Externes Controlling für KMU: Zahlen verstehen & zukunftsorientiert handeln

Für viele Unternehmen im Mittelstand galt früher als ausreichendes Controlling, wenn das Firmenkonto zum Monatsende einen positiven Betrag aufgewiesen hat. Heute sind KMU (kleine und mittlere Unternehmen) schon einen Schritt weiter und verlassen sich darauf, ihre Zahlen durch die eigene Buchhaltung bzw. Kostenrechnung sowie gegebenenfalls den Steuerberater im Griff zu haben. Aber ist das ausreichend?

Sicher nicht, denn die Herausforderungen an in- oder externes Controlling für KMU sind vielfältig und steigen kontinuierlich weiter: Der Gesetzgeber erwartet zum einen von den Geschäftsführer:innen, dass unternehmerische Risiken rechtzeitig erkannt werden und beispielsweise die Zahlungsfähigkeit gewährleistet ist. Zum anderen müssen Unternehmen in einem umkämpften, globalisierten (Welt-)Markt bestehen und das Management daher genau wissen, wie z.B. die Deckungsbeiträge bei Dienstleistungen oder Produkten aussehen.

Gleichzeitig gilt Controlling – also die Planung, Kontrolle und Steuerung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen – gerade im Mittelstand als kompliziert und kostenintensiv. Dabei gibt es mindestens zwei Möglichkeiten für Unternehmen, den Ansprüche von Gesetzgebung und Markt gerecht zu werden: Externes Controlling für KMU oder eine Software für Business Intelligence (BI).

 

Externes Controlling für KMU

In vielen KMU sind die Mitarbeiter:innen mit Aufgaben des Tagesgeschäfts so ausgelastet, dass die Zeit fehlt, sich um das Controlling zu kümmern. Zudem erfordert die Analyse der Unternehmenszahlen fundierte Fachkenntnisse. Externes Controlling für KMU ist dafür eine ideale Lösung. Dabei werden Profis außerhalb des eigenen Unternehmens zu Rate gezogen, die sich um die Aufbereitung und Analyse der Geschäftszahlen kümmern. Sie bringen wertvolles Wissen und branchenübergreifende Erfahrung aus Projekten bei anderen Unternehmen mit und können daher maßgebende, neutrale Berater:innen sein. Je nach Schwerpunkt kann auch der Steuerberater Aufgaben des externen Controllings für KMU übernehmen. Wie auch bei einem:r internen Controllingmitarbeiter:in verfügen externe Berater selten über Entscheidungsbefugnis, sondern geben lediglich Handlungsempfehlungen und unterstützen bei der Umsetzungen. Ziel des externen Controlling für KMU ist es, Entscheider:innen oder die Geschäftsleitung mit relevanten Informationen und Zahlen zu versorgen, die für eine objektive Entscheidungsfindung nötig sind. Vorteilhaft ist dabei, dass diese Expert:innen nicht Ihre Payroll belastet und gezielt für eine bestimmte Zeit oder für gewisse Themen wie z.B. zur Planung des neuen Geschäftsjahres oder zur Entwicklung von Kennzahlen gebucht werden können. Nichtsdestotrotz ist externes Controlling für KMU mit einem Kostenaufwand verbunden und es besteht eine gewisse Abhängigkeit vom Dienstleister.

Dennoch erfüllt das externe Controlling für KMU ein wichtiges Ziel: Unternehmerische Entscheidungen werden nicht nur auf der einfachen Datenbasis der Finanzbuchführung oder gar des Kontostandes getroffen, sondern Controlling wird ein echtes Steuerungselement für das Management, das nicht nur in die Vergangenheit schaut, sondern auch die Zukunft betrachtet. Selbst wenn die Zahlen in der Buchhaltung passen, lassen sich auf dieser eindimensionalen Basis kaum Schwachpunkte aufdecken und entscheidende Empfehlungen für das Management hinsichtlich der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens geben. Neben einer entsprechenden Beratung im Rahmen des externen Controllings für KMU ist die effektive Nutzung der Datenbasis elementar. Die Zahlen aus der ERP-Software, d.h. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Produktion (z.B. Lagerbestand, Liquiditätsplanung oder Produktivität in der Fertigung) bilden die Grundlage für Auswertung, Analyse und Steuerung. Hinzu kommen dabei im Idealfall Daten aus der HR-Software, also beispielsweise Lohn und Gehalt sowie die Personalkostenentwicklung. Auch die CRM-Software darf nicht vernachlässigt werden, wenn es z.B. um das Management der Verkaufschancen oder des Forecasts geht. Das externe Controlling bildet die KMU auf diese Weise ganzheitlich ab und berücksichtigt alle erfolgsentscheidenden Faktoren.

