Dokumente archivieren – so klappt es einfach und effizient
Dokumente zu archivieren, schreckt ab, denn es wird oft als zeitraubend und aufwendig angesehen. Allerdings sollte diese Aufgabe innerhalb eines Unternehmens auf keinen Fall vernachlässigt werden. Archivieren bedeutet, dass Unterlagen aufbewahrt und erhalten werden, damit sie zur Benutzung jederzeit zur Verfügung stehen. Dabei spielt es keine Rolle, um welches Unternehmen es sich handelt, denn Rechnungen, Protokolle oder Unterlagen abgeschlossener Projekte und Vorgänge sind in nahezu jeder Branche zu finden. Und auch wenn sie zunächst nicht mehr benötigt werden, sollten sie für einen gewissen Zeitpunkt leicht auffindbar sein, zum Beispiel aufgrund steuerlicher Aspekte, bei Haftungsfragen oder zur Vorlage bei Rechtsstreitigkeiten.
Im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabeordnung (AO) sind die Aufbewahrungsfristen von relevanten Dokumenten gesetzlich festgelegt. Meist haben sie eine Dauer von sechs beziehungsweise zehn Jahren.
Wie archiviert man Dokumente am besten?
1. Analoges Archiv
Diese Form Dokumente zu archivieren, liegt auf der Hand und hat sich jahrhundertelang bewährt. Die wichtigen Unterlagen werden ganz klassisch in Papierform aufbewahrt. Besonders beliebt sind in diesem Zusammenhang Ordner, Hefter oder Hängeregister-Mappen. In diese werden die zu archivierenden Dokumente eingeordnet und können dann in dafür vorgesehenen Regalen oder einem Lager aufbewahrt werden.
Beim Dokumente archivieren ist es wichtig, eine geeignete Ordnungsstruktur einzuführen. Möglich ist es beispielsweise, die Dokumente alphabetisch, also nach Firmenname, Kundenname oder Ort zu sortieren. Auch eine numerische Ordnung kann beim Dokumente archivieren sinnvoll sein, wie etwa nach Datum, Kundennummer oder Postleitzahl. Welche Struktur sich am besten eignet, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und kann flexibel gewählt werden.
Ist eine Ordnungsstruktur, die Dokumente zu archivieren, festgelegt, sollte diese allerdings beibehalten und von allen Mitarbeitern berücksichtigt werden. Nur so finden sich alle im Archiv zurecht und es wird keine kostbare Zeit mit der langwierigen Suche nach einem bestimmten Dokument verschwendet. Außerdem können durch ein einheitliches System Dokumente zu archivieren, Fehler vermieden werden.
2. Elektronisches Archiv
Die Digitalisierung macht auch vor Archiven nicht halt. Man benötigt dazu lediglich eine Software zum Archivieren von Dokumenten. Zunächst werden die Dokumente dann – sofern sie in Papierform vorliegen – über einen Scanner digitalisiert. Schließlich können sie mithilfe der Archivierungssoftware in das elektronische Archiv eingefügt und benannt werden.
Auch wenn man Dokumente digital archiviert, ist es wichtig, ein allgemeines Ordnungssystem einzuführen, an das sich jeder Mitarbeiter hält. Genau wie beim analogen Archiv kann es ansonsten zu zeitaufwendigen Suchen oder zu vermeidbaren Fehlern kommen. Eine genaue Struktur, die Dokumente zu archivieren, steigert die Effizienz und ermöglicht zusätzlich ein frustfreies Arbeiten.
Elektronisches Archiv – Revisionssicherheit
Bei der digitalen Dokumenten-Archivierung gelten besondere Richtlinien, die sogenannte Revisionssicherheit. Es handelt sich dabei um gesetzliche Vorschriften, die in der GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") der Finanzverwaltung festgehalten werden. Im Wesentlichen besagen diese, dass die digitalen Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg unveränderlich, vollständig, verfügbar, auffindbar, nachvollziehbar und fälschungssicher archiviert sein müssen.
Grund für diese Richtlinien ist die Gefahr bei elektronischen Dokumenten, dass sich Unterlagen nachträglich verändern – also eine neue Version hinzukommt – oder Dokumente gelöscht oder manipuliert werden. Um genau das zu verhindern, müssen digitale Dokumente revisionssicher archiviert werden.
Wichtig: Die revisionssichere Aufbewahrung bezieht sich nicht allein auf die Technik, sondern auch auf die Überprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens. Es geht also auch darum, dass die dazugehörigen organisatorischen Maßnahmen, Strukturen und Abläufe festgelegt und dokumentiert werden und nachvollziehbar sind.
Werden die Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung nicht eingehalten, kann es zu hohen Geldstrafen oder sogar einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren kommen.
