von Sage folgen einem modularen Aufbau. Warenwirtschafts- und Logistikmodule sind in alle ERP-Software Varianten des Unternehmens integriert. Sage 100 bietet kleinen und mittleren Unternehmen individuelle Lösungen für ERP-Systeme und Logistik Software. Hinter den Sage Systemen stehen inzwischen 40 Jahre Erfahrung und umfassende Expertisen in unterschiedlichen Branchen. Das Unternehmen war auf dem Markt von Anfang an als Digitalisierungspionier aktiv.
Sage 100 ist für zahlreiche KMUs eine optimale Lösung. Durch seine verschiedenen Module ist das System ohne großen Aufwand kundenindividuell und branchenspezifisch konfigurierbar. Zum Funktionsumfang von Sage 100 gehören Warenwirtschaft und Logistik, Produktion, Rechnungswesen, xRM als kundenfokussierte Weiterentwicklung des klassischen Customer Relation Management (CRM), E-Commerce und Dokumentenmanagement. Mit seinem Funktionsumfang ist Sage 100 der perfekte Digitalisierungsbegleiter für den Mittelstand.
Was sollte ich sonst noch über Logistik Software wissen?
Mit Logistik Software machen Sie Ihr Unternehmen in einem Schlüsselbereich für eine umfassende Digitalisierung fit. Durch die Optimierung von Prozessen entlang der gesamten Supply Chain erhöhen Sie Wirtschaftlichkeit und Produktivität. Hiermit sichern Sie die Wettbewerbsposition und die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens ab. Gleichzeitig schaffen Sie ein Korrektiv zum wachsenden Fachkräftemangel in der Wirtschaft, indem Sie sich als attraktiver und moderner Arbeitgeber positionieren. Wichtig ist, dass Sie für Ihre Logistik eine digitale Lösung finden, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens passgenau entspricht.
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¹ https://de.statista.com/themen/733/transport-und-logistik/