 

 

Business Intelligence Software statt externem Controlling im KMU

Neben dem externen Controlling für KMU durch einen Berater gibt es eine weitere Lösung, professionelles Controlling in mittelständischen Unternehmen aufzusetzen: Eine Software für Controlling bzw. BI. Diese Softwarelösungen arbeiten mit den vorhandenen Unternehmensdaten aus ERP- oder HR-Software und bereiten diese zur Auswertung, Analyse, Planung sowie Präsentation für ausgewählte Personen vor. Doch es ist Vorsicht geboten: Insbesondere professionelle BI-Tools erfordern für den produktiven Einsatz einer fachkundigen Bedienung. Laien stoßen hierbei schnell an ihre Grenzen und es ist häufig wie beim o.g. externen Controlling für KMU die Hilfe eines Dienstleisters nötig. Darüber hinaus müssen BI-Tools auf die Datenbasis der jeweils zugrunde liegenden Business Software zuzugreifen können.

Abhilfe schaffen hier sogenannte Self-Service-Tools wie xBI. Das „x“ steht dabei für ein extended, also erweitertes System für Business Intelligence: Angefangen von einem Informations- und Auswertungsportal über die Unternehmensanalyse bis hin zur Unternehmensplanung ist xBI eine weniger kostenintensive Alternative zum externen Controlling für KMU. Die Nutzerfreundlichkeit und das einfache Handling ohne Unterstützung von Dritten wie beim externen Controlling für KMU stehen hier im Vordergrund, was die Lösung für Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Finanzbuchhalter gleichermaßen einsetzbar macht. Eine Integration in die Sage 100 und die Sage HR Suite ist bereits realisiert, wobei auch externe Datenbanken angebunden werden können. xBI stellt alle Daten in strukturierter, aufbereiteter Form zur Verfügung, wodurch die Bedienung keinerlei Controllingfähigkeiten oder teurer Dienstleistung bedarf. Einmal erstellte Berichte können automatisiert jeweils pro Monat oder Quartal an ausgewählte Personen oder Stakeholder gesendet werden. Zwar funktioniert auch die Softwareeinführung eines Self-Service-Tools nicht ohne Kostenaufwand, dieser fällt jedoch deutlich geringer aus als im externen Controlling für KMU und Unternehmen werden befähigt, ihr Controlling selbst zu managen. Die Nutzung einer Self-Service-Lösung wie xBI eignet sich zum einen für das operative Controlling, das die Entscheidungsfindung im Arbeitsalltag und einen Planungshorizont von ein bis zwei Jahren umfasst. Zum anderen bietet xBI mit der Unternehmensanalytik über ein Datatwarehouse auch die Basis für ein strategisches Controlling, das eine langfristige Existenzsicherung zum Ziel hat. In diesem Fall ist externes Controlling für KMU oder ein internes Fachpersonal als Ergänzung empfehlenswert.

 

 

Zwei Möglichkeiten für ein fundiertes Controlling – Sie haben die Wahl

Ob die Wahl nun auf die Unterstützung durch eine BI-Software oder auf externes Controlling für KMU fällt – Unternehmen sind gut beraten, Controlling nicht als Belastung zu betrachten, sondern vielmehr als Chance für eine positive Unternehmensentwicklung. Die Etablierung relevanter Controlling-Kennzahlen sorgt zweifellos dafür, dass Sie Ihr Unternehmen noch optimaler steuern, etwaige Schwachstellen aufdecken und bei Ihren künftigen Unternehmensentscheidungen Kosten- und Nutzenüberlegungen im Vordergrund stehen. Hilfreich zur Seite stehen Ihnen bei all diesen Themen die Experten der DPS BS, die auf Basis ihres Wissens hinsichtlich Sage 100 und Sage HR Suite xBI optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

 

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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