Arbeitszeiterfassung: Gute Gründe, die Pflicht als Chance zu verstehen

Über drei Jahre ist es her, dass der Europäische Gerichtshof (EuGH) seine Mitgliedstaaten aufforderte, Unternehmen zu einer systematischen Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Im vergangenen September hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) dieser Forderung noch einmal Nachdruck verschafft und der Gesetzgeber ist aufgefordert, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu definieren.

Ende Dezember 2022 gab es eine weitere Rechtsprechung: Arbeitgeber:innen haben demnach gegenüber ihren Beschäftigten eine Hinweispflicht für Urlaubsanspruch, Urlaubsübertragung und Urlaubsverfall. Das BAG entschied, dass Urlaubsansprüche grundsätzlich nicht mehr verjähren können, es sei denn Arbeitgeber:innen weisen ihre Belegschaft zuvor darauf hin, dass ihnen Urlaubstage zustehen, die verfallen könnten. Bleibt dieser Hinweis aus, können Beschäftigte auch Ansprüche aus früheren Jahren geltend machen. Auch hier folgte das BAG einem Urteil des EuGH.

Eines ist sicher: Es tut sich einiges rund um die Zeitwirtschaft im Unternehmen. Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung wird kommen. Die Dokumentation von Zeiten, Abwesenheiten oder Urlaubsansprüchen lässt sich zudem elektronisch übersichtlicher und einfacher gestalten.

Machen Sie also die Pflicht zur Chance! Wir zeigen, warum jetzt ein guter Zeitpunkt ist, Ihre Unternehmensprozesse unter die Lupe zu nehmen und diese vor allem mit einer Software zur Zeiterfassung digital zu optimieren.

Warum eine Zeiterfassung Software?

Viele Unternehmen arbeiten bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit einer Zeiterfassungssoftware, die es ermöglicht, dass die Arbeitszeiten verlässlich und digital erfasst werden können.

Eine Zeiterfassungssoftware kann auf direkte und verlässliche Weise die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im System verzeichnen: Arbeitszeiten sowie etwaige Abwesenheiten werden übersichtlich dargestellt und aufgenommen. Aufgrund von Zugangsberechtigungen und Sicherheitskonzepten können Manipulationen und Fehler in der Zeiterfassung so gut wie ausgeschlossen werden. Die Daten können für alle Berechtigten zugänglich gemacht werden, während sie stets selbständig überprüfbar bleiben. Eine moderne Zeiterfassung mittels Software macht es möglich, Aufgaben effizient zu planen.

Für welche Unternehmen ist eine Zeiterfassung mittels Software sinnvoll?

Grundsätzlich ist eine Software zur Zeiterfassung schon für alle Unternehmen sinnvoll, die einfach ihre Arbeitszeiten gesetzeskonform erfassen wollen. Für Unternehmen, die mit Personalmanagement, ERP-Systemen, Workflow-Management oder Produktionssteuerung arbeiten, ist eine solche Softwarelösung in jedem Fall ratsam. Arbeitszeiten werden als Basis verschiedener Aufgaben im Unternehmen als Planungs-, Steuerungs- und Abrechnungsgrundlage benötigt und fließen in die entsprechenden Anwendungen mit ein:

Personalmanagementlösungen:

In den meisten Unternehmen wird im Personalbereich schon mit einer Personalsoftware gearbeitet. Diese lässt sich ideal mit einer Zeiterfassung Software verbinden. So fließen sowohl Planungs- und Abrechnungsprozesse sowie Zeitdaten für deren genaue Bearbeitung mit ein. Auch, oder gerade bei Projektmanagementthemen ist das hilfreich. Projektzeiten können so abgerechnet und neu geplant werden und der Personaleinsatz kann optimiert und angepasst werden.

ERP-Systeme:

Im Bereich des Rechnungswesens sind solche Zeitdaten wichtig für die vorausgehende Kalkulation und Nachkalkulation. Besonders gegenüber Kunden und Auftraggebern ist hier eine genaue Abrechnung nach Zeiterfassung wichtig.

Workforce Managementsysteme:

Hier unterstützt die Software ein Unternehmen dabei, Mitarbeiter richtig einzuplanen und den Einsatz auszusteuern. Welche Mitarbeiter werden in welchem Bereich und zu welcher Zeit, mit welcher Kapazität benötigt? Durch eine Zeiterfassung mithilfe einer Software kann verfügbare, benötigte sowie eingesetzte Zeit optimal erfasst und geplant werden.

Produktionssteuerung:

Auch hier wird der Personaleinsatz geplant. Neben Betriebsdaten, Prozessdaten, Maschinendaten und Leistungsdaten sind hier auch die Zeitdaten essentiell, um die Produktionsabläufe zu optimieren.

Wie erleichtert eine Software die Arbeitszeiterfassung?

Eine Software zur Zeiterfassung dient dazu, Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten der Mitarbeitenden zuverlässig und digital zu dokumentieren sowie An- und Abwesenheiten zu planen. Das verringert die Verwaltungsarbeit, die bei der manuellen Erfassung entsteht. Diese Art der digitalen Zeiterfassung bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. So kann sie an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst und mit weiteren Unternehmenslösungen eingesetzt werden.

