HR-Check: Digitalisierung ist Pflicht!

Sortieren Sie noch Ihre Papierablage oder sind Sie ein digitaler HR-Profi? Stellen Sie Ihre Personalabteilung auf den Prüfstand: Mit vier zentralen Fragen erfahren Sie, wie es um die Produktivität und Digitalisierung Ihrer Personalabteilung steht. Unabhängig davon, ob Sie bereits eine HR-Software einsetzen oder nicht - Wir zeigen Ihnen mit Praxistipps, was Sie tun können, um schnell, produktiv und datenschutzkonform zu arbeiten.

 
 

Wie häufig nutzen Sie Excel im Arbeitsalltag?

Personalkostenplanung, Urlaubs- und Fehlzeitenerfassung sowie Reportings für die Geschäftsführung sind nur einige der Anwendungsgebiete, in denen Excel in Personalabteilungen zum Einsatz kommt. Keine Frage, die Tabellensoftware ist ein vielseitiges Tool, das den meisten Personalern bestens vertraut ist. Dennoch ist Excel im Finanzbereich besser aufgehoben als in der Personalabteilung. Vor allem die Pflege von Excellisten und die hohe Fehleranfälligkeit kosten viel Zeit und bergen große Risiken. Bei der manuellen Dateneingabe ist ein Zahlendreher schnell passiert und stellt kurzerhand die gesamte Tabelle auf den Kopf. Wer sich diese Mühe im Arbeitsalltag ersparen möchte, kann mit modernen Softwarelösungen auf automatisierte Prozesse umsteigen, die die Datenverarbeitung leichter und sicherer gestalten.

Praxistipp: Verabschieden Sie sich von Excel, der manuellen Dateneingabe und -pflege und steigen Sie auf eine HR-Software um. Die meisten Anbieter liefern eine benutzerfreundliche Software, die genau auf die Bedürfnisse von Personalern ausgerichtet ist und so eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag darstellt, nicht nur ein Arbeitsmittel.

 

Wie stellen Sie die Einhaltung des Datenschutzes sicher?

Im Umgang mit hochsensiblen, personenbezogenen Mitarbeiterdaten nimmt der Datenschutz eine zentrale Rolle ein. Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen und damit die Persönlichkeitsrechte jedes einzelnen Mitarbeiters zu wahren, ist zu einer wichtigen Aufgabe für HR-Mitarbeiter geworden. Die DSGVO gibt zusätzliche Richtlinien zum Arbeitnehmerdatenschutz vor, die u.a. erfordern, sowohl Prozesse in der Personalabteilung lückenlos zu dokumentieren, als auch bei der Datenspeicherung Ort, Dauer und Zweck zu dokumentieren. Vor diesem Hintergrund ist die Einhaltung des Datenschutzes ein komplexes und zeitintensives Unterfangen mit vielen Einzelprozessen, dass sich ohne digitale Unterstützung nicht bewältigen lässt. HR-Softwarelösungen stellen beispielsweise sicher, dass lohnrelevante, personenbezogenen Daten nur verschlüsselt an Behörden übermittelt werden. Gleiches gilt bei der Übertragung von Online-Bewerbungen. Weitere praktische Funktionen sind die automatische Löschung von Daten nach der Aufbewahrungsfrist oder die Sperrung der Mitarbeiterakte nach Austritt aus dem Unternehmen. So lassen sich von Vornherein viele Fallstricke umgehen und Personaler können beruhigt mit den ihnen anvertrauten Daten arbeiten.

Praxistipp: Prüfen Sie, ob Ihre verwendete HR-Software oder der gewünschte Anbieter die Software als On-Premise- oder Cloudlösung anbieten. Nutzen Sie eine Software aus der Cloud, gelten besondere datenschutzrechtliche Vorschriften, da die sensiblen Daten nicht auf Ihren eigenen, sondern auf den Servern des Anbieters liegen. Die DSGVO schreibt hier u.a. den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AV) vor. Um das Risiko eines Datenschutzvergehens so gering wie möglich zu halten, empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.

 

Haben Sie genügend Zeit für die Personalverwaltung?

