Der perfekte erste Arbeitstag - 8 Tipps für ein gelungenes Onboarding

Sie konnten ein neues Teammitglied gewinnen, der:die Kandidat:in freut sich auf den neuen Job und der erste Arbeitstag steht bevor. Ist an diesem Tag alles optimal vorbereitet und organisiert, schaffen Sie hier bereits die Basis für eine gute und langfristige Zusammenarbeit. Eine Studie zeigt, dass Unternehmen in den ersten drei Monaten die meisten Mitarbeiter:innen verlieren. Zeigen Sie Ihren Neuzugängen also Wertschätzung und kümmern Sie sich ab Tag eins.

Wir zeigen Ihnen mit hilfreichen Tipps, wie der erste Arbeitstag gelingt.

 

Warum ist ein gutes Onboarding überhaupt wichtig?

Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm hilft  neuen Teammitgliedern, sich schnell einzufinden und an die neue Arbeitsatmosphäre zu gewöhnen. Wenn der Einarbeitungsprozess gut verläuft, fühlt sich der:die neue Mitarbeiter:in wertgeschätzt und der Eindruck, eine gute Wahl mit dem Arbeitgeber getroffen zu haben, bestärkt sich. Langfristig sorgt dies für eine höhere Motivation bei den einzelnen Kolleg:innen, aber auch im Team.

 

Arbeitsplatz vorbereiten

Erster Tag und keine Ausstattung zum Arbeiten? Das sollte natürlich nicht passieren. Im Optimalfall ist die Hardware schon aufgesetzt und der Arbeitsplatz mit den wichtigsten Utensilien ausgestattet. Außerdem sollten auf dem Schreibtisch bereits die wichtigsten Unterlagen für seine:ihre neuen Aufgaben liegen. Erstellen Sie am besten eine Mappe mit allen wichtigen Dokumenten, dann kann er:sie im Zweifelsfall nochmal nachlesen.

Ein herzlicher Empfang

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Neben dem zuständigen HR-Verantwortlichen sollten  auch der zukünftige Vorgesetzte und/oder die neuen Kollegen mit dabei sein. Ein Merchandising-Box hilft zusätzlich eine freundliche, einladende Unternehmenskultur zu schaffen, in der sich der:die neue Mitarbeiter:in wohlfühlt. Die Box kann aus einer Willkommenskarte, einem Notizbuch, Stifte, Haftnotizen, einer Trinkflasche mit Firmenlogo oder ähnlichen Gifts, die zu Ihrem Unternehmen passen, bestehen.

 

Einen Mentor zuweisen

Neue Umgebung, neue Gesichter, neue Inhalte. Hier hilft es im Vorfeld, eine Person festzulegen, die dem neuen Teammitglied zur Seite steht und so ziemlich alle Fragen beantworten kann. Ein Mentor hilft zudem bei der sozialen Integration, denn nicht jeder traut sich, neue Kollegen anzusprechen.

 

Team kennenlernen

Planen Sie am ersten Arbeitstag Zeit ein, um die Kolleg:innen vorzustellen. Bei größeren Teams ist es von Vorteil, eine zentrale Vorstellungsrunde zu planen. Möchten Sie lieber jede Person einzeln vorstellen, empfiehlt sich, dies über den Tag verteilt zu machen. Ein gemeinsames Mittagessen eignet sich beispielsweise perfekt, um das Team kennenzulernen und Zusammenhalt zu stärken. Gespräche unter den Kolleg: innen ergeben sich hier von ganz allein und verhindern, dass er:sie an seinem ersten Arbeitstag die Pause allein verbringt.

 

Onboarding-Plan

Die ersten Wochen sollten für neuen Mitarbeiter:innen bereits durchgeplant sein. Das erleichtert beiden Seiten den Ablauf. Bei einigen Unternehmen findet das Onboarding anhand von Excellisten statt. Diese sind meistens unübersichtlich und werden nicht aktuell gehalten. Mit HR-Softwarelösungen wie der Sage HR Suite können Sie einen strukturierten Onboarding-Plan erstellen und allen beteiligten Kolleg:innen Zugriff gewähren. Neue Mitarbeiter:innen können auf diese Weise den gesamten Onboarding-Prozess digital verwalten und bekommt eine Übersicht der ersten To-Do‘s, anstehenden Termine, Mitarbeiterinformationen, Lesestoff usw.

Tipp: Der Onboarding-Plan sollte bereits einige Wochen vor Beginn des ersten Arbeitstages erstellt und mit den beteiligten Personen besprochen werden.

 

Aufgaben vorstellen

Es ist wichtig, die anstehenden Aufgaben zu besprechen. Wie detailliert, hängt von der Position und Situation ab. Der:Die neue Kolleg:in soll und will sich mit Sicherheit in der neuen Rolle schnell zurechtfinden und einen Beitrag leisten. Daher empfiehlt es sich, das ein oder andere konkrete To-Do mitzugeben.

 

Einführung in die wichtigsten Tools

Damit der:die neue Mitarbeiter:in die künftigen Aufgaben auch erledigen kann, sollte er:sie gleich zu Beginn mit den verschiedenen Tools vertraut gemacht werden, die für die Arbeit nötig sind. Spezielle Outlookeinstellungen, das CRM und ERP Programm oder auch der Spülplan für die Kaffeeküche. Selbst wenn die detailliertere Einarbeitung an anderen Stellen erfolgt, hat er:sie bereits eine grundlegenden Überblick der Programme.

 

Feedback geben

Gerade in den ersten Wochen ist es wichtig, neuen Kolleg:innen regelmäßig Feedback zu geben. Erkundigen Sie sich, ob etwas unklar ist oder es offene Fragen gibt. hat. Die Gespräche sollten am besten ungezwungen stattfinden, so schaffen Sie von Beginn an eine Vertrauensbasis und erhalten ein ehrliches Feedback. Fragen Sie aktiv nach, ob alle notwendigen Unterlagen vorhanden.  ihn:sie auch, ob er:sie alle notwendigen Unterlagen hat und geben Sie ihm:ihr gegebenenfalls eine Liste, wo er die fehlenden Unterlagen findet.

 

Fazit

Nutzen Sie unsere Tipps, um einen gelungenen Start in ein neues Arbeitsverhältnis zu schaffen. Eine gute Vorbereitung und kleine Gesten können hier bereits den Unterschied ausmachen. Um das volle Leistungspotenzial Ihrer neuen Kolleg:innen zu entfalten, sollten Sie von Beginn an eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre unter Einbezug aller Teammitglieder schaffen.

 

 

DIE AUTOREN

Unser Autorenteam bestehend aus Julia (Marketing) und Johannes (Leiter Vertrieb) findet zunehmend Spaß daran, gemeinsam Blogbeiträge zu den Themen ERP, HR und IT-Infrastruktur zu schreiben und dabei das riesige Know-How der Fachabteilungen in eine verständliche Form zu bringen.

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