Dokumente elektronisch archivieren
Vorteile:
- Kostenersparnis: Ein wichtiger Vorteil im Hinblick auf elektronische Archivierung ist die Kostenersparnis. Nicht nur Papierkosten, Druckerkosten und Kosten für Ordner, Hefter oder Ähnliches kann eingespart werden, wenn Dokumente elektronisch archiviert werden. Denn auch die Finanzierung eines passenden Ortes für ein analoges Archiv, wie etwa ein gemietetes Lager, kann für erhöhte Kosten sorgen, die beim digitalen Archiv nicht anfallen.
- Produktivitätssteigerung: Dokumente elektronisch zu archivieren, kann zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter führen. Denn nun haben alle Zugriff auf das Archiv, unabhängig davon, ob sie sich im Homeoffice, im Außendienst oder im Büro befinden. Längere Wege zum Archiv, wie etwa in andere Gebäude oder Stockwerke gehen zu müssen, fallen weg und sparen somit Zeit. Zusätzlich geht es wesentlich schneller und einfacher, ein digitales Dokument mittels Suchbegriff zu finden, als in vielen verschiedenen Ordnern danach suchen zu müssen.
- Umweltschutz: Der Papierverbrauch in einem Unternehmen ist generell sehr hoch, was zu nachweislich spürbaren Umweltbelastungen führt. Durch die Papierproduktion entstehen eine Menge klimaschädigender Gase, vor allem Kohlendioxid. Somit hilft – selbst wenn ein komplett papierloses Büro nicht möglich ist – der Umstieg vom analogen Archiv zum digitalen Archiv maßgeblich beim Umweltschutz.
Nachteile:
- Anfänglich hohe Kosten: Auch wenn es langfristig Kosten einspart, Dokumente digital zu archivieren, kann es anfänglich zunächst zu erhöhten Ausgaben kommen. Grund dafür ist vor allem, dass die Dokumente zunächst digitalisiert und dann archiviert werden müssen. Die digitale Erfassung (das Scannen und Indexieren) von bestehenden Dokumenten und Akten in Papierform stellt einen erhöhten Kostenfaktor dar.
- Begrenzte Lebensdauer von Speichermedien: Da Speichermedien nur eine bestimmte Zeit lang lesbar sind, muss das Archiv regelmäßig auf neue Datenträger migriert werden. Dieser Nachteil trifft natürlich nicht zu, wenn sich das digitale Archiv vollständig auf einer Cloud ERP befindet.
- Zugriff von Unbefugten: Der Aufwand, den Zugriff von Unbefugten auf elektronisch archivierte Dokumente zu verhindern, ist höher, als es bei einem klassischen Archiv der Fall ist. Trotzdem gibt es natürlich technische Möglichkeiten, um die digitale Dokumentenarchivierung ausreichend und zuverlässig zu schützen. Die ERP Software von Sage ist besonders sicher. Außerdem können hier individuelle Zugriffsrechte auf das Archiv auch innerhalb des Unternehmens festgelegt werden.
Welche Möglichkeiten Dokumente digital zu archivieren, gibt es?
Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Dokumente nicht länger analog, sondern Ihre Dokumente digital zu archivieren, brauchen Sie zunächst eine Software, mit welcher sich das realisieren lässt. Ideal hierfür eignet sich Sage 100. Es handelt sich dabei um ein ERP-System, mit dem Sie alle Prozesse aus Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion an einem Ort verwalten können und eignet sich vor allem für mittelständische Unternehmen, egal welcher Branche. Denn die Sage-Lösung lässt sich individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Da die Software auch über ein DMS (Dokumentenmanagement-System) verfügt, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Dokumente digital zu archivieren. Das gilt sowohl für Eigenbelege als auch für externe Dokumente und E-Mails.
Fazit
Dokumente richtig zu archivieren ist nicht nur wichtig, um Mitarbeitern langes Suchen in unstrukturiertem Chaos zu ersparen, sondern vor allem auch gesetzlich festgelegt. Dabei hat man die Möglichkeit, Dokumente analog zu archivieren oder Dokumente digital zu archivieren. Nachteile beim digitalen Archiv können die begrenzte Lebensdauer von Speichermedien und der erhöhte Aufwand, sich vor Hacker-Angriffen zu schützen sein. Außerdem müssen die Dokumente hier revisionssicher archiviert werden. Allerdings birgt das elektronische Archiv auch viele Vorteile zum analogen Archiv. Es spart Kosten und steigert die Produktivität. Außerdem ist es wesentlich umweltfreundlicher, Dokumente digital zu archivieren. Sage 100 bietet die perfekte Lösung, um Dokumente zu archivieren und passt sich dabei individuell an Ihr Unternehmen an.
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