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Cloud verstehen - 5 Fragen und Antworten.
Wir treten einen Schritt zurück und beleuchten das Thema Cloud für Business Software noch einmal von Grund auf. Cloud-Computing ist ein vieldiskutiertes Thema, zu dem in den letzten Jahren unzählige Artikel verfasst wurden. Nicht zuletzt, weil laut dem Cloud Monitor 2020 von Bitkom Research 76% der deutschen Unternehmen bereits Cloud-Computing nutzen. Ein Stillstand ist noch lange nicht erreicht. In einer Umfrage von Forrester unter 173 IT-Entscheidern geht die Verlagerung in die Cloud als einer der wichtigsten IT-Trends für 2021 hervor. Nichtsdestotrotz macht es die Informationsflut zunehmend schwieriger, die relevanten Fakten herauszufiltern. Wir beantworten in diesem Beitrag einfach und verständlich die wichtigsten Fragen rund um die Cloudnutzung für kleine und mittelständische Unternehmen.
1. Cloud ist nicht gleich Cloud – welche Arten gibt es?
Bevor es um die großen Fragen nach Sicherheit, Kosten und Nutzen geht, ist es für ein grundlegendes Verständnis der Cloud wichtig, sich mit den unterschiedlichen Cloudarten vertraut zu machen. Der wesentliche Unterschied zwischen Cloudlösungen besteht darin, dass die Public Cloud ein öffentlicher Dienst ist und Serverplätze mit anderen Kunden geteilt werden, während die Private Cloud abgeschottet ist und exklusiv genutzt wird.
Die Public Cloud ist ein öffentlich über das Internet zugängliches Angebot, bei dem sich mehrere Kunden die Server teilen (z.B. Google Docs). Um die Kosten zu senken, werden in der Regel viele Kunden auf wenige Ressourcen verteilt und eine Mischkalkulation erstellt. Dadurch ist die Public Cloud in der Nutzung günstiger als die Private Cloud, aber mit einem wesentlichen Nachteil: Der Kunde muss sich nach dem Anbieter richten. Das macht sich dann bemerkbar, wenn beispielsweise die Plattform auf eine neue Version des Betriebssystems migriert wird. Das klingt erstmal nicht weiter schlimm, aber unterstützt eine angeschlossene Software das neue Betriebssystem nicht, kommt es zu einem Systemausfall. Zudem sind technische Regularien wie Höchstgrenzen beim E-Mailversand via Microsoft Exchange nicht verhandelbar. Zusammenfassend bietet die Public Cloud standardisierte Lösungen zu einem günstigen Preis, die jedoch wenig Raum für individuelle Anforderungen lassen. Daher ist es elementar, die eigenen Anforderungen detailliert zu kennen, bevor ein Umstieg in die Public Cloud durchgeführt wird.
Im Gegensatz dazu werden in der Private Cloud für jeden Kunden exklusive Serverplätze und Ressourcen zur Verfügung gestellt. Der Zugang wird stärker reguliert und ist nur für autorisierte Nutzer möglich. Dadurch ist die Einhaltung der DSGVO und anderer IT-Sicherheitsrichtlinien sichergestellt. Inzwischen gibt es auch Anbieter von Hybridmodellen, bei denen nur bestimmte Prozesse über öffentlich zugängliche Server laufen. In diesem Modell kann kundenindividuell reagiert werden, falls bestimmte Prozesse besondere oder einfach mehr Ressourcen benötigen. Da keine Mischkalkulationen eingesetzt werden, lassen sich die Daten der Kunden besser voneinander trennen. Bei Hybridmodellen lässt sich die Nutzung von angeschlossenen Geräten vor Ort wie Drucker, Zeiterfassungssysteme, Roboter oder Verarbeitungsmaschinen einfach realisieren.
Da bei der Nutzung einer Business Software (z.B. Sage 100, Sage HR Suite) in der Cloud aus Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien in der Regel nur Private-Cloud- oder Hybrid-Modelle zum Einsatz kommen, fokussieren sich die folgenden Ausführungen auf die Private/Hybrid Cloud.
Unabhängig von der Art der Cloud bezeichnet man die reine Bereitstellung einer Software über die Cloud zur Nutzung als Software-as-a-Service (SaaS). Darüber hinaus gibt es Angebote wie Platform-as-a-Service (PaaS) oder Infrastructure-as-a-Service (IaaS), bei denen weitere Services wie z.B. die Bereitstellung einer Entwicklungsumgebung für Software-Architekten oder reine Hardware Ressourcen bereitgestellt werden.
2. Wie sicher sind die Daten in der Cloud?
Die Frage nach der Sicherheit der Daten in der Cloud beschäftigt viele Unternehmen und sorgt für Unsicherheit. Auch weil es keine pauschale Antwort gibt. Die Datensicherheit hängt stark von der gewählten Cloudform, dem Anbieter und den Standorten der Server ab. Die Art der Cloud bestimmt, inwieweit die eigenen Daten gemeinsam mit den Daten anderer Unternehmen auf vernetzen Servern liegen. Das beeinflusst nicht nur die Verfügbarkeit, die Geschwindigkeit, sondern auch die Sicherheit und den Zugriff. Die exklusivere Servernutzung im Rahmen der Private/Hybrid Cloud ist sicherer, aber dadurch auch mit höheren Kosten verbunden.
Bei der Wahl des Anbieters bieten spezielle Auszeichnungen und -zertifikate (z.B. ISO27001) der eingesetzten Rechenzentren eine Orientierung, da diese die Einhaltung von Hochsicherheitsmaßnahmen bei der Speicherung der Daten versichern. Ebenso wichtig ist die Information, wo der Anbieter seine Rechenzentren unterhält.
