15. Mai 2023

Wie xRM Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen kann

Von Patricia Eichhorn

Digitalisierung und Globalisierung sorgen zunehmend für eine vernetzte Welt. Und diese Vernetzung macht auch vor Arbeitsprozessen nicht Halt. Unternehmerische Beziehungen und Datenströme werden immer komplexer. Hier ist es sinnvoll, diese digital abzubilden und unternehmerisch auswerten zu können. Mit CRM (Customer-Relationship-Management) ist dies möglich, jedoch nicht ganzheitlich. Denn wie der Name schon verrät, geht es hierbei ausschließlich um die Verwaltung von Kund:innen-Beziehungen. Im Gegensatz dazu stellt die Weiterentwicklung von CRM eine umfassende Lösung dar: xRM ist eine Software, die jegliche unternehmerischen Beziehungen verwaltet und damit eine Entlastung für Ihr gesamtes Unternehmen darstellt – vom Vertrieb bis zum Marketing. Was genau steckt hinter xRM und wie kann es Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter nachhaltig voranbringen? Das erklären wir im folgenden Beitrag.

Was ist xRM?

Bei xRM – Extended-Relationship-Management, Any-Relationship-Management oder auch Anything-Relationship-Management – handelt es sich, wie bereits erwähnt, um eine Weiterentwicklung einer CRM-Software. xRM bietet Funktionen zur Verwaltung sämtlicher unternehmerischer Beziehungen, wie zum Beispiel auch die der Lieferant:innen, Partner und Partnerinnen, Wettbewerber:innen, Behörden, Presse und anderen öffentlichen Einrichtungen. Das x in xRM steht dabei für "extended", da eben nicht nur Kund:innen (Customers) abgebildet werden. xRM sorgt also für einen strukturierten Überblick über jegliche Geschäftsbeziehungen und stellt damit eine Komplettlösung sowohl für Marketing als auch Vertrieb dar.

Wofür wird xRM verwendet?

Im xRM können Sie nicht nur wichtige Stammdaten und Informationen über Aktivitäten hinterlegen. Generell ist es möglich, sämtliche Interaktionen mit Kundinnen und Kunden, Lieferant:innen oder anderen Geschäftsbeziehungen abbilden zu lassen, unabhängig davon, ob diese über E-Mail, Telefon oder andere Kanäle stattgefunden haben. So sind alle Mitarbeitenden – vorausgesetzt, sie verfügen über eine Berechtigung – in der Lage, Kommunikationshistorien einzusehen. Dadurch können beispielsweise auch kurzfristig ausfallende Mitarbeitende problemlos vertreten werden, ohne dass eine langwierige Übergabe nötig ist.

Das Verwalten von Serviceanfragen, deren Dokumentation und die Erstellung von Wartungsplänen werden mit einem xRM-System ebenfalls unterstützt. All diese Informationen werden übersichtlich strukturiert. Somit sorgt xRM dafür, dass Sie den Überblick über vielschichtige und verzweigte Beziehungsstrukturen im Zusammenhang mit Unternehmensprozessen behalten. Die Anrufererkennung sorgt beispielsweise dafür, dass Sie Kund:innen direkt mit Namen begrüßen können und dank integrierten Marketingwerkzeugen lassen sich Direktmarketingkampagnen planen, überwachen und steuern.

Die Funktion Projektmanagement stellt außerdem sicher, dass Mitarbeitende zum jeweils richtigen Zeitpunkt genau wissen, was zu tun ist. Hierbei unterstützt auch eine integrierte To-Do-Liste, die es möglich macht, Aufgaben strukturiert abzuarbeiten oder diese an die verantwortliche Kollegin oder den verantwortlichen Kollegen zu übertragen.

Des Weiteren unterstützt xRM Sie auch bei den Bereichen für Lead und Opportunity (etwa mit einem Überblick über alle Verkaufschancen), Kundenservice und Support (denn hier können beispielsweise Belege, Berichte und andere Dokumente schnell und unkompliziert angelegt werden) sowie Controlling (dank dieser Funktion haben Sie jederzeit die Übersicht zu allen Servicevorgängen).

Übrigens: Mit einem xRM-System lassen sich auch geschäftliche Beziehungsebenen zu beispielsweise Immobilien oder Fahrzeugen erfassen. Dasselbe gilt für virtuelle Güter, wie etwa Projekte oder Dokumente.

