3 Tipps für das papierlose Büro
Es gibt zahlreiche Gründe für einen Umstieg auf das papierlose Büro. Allen voran ein umweltbewussteres Arbeiten, der Befreiungsschlag von Papierbergen und eine damit einhergehende Effizienzsteigerung. Die Bezeichnung „papierloses Büro“ umfasst die komplette Digitalisierung und Archivierung aller papiergebundenen Unternehmensdokumente – von speicherungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung bis hin zu Mitarbeiterakten. Beim Gedanken an die zahlreichen Leitzordner, die sich in den meisten Unternehmen türmen, klingt das erstmal nach extrem viel Arbeit. Aus diesem Grund wird gerade diese Digitalisierungsmaßnahme gerne vor sich hergeschoben. Dabei gilt hier keineswegs das Prinzip „Alles oder nichts“, der Umstieg auf das papierlose Büro lässt sich Schritt für Schritt durchführen. Schon erste digitalisierte Arbeitsabläufe führen zu Erleichterungen im Geschäftsalltag.
Wir zeigen Ihnen mit drei praxisorientierten Tipps eine mögliche Vorgehensweise für die Einführung des papierlosen Büros, auf der Sie Ihren Umstieg aufbauen können.
1. Ein Plan muss her.
Die richtige Planung ist das A und O bei der Digitalisierung sämtlicher Papierunterlagen im Unternehmen. Im ersten Schritt sind eine Priorisierung und ein Überblick über alle Abteilungen sinnvoll, bei denen eine große Menge an Papierdokumenten anfallen. Die Priorisierung erleichtert die tatsächliche Umsetzung und sorgt dafür, dass Sie sich und Ihren MitarbeiterInnen nicht zu viel auf einmal zumuten und am Ende mehrere Baustellen gleichzeitig haben.
Nachdem Sie eine Abteilung für Ihr erstes Projekt ausgewählt haben – die Auswahl kann u.a. nach Machbarkeit, personellen Ressourcen oder Notwendigkeit der Digitalisierung geschehen – ist es zielführend, einen Projektverantwortlichen festzulegen. Das erleichtert die Abstimmungsprozesse auf allen Ebenen und regelt die Verantwortlichkeiten. Gleichzeitig ist es Aufgaben der Führungs- und Projektverantwortlichen, ein Bewusstsein für den Umstieg und die daraus resultierenden Vorteile zu schaffen. Das papierlose Büro kann nur gelingen, wenn alle MitarbeiterInnen mit an Bord sind.
Im nächsten Schritt müssen die Prozesse in der ausgewählten Abteilung (z.B. Finanzbuchhaltung) untersucht und alle Arbeitsläufe in einzelne Schritte zerlegt werden. Für die Praxis bedeutet das, dass Sie jeden Ablauf von Anfang bis Ende nachverfolgen müssen¹:
- Wie wird der Prozess gestartet (z.B. durch den Erhalt von Papierrechnungen)?
- Wie werden diese Dokumente erfasst?
- Wie werden die Dokumente weitergeleitet?
- Wo werden die Dokumente gespeichert?
- u.v.m
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen liefert die Ausgangslage für die Suche nach geeigneten IT-Systeme für die Digitalisierung der Abläufe. Gleichzeitig lässt sich feststellen, wie reibungslos die Prozesse ablaufen und wo es Optimierungspotential gibt. Auf dieser Basis können Sie einen Projektplan mit allen notwendigen Etappen erstellen und Ihr erstes Projekt Schritt für Schritt umsetzen.
2. Die richtige Lösung bringt's.
Die eine richtige Lösung für Digitalisierung und Archivierung von Unternehmensdokumenten gibt es nicht. Wie so häufig in der IT- und Softwarebranche gibt es auch hier viele Anbieter mit unterschiedlichen Schwerpunkten und oft kommen Kombinationen aus mehreren Lösungen zum Einsatz. Dienste wie Dropbox oder Microsoft Drive ermöglichen die unkomplizierte Speicherung digitaler Dokumente, während sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) Belege digital erfassen, strukturiert ablegen und damit leichter auffindbar machen, bereitstellen und auch in Prozesse einbinden lassen. Eine gut organisierte Ablagestruktur beschleunigt insbesondere bei großen Datenmengen Suchvorgänge im Vergleich zur Papierablage oder Dateiverzeichnissen enorm.
Möchten Sie jedoch die Papierdokumente in Ihrer Personalabteilung digitalisieren, gibt es auch Möglichkeiten im Rahmen der eingesetzten HR-Software (z.B. Sage HR Suite) Dokumente in Form einer digitalen Mitarbeiterakte zu verwalten.
Wie finden Sie die richtige Lösung? Mit der Untersuchung der Prozesse in Ihrer ausgewählten Abteilung haben Sie den ersten wichtigen Schritt gemacht und wissen, welche Bedürfnisse ein DMS abdecken muss. Am Beispiel der Finanzbuchhaltung ist eine Integration des Warenwirtschaftssystems in ein Dokumentenmanagement-System für die einfache Auffindbarkeit von Rechnungen essentiell. Zudem empfiehlt sich bei komplexen und umfangreichen Dokumenten eine Lösung mit einer intelligenten Archivierungs- und Ablagefunktion, mit der z.B. automatisiert Schlagwörter für Dokumente vergeben werden können, die später die Suche erleichtern. Beim Vergleich unterschiedlicher Anbieter ist außerdem die Datenspeicherung und damit der Datenschutz zu betrachten. Viele DMS-Lösungen stehen als On-Premises- oder Cloud-Variante zur Verfügung, während Dienste wie Dropbox oder Microsoft OneDrive überwiegend aus der Cloud genutzt werden.
Sobald Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Kriterien gesammelt haben, können Sie gezielt Anbieter suchen und vergleichen.
3. Loslegen.
Unser dritter Tipp ist scheinbar der einfachste: Machen Sie den ersten Schritt. Wie so oft im (Geschäfts-)leben ist der erste Schritt der härteste. Das gilt auch für den Weg zum papierlosen Büro. Langfristig betrachtet hat die Ablage von Papierdokumenten in Ordnern und auf Unternehmenslaufwerken keine Zukunft, nicht nur aus ökologischen Gründen, sondern auch in Hinblick auf Effizienz und Verfügbarkeit.
Der Schritt hin zum papierlosen Büro lohnt sich also definitiv - und das keineswegs nur für Großunternehmen. Elementar für einen erfolgreichen Umstieg ist neben einer strukturierten Step-by-Step Vorgehensweise, dass Führungskräfte ihre MitarbeiterInnen von Anfang an mitnehmen und aktiv in den Prozess einbinden – nur so gelingt es, der Zettelwirtschaft im Unternehmen langfristig ein Ende zu setzen.
¹Vgl. https://start.docuware.com/de/papierloses-buero
Hinweis: Dieser Artikel enthält z.T. Informationen, die zuerst auf https://start.docuware.com/de/ veröffentlicht wurden und die wir im Rahmen unsere Partnerschaft verwenden dürfen