Der Standort der Server bzw. des Rechenzentrums beeinflusst die Sicherheit der Daten in Hinblick auf die vorherrschenden gesetzlichen Sicherheitsbestimmungen und Normen. Deutschland gilt als Standort für ein Rechenzentrum als sehr sicher, da es strenge gesetzliche Auflagen (wie die DSGVO) und ISO-Normen gibt, die eine Absicherung darstellen. Das bestätigt sich dadurch, dass zwei Drittel der befragten Unternehmen im Cloud Monitor auf Rechenzentren in Deutschland bestehen. Bei Übermittlung der Daten in sogenannten Drittländern (außerhalb der EU) gelten andere Richtlinien und Sicherheitsvorschriften, mit denen man sich vor einem Umstieg in die Cloud beschäftigen sollte. Die Datenschutzregularien unterliegen ständigen Veränderungen. Neueste Entwicklungen deuten sogar darauf hin, dass nicht nur die reine Speicherung und der Betrieb von Rechenzentren in Deutschland entscheidend ist, sondern auch der Hauptsitz des betreibenden Unternehmens. Das schränkt die Auswahl des Anbieters weiter ein.
Grundsätzlich sind alle Unternehmensdaten sensibel und schützenswert, jedoch hängt die gewünschte Sicherheitsstufe auch von dem individuellen Geschäft ab.
3. Wann lohnt sich der Umzug in die Cloud?
Um es kurz zu machen: Der Umzug in die Cloud lohnt sich für alle Unternehmen, die sich von IT-Pflege- bzw. Wartungsaufgaben befreien und gleichzeitig eine höhere Systemverfügbarkeit erreichen möchten. Leistungsstarke Softwarelösungen (wie z.B. eine ERP- oder HR-Software) stellen für einen reibungslosen Betrieb hohe Systemanforderungen. Um diesen ständig nachzukommen, brauchen Unternehmen teure Hardware und entsprechendes Personal für die Pflege und Wartung. Hinzu kommt, dass sich durch die Schnelllebigkeit der gesamten IT-Branche die eingesetzten Technologien sehr rasch entwickeln, überholen und z.B. Server nach drei bis fünf Jahren ausgetauscht werden müssen. So entstehen nicht nur Investitionskosten, sondern es wird darüber hinaus auch notwendig, geschultes IT-Personal einzusetzen, das fachlich immer auf dem neuesten Stand ist. Da liegt es nahe, die Software auszulagern und zwei Probleme auf einmal zu lösen. Noch dazu wird es immer schwieriger, geeignetes Fachpersonal zu finden und zu halten.
Wann macht ein Umzug in die Cloud weniger Sinn? Gründe, die gegen einen Umzug in die Cloud sprechen, sind entweder ein sehr schmales Budget oder keine Notwendigkeit für eine hohe Systemverfügbarkeit. Hier gibt es oft Mischlösungen in einer flexiblen Private Cloud, um einen Teil weiter vor Ort zu betreiben und nur wichtige Dienste auszulagern.
4. Mit welchen Kosten müssen Unternehmen rechnen?
Bei Nutzung der Software aus der Cloud fallen monatliche Festkosten an. Es wird ein Mietpreis festgelegt, der sich nach der Anzahl Softwareuser richtet und der die laufenden Kosten für Hardware, Pflege und Personal beinhaltet.
Der Anbieter stellt alle personellen und technischen Ressourcen für den effizienten Betrieb der Software bereit. Damit entfallen für Kunden sämtliche Investitionskosten in Server-Hardware, und die Personalkosten für IT-Fachkräfte sinken. Da die Ressourcen bei Private Cloud-Lösungen exklusiv für Kunden zur Verfügung gestellt werden und mehr Kontrolle und Sicherheit geboten werden, sind die Kosten hier entsprechend höher als bei Public Cloud-Lösungen.
Aufgrund der weit verbreitenden Mietmodelle lassen sich die Kosten für einen Softwarebetrieb in der Cloud sehr gut kalkulieren, und unschöne Überraschungen bleiben aus. Der aufwendige Austausch der eingesetzten Hardware, der alle drei bis fünf Jahre notwendig ist, wird zukünftig nahezu unbemerkt im Hintergrund erledigt.
5. Ist jede Business Software für die Cloudnutzung geeignet?
Die meisten großen Softwarehersteller haben inzwischen die nötigen technologischen Entwicklungen hinter sich gebracht und ihre Software cloudfähig gemacht. Ein Programm für die Cloud verfügbar zu machen, ist jedoch immer mit einem großen Aufwand verbunden. Daher gibt es nach wie vor Branchenprogramme oder spezielle Applikationen, die lokal installiert werden müssen. Hier lohnt sich im Zweifelsfall eine Nachfrage beim Hard- oder Softwarebetreuer.
Der eingangs erwähnte Cloud Monitor 2020 von Bitkom Research zeigt, dass Cloud-Computing von einem Trend zu einer unaufhaltsamen Entwicklung geworden ist, die einen Beitrag für die Digitalisierung in Unternehmen jeder Größe leistet. Im Zuge des rasanten technologischen Fortschritts sind mit jedem Jahr neue Services und Angebote zu erwarten, die neue Möglichkeiten eröffnen, um Prozesse im Unternehmen noch schneller, sicherer und verfügbarer zu machen.
Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich vor anstehenden Neuanschaffungen oder Investitionen zu den Optionen einer Cloudlösung beraten zu lassen.