Neben der selbständigen Arbeitszeiterfassung können Sie über zusätzliche Portalerweiterungen Ihre Mitarbeitenden auch in die Erfassung von planbaren Fehlzeiten mit einbeziehen, wie z.B die Dienstreisenplanung, geplante Kranktage oder auch die Urlaubsplanung. Somit verfügen Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal auch über eine aktuelle Übersicht zu ihrem Urlaubsstand und Resturlaubsansprüchen, was Ihnen in der Personalabteilung gerade im  Hinblick auf die aktuelle Rechtsprechung bezüglich Ihrer Hinweispflicht auf den Urlaubsverfall einiges an Rückfragen und Aufwand für Auswertungen und Berichte erspart.

Nicht zuletzt bildet eine Zeiterfassungssoftware auch die zunehmenden digitalen Anforderungen von Behörden oder SV-Trägern zuverlässig ab, wie bspw. die digitale Krankmeldung (eAU) seit diesem Jahr. Bei der Anschaffung können Unternehmen flexibel zwischen Miet- und Kaufmodellen einer solchen Software wählen. Auch ist es möglich, sowohl webbasierte als auch mobile Programme zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

Wo liegen die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mittels Software?

Vorteile:

• flexibel: Die Arbeitszeit lässt sich im Büro, im Homeoffice und von unterwegs erfassen. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle sind kein Problem.
• modern: Die Softwarelösung bietet eine zeitgemäße Methode der Zeiterfassung, mit der die Daten umso einfacher zu verarbeiten sind.
• digital: Software zur Zeiterfassung digitalisiert wichtige Abläufe im Unternehmen
• automatisch: Von der Zeiterfassungssoftware ist der Datenaustausch mit anderen Systemen automatisiert möglich.
• umfassend: Die digitale, umfassende Auswertung der Daten wird vereinfacht.

Nachteile:

• Vertrauen: In manchen Fällen reagieren Mitarbeitende eventuell eher negativ auf ein solches Zeiterfassungsmodell. Arbeitgeber:innen sollten darauf achten, die Zeiterfassung lediglich für die oben genannten Unternehmensgründe zu nutzen und kein Gefühl der Kontrolle und Überwachung zu vermitteln. Das könnte sonst zu einer Verschlechterung des Betriebsklimas führen.
• Zeitorientierung: Die Zeiterfassung sollte nicht stärker gewichtet sein als die Zielorientierung. Am Ende sind die Produktivität und das Ergebnis für die Firma immer noch wichtiger als die abgearbeiteten Stunden.
• Investition: Die Einführung einer Software zur Zeiterfassung ist natürlich mit Kosten verbunden, die das Unternehmen tragen muss.
• Datenschutz: Arbeitgeber:innen müssen stets darauf bedacht sein, datenschutzkonform vorzugehen, wenn eine Zeiterfassung Software im Unternehmen zum Einsatz kommt.

Worauf müssen Unternehmen bei der Zeiterfassung mittels Software achten?

Ein wichtiger Punkt, der hier nicht vernachlässigt werden darf, ist der Datenschutz der Mitarbeiter:innen. Bei der Zeiterfassung mittels Software werden personenbezogene Daten aufgenommen. Sie unterliegen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der Europäischen Union und dürfen demnach auch nicht missbraucht werden. Arbeitgeber:innen ist es untersagt, durch die Software Bewegungsprofile der Angestellten zu erstellen oder ihre Leistung und ihr Verhalten anderweitig zu überwachen. Es darf lediglich die erbrachte Arbeitszeit erfasst werden.

• Ganz besonders biometrische Daten müssen hier geschützt werden. Iris- oder Fingerscans werden beispielsweise in Laboren, die erhöhten Sicherheitsstandards unterliegen, angewendet und gelten als sehr sensible Daten.

Welches Lösung zur Arbeitszeiterfassung ist die richtige?

Welche Software für welches Unternehmen geeignet ist, hängt vom jeweiligen Unternehmenstyp und den Schwerpunkten ab. DPS|BS bietet zwei Lösungen an, die jeweils einen unterschiedlichen Fokus haben.

⇨ Sage HR Suite: Eine umfassende Softwarelösung zum Personalmanagement. Sie enthält ein System zur Zeitwirtschaft inklusive Zeiterfassung und deckt vor allem die HR-Sicht eines Unternehmens ab.

⇨ GFOS: Eignet sich vor allem für größere und auch für produktionsintensive Unternehmen. Damit können Personalkapazitäten ausgesteuert werden. Mit dieser Softwarelösung wird besonders die Unternehmenssicht selbst abgedeckt.

Fazit:

Die Zeiterfassung mittels Software findet bereits in vielen Unternehmen Anwendung und unterstützt Arbeitgeber:innen und Mitarbeitende in den täglichen Arbeitsprozessen. Die Software ermöglicht die digitale Zeiterfassung, wodurch sowohl Abrechnungsvorgänge als auch Einsatzplanung und Kapazitätenaussteuerung vereinfacht werden. Durch das BAG-Urteil wird es in Zukunft für alle Unternehmen verpflichtend sein, eine Form der Zeiterfassung einzuführen. Je nach individuellen Anforderungen im Unternehmen bietet DPS|BS passende Lösungen an.