Die Vorteile eines xRM-Systems:

Kostenersparnis: Eine zentrale Lösung für alle Abteilungen spart Geld. Schließlich brauchen Sie lediglich eine Software und müssen nicht auf verschiedene Software-Lösungen für die unterschiedlichen Bereiche zurückgreifen.
Zeitersparnis: Neben Kosten spart solch ein zentrales System natürlich auch Zeit. Die Daten müssen nur an einer Stelle gepflegt werden und Mitarbeiter:innen haben einfachen und schnellen Zugriff darauf. Das erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Und wir alle wissen: Zeit ist Geld.
Neue Möglichkeiten der Analyse: Die komplexen Beziehungsgeflechte Ihres Unternehmens werden dank xRM miteinander vernetzt. So entstehen völlig neue Möglichkeiten zur Analyse, die wiederum zur Prozessverbesserung und Problemlösung beitragen können. Auch Upselling-Potenziale lassen sich dank 360 Grad Blickwinkel auf Ihre Kund:innen schneller erkennen.
Transparenz: Dank xRM können Ihre Mitarbeitenden alle auf die gleiche Datenbasis zugreifen und Kontaktpunkte für alle anderen sichtbar dokumentieren. Somit erhöht sich die Transparenz und zusätzlich die Leistungsqualität. Denn alle innerhalb Ihres Unternehmens sind auf dem gleichen Stand. Das minimiert zusätzlich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen. Und das wiederum sorgt für eine höhere Zufriedenheit bei Kunden und Kundinnen und anderen Geschäftspartner:innen.
Zukunftsfähigkeit: Die Verwendung einer xRM-Lösung trägt auch maßgeblich dazu bei, die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern. xRM-Systeme sind sehr flexibel und fördern zusätzlich den digitalen Wandel im Unternehmen. Das wirkt attraktiv auf potenzielle Mitarbeitende und hebt Sie von Ihren Wettbewerber:innen ab.
Nachhaltige Beziehungen: xRM schränkt die Möglichkeiten, Datenfehler zu machen oder auch wichtige Informationen zu vergessen, erheblich ein. Das ist nicht nur in Bezug auf die Effizienz Ihrer Mitarbeiter:innen ein großer Vorteil. Auch die Beziehungen zu Ihren anderen Stakeholderinnen und Stakeholdern lassen sich dadurch verbessern. So ist es beispielsweise unwahrscheinlicher, dass Aufträge, Verträge oder schriftliche Absprachen verloren gehen oder übersehen werden. Ein xRM-System kann also dabei helfen, Unternehmensbeziehungen zu stärken und nachhaltig Vertrauen aufzubauen.

Wie funktioniert xRM?

Ähnlich wie beim CRM handelt sich bei einer xRM-Software ebenfalls um eine flexible, modulare, skalierbare IT-Plattform, die dazu dient, alle relevanten Informationen und Daten zu erfassen, zu überwachen, zu steuern und zu analysieren. xRM-Tools verfügen über Schnittstellen und lassen sich so problemlos in Ihre anderen Softwarelösungen des Unternehmens integrieren. Medienbrüche werden dadurch reduziert und es lassen sich unternehmensweite und systemübergreifende Workflows etablieren.

Was ist bei xRM zu beachten?

Wenn Sie eine xRM-Lösung in Ihrem Unternehmen einführen möchten, gibt es jedoch auch einiges zu beachten. Beispielsweise ist es essentiell, dass Ihre Mitarbeiter:innen dazu bereit sind, jegliche Daten in die Software einzupflegen. Nur wenn dies konsequent durchgeführt wird, kann xRM die gewünschten Verbesserungen innerhalb des Unternehmens herstellen und somit sinnvoll sein. Deshalb ist es wichtig, dass zum Beispiel auch ältere Kolleginnen und Kollegen bei diesem digitalen Wandel "an die Hand genommen werden" und Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden von Vorgesetzten ernst genommen werden. Generell ist eine offene Kommunikation und eine ausführliche Einführung in die neue Software ein wichtiger Punkt, um xRM erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren zu können.

Um eine problemlose Integration von xRM in die restliche Softwarelandschaft des Unternehmens zu gewährleisten, ist es außerdem wichtig, dass alle Systeme eine gewisse Kompatibilität aufweisen. Sie benötigen also eine passende ERP Software. Noch besser ist es, wenn hier bereits eine integrierte xRM-Lösung vorhanden ist. Das ist zum Beispiel bei Sage 100 der Fall. Mit Sage xRM lassen sich das komplette Kontaktmanagement, Marketing, Projektmanagement, Lead und Opportunity im Vertrieb oder auch Controlling strukturieren und zentral verwalten. Mit Service und Support gewährleisten Sie außerdem einen erstklassigen Service und erhöhen somit die Kund:innen-Zufriedenheit.

Sie möchten mehr über xRM wissen oder suchen die passende ganzheitliche Software-Lösung für Ihr Unternehmen? Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung und beraten Sie bei einem unverbindlichen Erstgespräch. Kontaktieren Sie uns!