Die zentrale Aufgabe von Personalern in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Gehalts- und Lohnabrechnung. Je nach Branche und Vertragsart beansprucht die rechtskonforme und pünktliche Abrechnung viele Ressourcen. Es bleibt wenig Zeit für die Personalverwaltung. Dabei umfasst die Verwaltung vielfältige Aufgaben wie die Pflege der Mitarbeiterdaten, die Erfassung der Arbeitszeit, die Beantwortung von Fragen oder die Bearbeitung von Krankheits- oder Urlaubstagen. Hier gilt: Umso weniger Prozesse digitalisiert sind, desto höher ist der Verwaltungsaufwand. Insbesondere, weil Daten häufig an unterschiedlichen Orten ab- oder hinterlegt werden und allein schon die Suche erhebliche Zeit in Anspruch nimmt. Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet eine komfortable Lösung, denn sie bündelt alle Daten an einem Ort und spart Zeit durch wegfallende Suchvorgänge. Der Übergang von analogen Papierdokumenten in die digitale Akte lässt sich für gewöhnlich problemlos bewältigen (s. Beitrag „3 Tipps für das papierlose Büro“), und wichtige Unterlagen sind jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar. So bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Mitarbeiter und für die Personalentwicklung.

Praxistipp: Die digitale Personalakte gibt es als Teil von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder als Modul von HR-Gesamtlösungen. Die revisions- und datenschutzkonforme Archivierung der sensiblen Daten haken Sie damit auch gleich ab.

 

Verwalten Sie Bewerbungen manuell?

Wenn ja, wird es höchste Zeit für eine digitale Lösung. Insbesondere bei einem hohen Bewerbungsaufkommen mit mehreren ausgeschriebenen Stellen verliert man schnell den Überblick. Einerseits ist da die Stellenverwaltung: Es muss überwacht werden, auf welchen Kanälen welche Stelle ausgeschrieben ist. Möglicherweise möchten Personaler für die Zukunft analysieren, welche Kanäle am erfolgreichsten waren und für die Zukunft genutzt werden sollen, denn die Schaltung von Stellenanzeigen auf populären Portalen verursacht erhebliche Kosten. Parallel zur Stellenverwaltung müssen die eingehenden Bewerbungen gemanagt werden. Von der Erstsichtung bis zur Ab- und Zusage der Bewerber fällt hier eine Vielzahl von Einzelprozessen an, die meist mehrere Personen/Entscheider betrifft. Hinzu kommt, dass auch bei Bewerbungen der Datenschutz greift – schließlich verwalten Sie personenbezogene Daten von Privatpersonen und müssen entsprechende Prozesse und Aufbewahrungsfristen einhalten. Alles in allem ist Bewerbermanagement mit viel Aufwand verbunden, der in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen neben dem Tagesgeschäft geleistet werden muss. Die Digitalisierung dieser Prozesse verspricht echte Entlastung: Eine passende Software, entweder eine HR-Software mit Bewerber-Modul oder ein Bewerbertool, erleichtert das Management von Stellen und Bewerbungen und die damit verbundenen Abstimmungsprozesse, während Sie sich durch die Prozessdokumentation gleichzeitig datenschutzrechtlich absichern.  

Praxistipp: Nehmen Sie sich die Zeit und prüfen, wie viele Stellen und Bewerbungen Sie pro Monat verwalten und welche Einzelprozesse anfallen. Eine grobe Kalkulation des anfallenden Zeitaufwands kann Klarheit über die Notwendigkeit eines Tools zum Management von Bewerbungen und eine Argumentationsgrundlage für die Geschäftsführung schaffen.

 

Fazit

Der richtige Zeitpunkt für ein Update der eigenen Personalabteilung kommt selten von allein und wie so oft, ist der erste Schritt der schwierigste. Das Schöne ist, dass es nie zu spät ist und kein Unternehmen zu klein ist, um nicht lohnenswerte Verbesserungen und Digitalisierungsmaßnahmen zu ergreifen. Mit einer HR-Software nutzen Sie einen wesentlichen Baustein für die Produktivität in der Personalabteilung – egal, ob es um die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung oder den datenschutzkonformen Umgang mit Arbeitnehmerdaten geht. Selbst in Unternehmen, die bereits mit einer einschlägigen Software arbeiten, lohnt es sich, das Tool immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen, ob alle Funktionen ausreichend verfügbar sind oder ob zusätzliche Module (z.B. eine digitale Personalakte) den Arbeitsalltag weiter digitalisieren und erleichtern können.  

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

zur Übersicht

Support

Support

Mo - Fr: 8 - 17 Uhr

Zentrale: +49 89 2488350 00
ERP Support: +49 89 2488350 10
HR Support: +49 89 2488350 11
IT-Helpdesk: +49 89 2488350 12

Remote Support mit TeamViewer Fernzugriff
mit TeamViewer